Thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp chi tiết

1. Căn cứ pháp lý

• Luật hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa năm 2017;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 39/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa;

Dựa vào 3 căn cứ pháp lý nêu trên, quý bạn đọc sẽ cùng chúng tôi bóc tách và làm rõ những thủ tục cần chuẩn bị và những điều cần lưu ý khi thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty!

2. Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp

Quá trình thực hiện thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp sẽ được chia thành 3 bước cơ bản sau đây!

2.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Tương tự như bao thủ tục pháp lý khác, với thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, đầu tiên chủ hộ kinh doanh cần thực hiện chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo từng hạng mục được chúng tôi nêu rõ sau đây:

• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký thành lập hộ kinh doanh
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế
• Điều lệ của công ty
• Giấy đề nghị Đăng ký thành lập doanh nghiệp
• Danh sách thành viên trong doanh nghiệp đối với công ty TNHH có 2 thành viên trở lên hoặc danh sách cổ đông đồng sáng lập đối với công ty cổ phần.
• Trường hợp phát sinh thành viên góp vốn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau: Bản sao hợp lệ về Quyết định thành lập doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao CMND, CCCD, Hộ chiếu hoặc các giấy tờ chứng thực có giá trị tương đương, còn hiệu lực của người đại diện Pháp luật và các các thành viên, cổ đông góp vốn trong công ty.
• Giấy ủy quyền trong trường hợp người đại diện doanh nghiệp không có tại địa phương.
• Bản sao có hiệu lực của CMND/CCCD/hộ chiếu hoặc các loại giấy tờ liên quan của người được ủy quyền.

2.2. Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi hoàn tất quá trình chuẩn bị bộ hồ sơ, chủ doanh nghiệp cần hoàn thiện mọi thông tin trên hồ sơ, sau đó nộp tại Phòng đăng ký Kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký đặt Trụ sở chính.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ Online qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký Doanh nghiệp.  Và làm từng bước theo hướng dẫn từ Website.

2.3. Bước 3: Thời hạn giải quyết

Sau khi nhận đủ bộ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư tại địa phương doanh nghiệp nộp hồ sơ sẽ bắt đầu kiểm tra. Thông thường, thời gian giải quyết hồ sơ sẽ kéo dài từ 2 – 5 ngày. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, phía Phòng đăng ký kinh doanh sẽ chỉ ra các hạng mục nội dung cần sửa đổi và doanh nghiệp cần có trách nghiệm sửa trong thời gian quy định. Cuối cùng doanh nghiệp nộp lại hồ sơ và chờ kết quả.

3. Những điều cần lưu ý khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Sau khi thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty, doanh nghiệp cũng cần lưu ý những vấn đề liên quan đến thuế, những lợi ích và hạn chế của mô hình doanh nghiệp mới. Cụ thể như sau:

3.1. Về mã số thuế

Khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH hoặc mọi mô hình doanh nghiệp khác, công ty sẽ được cấp mã số thuế mới theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều này có nghĩa, mã số thuế cũ của hộ kinh doanh sẽ không còn hiệu lực với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó vẫn còn giá trị pháp lý để sử dụng làm mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.

3.2. Về nghĩa vụ thuế

Trước khi chuyển đổi mô hình kinh doanh, hộ gia đình cần hoàn tất toàn bộ các nghĩa vụ về thuế. Sau đó, hộ gia đình mới đủ điều kiện để chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp. Trường hợp hộ kinh doanh vẫn chưa thực hiện đủ các nghĩa vụ thuế sẽ gặp phải các vấn đề sau đây:

• Mô hình doanh nghiệp mới chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ nghĩa vụ từ hộ kinh doanh cũ trước khi chuyển đổi loại hình. Doanh nghiệp sẽ tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ về thuế.
• Trong trường hợp chuyển đổi thành Công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình đối với các khoản nợ của hộ kinh doanh.

3.3. Về mặt lợi ích

Bên cạnh nghĩa vụ về thuế, khi thực hiện thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, mô hình doanh nghiệp mới sẽ được hưởng thêm các lợi ích sau đây:

• Doanh nghiệp được hoạt động dưới tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thuận tiện hơn trong các giao dịch dân sự, vay vốn ngân hàng;

• Chủ doanh nghiệp và các cổ đông góp vốn chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ của công ty;
• Tăng cơ hội nhận được sự hỗ trợ hơn từ các hiệp hội nghề nghiệp, tiếp cận được với các ưu đãi đầu tư từ nhà nước. Khi hoạt động với chức năng mới, doanh nghiệp có thể huy động được sự tham gia góp vốn của tổ chức, cá nhân khác; dễ dàng hơn trong việc tiếp cận nguồn vốn cho vay của ngân hàng, có cơ hội được mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh, nâng cao vị thế trên thương trường…

