Tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động – 10 lỗi sai thường gặp khi soạn thảo hợp đồng lao động

1. Sử dụng quy định hết hiệu lực

Theo quy định tại Điều 154 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015, Văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực toàn bộ hoặc một phần trong các trường hợp sau đây:

– Hết thời hạn có hiệu lực đã được quy định trong văn bản.

– Được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật mới của chính cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản đó.

– Bị bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực thì văn bản quy phạm pháp luật quy định chi tiết thi hành văn bản đó cũng đồng thời hết hiệu lực.

Đồng thời, theo căn cứ tại Khoản 1 Điều 156 cũng đã quy định rõ: “Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng từ thời điểm bắt đầu có hiệu lực. Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng đối với hành vi xảy ra tại thời điểm mà văn bản đó đang có hiệu lực. Trong trường hợp quy định của văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực trở về trước thì áp dụng theo quy định đó.”

Như vậy, có thể thấy, nếu trong quá trình soạn thảo hợp đồng lao động mà các bên sử dụng quy định pháp luật đã hết hiệu lực, theo quy định, những nội dung đó sẽ bị coi là hết hiệu lực và vô hiệu.

Từ đó, theo tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động của Apolat Legal, người sử dụng lao động và người lao động khi soạn thảo hợp đồng lao động nên chú ý cập nhật các quy định pháp luật mới nhất và đang hiện hành, nhằm đảm bảo hiệu lực của hợp đồng lao động theo quy định pháp luật.

2. Xác định sai loại hợp đồng và thời hạn hợp đồng lao động

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hiện nay hợp đồng lao động có 2 loại bao gồm:

– Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;

– Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

Tuy nhiên, trước đây, theo quy định của Bộ luật Lao động 2012, hợp đồng lao động sẽ gồm 3 loại:

– Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

– Hợp đồng lao động xác định thời hạn;

– Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.

Do đó, nếu không cập nhật kịp thời quy định hiện hành mới nhất, người lao động và người sử dụng lao động có thể soạn thảo hợp đồng theo mùa vụ mà không biết rằng loại hợp đồng này đã bị bãi bỏ.

Bên cạnh đó, về thời hạn của hợp đồng, Khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rõ:

Khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì thực hiện như sau:

a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới; trong thời gian chưa ký kết hợp đồng lao động mới thì quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên được thực hiện theo hợp đồng đã giao kết;

b) Nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn mà hai bên không ký kết hợp đồng lao động mới thì hợp đồng đã giao kết theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

c) Trường hợp hai bên ký kết hợp đồng lao động mới là hợp đồng lao động xác định thời hạn thì cũng chỉ được ký thêm 01 lần, sau đó nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn, trừ hợp đồng lao động đối với người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước và trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 149, khoản 2 Điều 151 và khoản 4 Điều 177 của Bộ luật này.

Do đó, người lao động và người sử dụng cần lưu ý rõ, khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hiệu lực sẽ xảy ra 02 trường hợp:

– Nếu các bên tiếp tục ký kết hợp đồng xác định thời hạn khác thì người lao động vẫn sẽ tiếp tục lao động có thời hạn cho người sử dụng lao động, và chỉ được ký 1 lần.

– Nếu các bên không tiếp tục ký kết hợp đồng xác định thời hạn khác thì mặc nhiên người lao động sẽ được ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn với người sử dụng lao động. Lúc này, thời hạn của hợp đồng sẽ là không xác định.

Theo kinh nghiệm về tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động của Apolat Legal, các bên cần chú ý rõ việc tiếp tục ký kết hợp đồng hay là không tiếp tục ký kết để xác định rõ về thời hạn của hợp đồng người lao động sau này sẽ là có thời hạn (nếu tiếp tục ký kết) hay là không xác định thời hạn (nếu không tiếp tục ký kết theo điểm b)).

3. Không quy định thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Đối với thời giờ làm việc, căn cứ theo quy định tại Khoản 1,2 Điều 105 Bộ luật Lao động 2019, thời giờ làm việc của người lao động được quy định như sau:

– Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.

– Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.

Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện tuần làm việc 40 giờ đối với người lao động.

Đối với thời giờ nghỉ ngơi của người lao động, Khoản 1,2 Điều 109 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

– Người lao động làm việc theo thời giờ làm việc quy định tại Điều 105 của Bộ luật này từ 06 giờ trở lên trong một ngày thì được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục, làm việc ban đêm thì được nghỉ giữa giờ ít nhất 45 phút liên tục.

Trường hợp người lao động làm việc theo ca liên tục từ 06 giờ trở lên thì thời gian nghỉ giữa giờ được tính vào giờ làm việc.

– Ngoài thời gian nghỉ quy định tại khoản 1 Điều này, người sử dụng lao động bố trí cho người lao động các đợt nghỉ giải lao và ghi vào nội quy lao động.

Hiện nay, khi soạn thảo hợp đồng lao động, các bên thường chỉ tập trung vào quyền, nghĩa vụ của các bên mà sẽ bỏ qua vấn đề về thời giờ làm việc và nghỉ ngơi. Điều này thường bắt nguồn từ nguyên nhân là các bên sẽ coi thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi sẽ tùy vào khối lượng công việc hoặc nội quy của công ty mà khác nhau. Từ đó dẫn tới việc hầu hết thời giờ làm việc và nghỉ ngơi sẽ do công ty hoặc người lao động tự quyết hoặc thỏa thuận qua miệng khi làm việc.

Tuy nhiên, căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 105 đã quy định rõ: “Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết”. Và đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 đã quy định rõ, khi giao kết hợp đồng, người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.

Đồng thời, theo quy định tại Điểm g), Khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rõ: “Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

… g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.”

Theo đó có thể thấy, việc quy định rõ thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi khi giao kết hợp đồng lao động là một quy định bắt buộc mà người sử dụng lao động phải thực hiện.

Đồng thời, theo kinh nghiệm đối với lĩnh vực tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động của Apolat Legal, để tránh phát sinh các trường hợp mâu thuẫn giữa người lao động và người sử dụng lao động về thời giờ lao động và nghỉ ngơi, việc quy định cụ thể thời giờ lao động và nghỉ ngơi là trong hợp đồng lao động là quy định rất quan trọng. Đồng thời thể hiện việc tuân thủ pháp luật về thời giờ của người sử dụng lao động, tránh phát sinh việc bóc lột sức lao động và thời giờ lao động, nghỉ ngơi của người lao động sau này.

4. Không quy định cụ thể về địa điểm làm việc

Theo Điểm c), Khoản Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rõ: “Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

… c) Công việc và địa điểm làm việc.”

Đồng thời, theo quy định tại Điểm b), Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH ngày 12/11/2020, địa điểm làm việc được quy định chính là: “Địa điểm, phạm vi người lao động làm công việc theo thỏa thuận; trường hợp người lao động làm việc có tính chất thường xuyên ở nhiều địa điểm khác nhau thì ghi đầy đủ các địa điểm đó”.

Hiện nay, trong quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng, các bên thường sẽ mặc nhiên coi rằng địa điểm làm việc sẽ chính là địa chỉ của doanh nghiệp, từ đó dẫn tới việc không hề có quy định cụ thể về địa điểm làm việc.

Tuy nhiên, việc này lại dẫn tới hậu quả rất to lớn chính là khiến cho hợp đồng lao động đó bị trái với quy định pháp luật do thiếu mất quy định về địa điểm làm việc. Theo sự tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động của Apolat Legal, để tránh các phát sinh pháp lý sau này về nội dung hợp đồng lao động, khi soạn thảo hợp đồng lao động, người sử dụng lao động cần thêm quy định cụ thể về địa điểm làm việc vào nội dung hợp đồng.

5. Không thỏa thuận cụ thể về trách nhiệm bảo hiểm xã hội, thuế

Hiện nay, vẫn còn tồn tại một số doanh nghiệp lúc ký kết hợp đồng sẽ không có thỏa thuận cụ thể về trách nhiệm bảo hiểm xã hội, thuế. Việc này một phần nhằm trục lợi cho phía người sử dụng lao động và gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của người lao động

Theo quy định tại Điểm i) Khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rõ:

“Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

… i) Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp”

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 16, Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,

Quan trọng hơn, theo quy định tại Điểm d), Khoản 2 Điều 6, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thực hiện quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Do đó, khi soạn thảo hợp đồng lao động, việc thỏa thuận cụ thể về trách nhiệm bảo hiểm xã hội, thuế là bắt buộc đối với người sử dụng lao động và người lao động.

6. Không có quy định về bảo mật thông tin

Đối với một số doanh nghiệp hiện nay, vấn đề về bảo mật thông tin vẫn còn bị coi nhẹ và được quy định một cách mơ hồ, hoặc không quy định trong hợp đồng lao động.

Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 2, Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rõ: “Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm.”

Đồng thời, theo Khoản 1 Điều 16 đã quy định rõ, Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về.

Từ những quy định pháp luật, có thể thấy, việc quy định về bảo mật thông tin là một nội dung rất quan trọng và cần thiết mà người sử dụng lao động cần phải quy định cụ thể khi soạn thảo hợp đồng.

Bên cạnh đó, theo kinh nghiệm tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động của Apolat Legal, việc quy định về bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng trong quá trình soạn thảo hợp đồng, không chỉ nhằm giúp tuân thủ pháp luật mà còn là để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trong quá trình bảo vệ bí mật kinh doanh cũng như tránh các rủi ro phát sinh sau này.

7. Không quy định về quyền sở hữu trí tuệ của các bên

Tương tự đối với việc bảo mật thông tin, quyền sở hữu trí tuệ của các bên hiện nay cũng đang rất ít được coi trọng và có quy định cụ thể trong quá trình soạn thảo hợp đồng. Tuy nhiên, tương tự với việc bảo mật thông tin, việc quy định về quyền sở hữu trí tuệ của các bên sẽ giúp đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong quá trình lao động.

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp kinh doanh các lĩnh vực đặc thù liên quan đến sở hữu trí tuệ, việc quy định cụ thể về quyền này sẽ vừa giúp đảm bảo quyền lợi, đồng thời cũng giúp tránh các rủi ro phát sinh giữa người sử dụng lao động, người lao động và cả với bên thứ ba khác.

8. Đưa ra các yêu cầu trái với quy định của luật lao động (trừ lương, bồi thường, ký quỹ,…)

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, nguyên tắc khi ký kết hợp đồng lao động là tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.

Đồng thời, theo quy định pháp luật tại Điều 123 Bộ luật Dân sự 2015 đã quy định rõ, hợp đồng lao động sẽ bị vô hiệu khi có mục đích, nội dung vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội thì vô hiệu.

Từ đó, có thể thấy rõ, việc đưa ra các yêu cầu trái với quy định của luật lao động sẽ khiến cho hợp đồng lao động đó có nguy cơ bị vô hiệu theo quy định pháp luật.

Trên thực tế, hầu hết các trường hợp phạm phải lỗi này khi soạn thảo hợp đồng đều lo do các bên chưa thật sự nắm rõ về quy định pháp luật, đặc biệt là trong lĩnh vực Lao động, do đó đã vô tình đưa ra các yêu cầu trái pháp luật mà không hề biết.

Với bề dày kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động, Apolat Legal sẵn sàng đồng hành cùng quý khách hàng trong quá trình soạn thảo hợp đồng, giúp việc soạn thảo các quy định của hợp đồng được chính xác, đúng với quy định pháp luật.

9. Người đại diện ký kết của người sử dụng lao động không có thẩm quyền

Theo quy định pháp luật tại Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

c) Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

d) Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

Hiện nay, do một số trường hợp bất khả kháng hoặc do nhiều lý do khác nhau (người có thẩm quyền ký kết đi vắng, không có mặt để ký kết, …), việc ký kết hợp đồng lao động trái thẩm quyền của người sử dụng lao động rất hay xảy ra.

Tuy nhiên, căn cứ theo Điểm b), Khoản 1 Điều 49 Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rõ, Hợp đồng lao động vô hiệu toàn bộ trong trường hợp sau đây:

b) Người giao kết hợp đồng lao động không đúng thẩm quyền hoặc vi phạm nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động quy định tại khoản 1 Điều 15 của Bộ luật này.

Từ đó, có thể thấy, việc ký kết hợp đồng lao động không đúng thẩm quyền sẽ dẫn tới tình trạng toàn bộ hợp đồng lao động sẽ bị vô hiệu. Phía người sử dụng lao động cần phải đặc biệt chú ý quy định này.

10. Lạm dụng ký kết phụ lục hợp đồng lao động

Hiện nay, theo quy định pháp luật, không hề có quy định cụ thể về số lượng phụ lục hợp đồng được ký kết. Tuy nhiên, khi ký kết phụ lục hợp đồng lao động, người sử dụng lao động cần phải lưu ý rõ, căn cứ theo Khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết, sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động nhưng không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động.

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022, việc sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động sẽ bị xử phạt như sau:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Do đó, với bề dày kinh nghiệm tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động, Apolat Legal khuyến khích người sử dụng lao động không nên lạm dụng việc ký kết phụ lục hợp đồng, nhằm tránh trường hợp sẽ mắc phải trường hợp nội dung phụ lục hợp đồng lao động vi phạm pháp luật.

Trên đây là những tư vấn, cũng như là những kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động của Apolat Legal cho Quý độc giả về 10 lỗi phổ biến khi soạn thảo hợp đồng lao động. Bên cạnh đó, Quý độc giả có thể tìm hiểu rõ thêm về một số bất cập trong các quy định pháp luật hiện hành về lao động tại đây.

Nếu gặp bất kỳ khó khăn, vướng mắc nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi, Apolat Legal với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động sẽ đem lại cho quý khách sự tư vấn, hỗ trợ tận tâm và tốt nhất.

Chia sẻ: