Các nhà đầu tư sẽ khó mà nắm được hết các quy định cần tuân thủ trong suốt quá trình hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.Chính vì thế nhiều trường hợp đã phải chi trả một khoản tiền phạt khá lớn vì không tuân thủ các quy định trong quá trình hoạt động.
Ngày càng có nhiều nhà đầu tư nước ngoài tiếp cận thị trường Việt Nam bằng hình thức Văn phòng đại diện bởi đây được coi là cách thức tìm hiểu, thăm dò thị trường hiệu quả trước khi quyết định dồn nhiều công sức, nguồn lực cho hoạt động đầu tư mạnh mẽ vào Việt Nam.
Do đó, Apolat Legal sẽ hệ thống một số điểm cơ bản mà Văn phòng đại diện cần tuân thủ sau khi thành lập để các văn phòng đại diện có thể tránh được các rủi ro có thể phát sinh. Cụ thể như sau:
1. Thủ tục tuân thủ ban đầu sau khi được cấp giấy phép hoạt động văn phòng
- Tiến hành hoạt động văn phòng theo các nội dung đã đăng ký tại trụ sở và thông báo cho cơ quan cấp phép
- Treo bảng hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện
- Đăng ký khắc con dấu của văn phòng đại diện
- Đăng ký mã số thuế của Văn phòng đại diện
- Thu thập hồ sơ nhân viên và soạn thảo hợp đồng lao động theo qui định
- Mở tài khoản ngân hàng
- Thu thập và đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên
- Khai trình tình hình tuyển dụng và sử dụng lao động
- Quản lý hệ thống hồ sơ trong kinh doanh, đặc biệt là các hồ sơ, báo cáo theo qui định và yêu cầu từ các cơ quan nhà nước.
2. Mở tài khoản ngân hàng của Văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng để có thể nhận tiền từ công ty mẹ ở nước ngoài và chi trả tiền lương cho người lao động, các chi phí hoạt động khác của văn phòng đại diện.
Việc văn phòng đại diện không mở tài khoản ngân hàng mà chuyển tiền trực tiếp từ công ty mẹ ở nước ngoài vào tài khoản cá nhân của người lao động để chi trả lương vàcác chi phí hoạt động của văn phòng đại diện là không phù hợp hợp theo quy định về quản lý ngoại hối hiện hành tại Việt Nam.
3. Khai trình tình hình tuyển dụng và sử dụng lao động
Khi sử dụng người lao động Việt Nam, văn phòng đại diện có trách nhiệm báo cáo tổ chức có thẩm quyền tuyển, quản lý người lao động Việt Nam về tình hình tuyển dụng, sử dụng lao động Việt Nam 06 tháng, hằng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu.
Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động có sự thay đổi nhân sự làm việc tại văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện có trách nhiệm báo cáo tình hình tăng, giảm lao động đến các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam/
4. Bảo hiểm xã hội – bảo hiểm y tế – bảo hiểm thất nghiệp
Văn phòng đại diện có trách nhiệm đăng ký cho người lao động tham gia bảo hiểm xã hội – bảo hiểm y tế – bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
5. Thuế
Thuế môn bài: Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hoàng hòa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.
Thuế thu nhập cá nhân: Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện hàng tháng, hàng quý và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm theo quy định pháp luật Việt Nam.
Thuế nhà thầu nước ngoài (nếu có).
6. Báo cáo thu chi và sổ tiền mặt
Nhiều văn phòng đã lầm tưởng rằng vì văn phòng đại diện không có chức năng tạo ra doanh thu nên không cần lập sổ sách kế toán. Thực tế thì văn phòng đại diện đang thực hiện các chức năng kinh doanh không đầy đủ theo uỷ quyền của công ty mẹ và vẫn phải lập sổ báo cáo thu chi để ghi nhận và theo dõi các khoản nhận được từ công ty mẹ, các khoản thực chi cho từng hoạt động thực tế của văn phòng.
Do đó, để tranh các rủi ro nghiêm trọng khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc khi thực hiện đóng cửa, giải thể văn phòng thì văn phòng đại diện cần phải thực hiện các việc sau:
- Lập báo cáo thu chi, sổ tiền mặt để ghi nhận các khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện kèm theo các hoá đơn chứng từ hợp lệ;
- Kiểm toán lại việc khai – nộp thuế và các biên lai nộp thuế;
- Đối chiếu lại số dư – tình trạng thuế vụ với cơ quan thuế.
7. Thực hiện xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho lao động nước ngoài
Lao động là người nước ngoài phải tiến hành thủ tục xin cấp giấy phép lao động hợp lệ làm căn cứ giải trình với cơ quan quản lý về xuất nhập cảnh. Khi làm việc mà không có giấp phép lao động, có thể dẫn đến việc bị phạt và trục xuất khỏi Việt Nam.
Khi được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài sẽ được cấp thẻ tạm trú tương đương visa nhiều lần có thời hạn lên đến 02 năm.
8. Báo cáo hoạt động hằng năm
Trước 30/1 của năm tiếp theo, mỗi văn phòng phải nộp báo cáo về tình hình hoạt động của năm trước đó. Văn phòng cũng phải nộp các báo cáo, tài liệu và giải trình khác liên quan đến tình hình hoạt động theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng.
Việc nộp báo cáo trễ hạn có thể bị phạt lên đến 40 triệu đồng và ảnh hưởng đến việc xem xét gia hạn giấy phép văn phòng và các thủ tục khác về sau.
9. Thay đổi thông tin đăng ký Văn phòng đại diện
Nếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng Đại diện thì phải làm thủ tục thay đổi tại Cơ quan cấp phép có thẩm quyền.