Bên cạnh đó, hộ kinh doanh sau khi chuyển đổi sẽ nhận được nhiều chính sách hỗ trợ từ Nhà nước, cụ thể bao gồm:

• Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp lần đầu, miễn phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp lần đầu;
• Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;
• Miễn phí thẩm định, lệ phí cấp phép kinh doanh lần đầu đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện;
• Được tư vấn, hướng dẫn, hỗ trợ soạn thảo miễn phí hồ sơ thành lập doanh nghiệp;
• Được tư vấn, hướng dẫn miễn phí về các thủ tục hành chính thuế và chế độ kế toán trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;
• Miễn, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp có thời hạn theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để được nhận các chính sách hỗ trợ nói trên, trước khi chuyển đổi mô hình, hộ kinh doanh cần đăng ký hoạt động sản xuất, kinh doanh trong ít nhất 1 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

3.4. Về mặt hạn chế

Bên cạnh các lợi ích nhận được, doanh nghiệp mới cũng sẽ phải đối mặt với nhiều hạn chế và mối lo ngại lớn hơn. Những hạn chế có thể gặp phải bao gồm:

• Doanh nghiệp cần đóng nhiều khoản thuế hơn và với mức thuế suất cao hơn nhiều lần so với hộ kinh doanh. Nó bao gồm các loại thuế: Thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, đóng hộ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động và các loại thuế khác như: Thuế bảo vệ môi trường, thuế xuất nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt…;

• Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, doanh nghiệp cần thực hiện rất nhiều thủ tục pháp lý trước khi đi vào hoạt động hợp pháp trở lại như: mở sổ sách kế toán, mua chữ ký số, hóa đơn điện tử…;
• Chế độ sổ sách kế toán của doanh nghiệp rất phức tạp, phải kê khai, quyết toán thuế, làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính và phải đảm bảo tất cả báo cáo, sổ sách luôn đúng luật, đúng hạn, đúng chuẩn mực kế toán
• Doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy định với các vấn đề về tuyển dụng, sử dụng hoặc sa thải lao động, giải thể doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính phức tạp hơn so với hộ kinh doanh như bảo hiểm, lao động, phòng cháy chữa cháy… và chính những thủ tục này sẽ làm gia tăng chi phí, gây khó khăn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh.

5. Các câu hỏi thường gặp về chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp

Cuối cùng, Apolat Legal sẽ giải đáp 5 câu hỏi thường gặp nhất từ chủ hộ kinh doanh khi thực hiện chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp.

5.1. Chuyển hộ kinh doanh thành doanh nghiệp cần những giấy tờ, hồ sơ nào?

Chủ hộ kinh doanh cần chuẩn bị hộ hồ sơ theo các hạng mục giấy tờ được Apolat Legal cung cấp tại mục 2.1 trong bài viết.

5.2. Chuyển hộ kinh doanh thành doanh nghiệp có bị thay đổi mã số thuế không?

Doanh nghiệp sẽ được cấp mã số thuế mới theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Mã số cũ sẽ không còn hiệu lực đối với doanh nghiệp nhưng có thể tiếp tục sử dụng làm mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.

5.3. Nộp hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp ở đâu?

Chủ hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp.

• Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký đặt trụ sở chính.
• Cách 2: Nộp hồ sơ Online tại Website Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký Doanh nghiệp.

5.4. Có được miễn giảm thuế, phí khi chuyển đội từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp?

Khi làm thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, doanh nghiệp mới sẽ được miễn giảm nhiều loại thuế phí nhờ nhận được chính sách hỗ trợ từ Nhà nước, cụ thể bao gồm:

• Miễn phí hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn hồ sơ, thủ tục thành lập doanh nghiệp;
• Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố thông tin doanh nghiệp lần đầu;
• Miễn phí thẩm định, phí, lệ phí cấp phép kinh doanh lần đầu đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện;
• Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký DN lần đầu;
• Miễn, giảm tiền sử dụng đất có thời hạn theo quy định của pháp luật về đất đai.

Tuy nhiên, để được nhận các chính sách hỗ trợ nói trên, trước khi chuyển đổi mô hình, hộ kinh doanh cần đăng ký hoạt động sản xuất, kinh doanh trong ít nhất 1 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

5.5. Những lợi ích khi chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp là gì?

Khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, doanh nghiệp mới sẽ được hưởng nhiều lợi ích hấp dẫn. Apolat Legal đã nêu đầy đủ trong Mục 3. 3 của bài viết!

Quá trình thực hiện thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp luôn gặp phải nhiều thủ tục pháp lý phát sinh. Để giảm thiểu tình trạng này, doanh nghiệp cần nắm rõ những lưu ý và chuẩn bị kỹ càng bộ hồ sơ ngay từ ban đầu để tiết kiệm thời gian tốt nhất!

Chia sẻ: