Khi trực tiếp tư vấn dịch vụ thành lập công ty tư nhân cho các chủ doanh nghiệp, Apolat Legal luôn nhận được nhiều thắc mắc về thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân, quy trình cụ thể cũng như các loại hồ sơ cần chuẩn bị. Vì vậy, trong bài viết này chúng tôi sẽ gửi tới quý doanh nghiệp toàn bộ những thông tin cần biết khi thành lập loại hình doanh nghiệp này!

1. Điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân

Trong nhóm điều kiện cần đáp ứng trước khi thực hiện các bước thành lập doanh nghiệp tư nhân, chúng tôi phân loại thành 2 nhóm điều kiện bao gồm: Điều kiện chung và điều kiện riêng. Cụ thể như sau:

Điều kiện chung

• Tên doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp cần đảm bảo không bị trùng với bất cứ doanh nghiệp nào đã đăng ký trước đó và tên gọi không gây nhầm lẫn.
• Trụ sở chính của công ty: Địa chỉ đăng ký đặt trụ sở chính của công ty phải đảm bảo quyền sử dụng hợp pháp, không nằm trong khu quy hoạch của địa phương, không nằm trong chung cư.
• Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp chỉ được xét duyệt hồ sơ hợp lệ khi đăng ký ngành nghề kinh doanh nằm trong danh sách ngành nghề được pháp luật nhà nước cho phép.
• Vốn đầu tư: Vốn đầu tư của các doanh nghiệp tư nhân đăng ký ngành nghề kinh doanh có yêu cầu vốn pháp định cần cam kết góp đủ số vốn theo quy định của nhà nước.

Điều kiện riêng

• Mỗi cá nhân chỉ được phép đăng ký làm chủ một doanh nghiệp tư nhân
• Mỗi doanh nghiệp tư nhân chỉ có duy nhất 1 chủ doanh nghiệp.

2. Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

Căn cứ Nghị định 01/2021/NĐ-CP, những hồ sơ cần chuẩn bị trong cách thức thành lập doanh nghiệp tư nhân bao gồm:

• Hoàn thiện đủ thông tin trên giấy đề nghị Đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất được áp dụng từ ngày 15/10/2020;
• Bản phô tô công chứng các giấy tờ chứng thực cá nhân theo quy định tại Điều 11 Nghị định 01/2021/NĐ-CP của chủ sở hữu công ty;
• Đối với doanh nghiệp xã hội cần cam kết thêm Mục tiêu xã hội và môi trường
• Quyết định của cơ quan có thẩm quyền cho phép chuyển cơ sở bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện thành Doanh nghiệp xã hội (đối với trường hợp chuyển cơ sở bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện thành Doanh nghiệp xã hội);

Trường hợp chủ sở hữu doanh nghiệp không trực tiếp đến nộp hồ sơ, người được ủy quyền sẽ cần nộp các giấy tờ sau đây:

Hình thức uỷ quyền	Tài liệu
Uỷ quyền cho cá nhân	– Văn bản ủy quyền (không phải công chứng, chứng thực); – Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền + Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực; + Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Uỷ quyền cho tổ chức	– Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục; – Giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục; – Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
Uỷ quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích	Bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích	– Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục; – Giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục; – Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.

3. Trình tự, thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân

Mỗi cá nhân khi quyết định thành lập doanh nghiệp tư nhân cần nắm chắc toàn bộ quy trình thành lập doanh nghiệp tư nhân.

Cụ thể, thủ tục được thực hiện lần lượt với 6 bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị các thông tin về doanh nghiệp

Đầu tiên, doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân duy nhất làm chủ và chịu trách nhiệm hoàn toàn bằng toàn bộ tài sản của mình. Vì vậy, toàn bộ các quyết định của doanh nghiệp đều do chủ sở hữu quyết định. Dưới đây là các thông tin chủ sở hữu doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Lựa chọn ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh: Chủ sở hữu doanh nghiệp toàn toàn được phép đăng ký các ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh được nhà nước cho phép. Tuy nhiên, nếu lựa chọn ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện để tương ứng.
• Thông tin về địa chỉ đặt trụ sở công ty: Địa chỉ đặt trụ sở của công ty là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, luôn có người túc trực. Địa chỉ phải nằm trên lãnh thổ nước Việt Nam, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có thư điện tử, số Fax và điện thoại liên hệ.

• Tên doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp sẽ bao gồm 2 phần: Loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Trong đó, phần tên riêng phải đảm bảo không trùng và không gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Tên riêng có thể bao gồm chữ cái, chữ số và ký hiệu.

• Vốn đầu tư: Vốn đầu tư là khoản vốn mà doanh nghiệp cam kết góp khi đăng ký doanh nghiệp tư nhân.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân

Khi thực hiện các thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị đầu mục hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tư nhân;
• Bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người chủ sở hữu doanh nghiệp
• Giấy tờ quỷ quyền cho cá nhân hoặc tổ chức trong trường hợp chủ doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện các thủ tục.

Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả mở công ty tư nhân

Chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp hoặc nộp trực tuyến

• Nộp hồ sơ trực tiếp: Chủ doanh nghiệp hoặc người ủy quyền thực hiện nộp toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố nơi đăng ký đặt trụ sở chính cho doanh nghiệp tư nhân.
• Nộp hồ sơ trực tuyến: Doanh nghiệp scan hồ sơ và nộp hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ theo lịch hẹn trên giấy biên nhận, doanh nghiệp có thể đến trực tiếp Phòng đăng ký kinh doanh của địa phương để nhện kết quả hồ sơ đăng ký hoặc sử dụng dịch vụ chuyển phát.

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cơ quan nhà nước cấp Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp đồng thời thông báo về cơ quan thuế để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các trách nghiệm về nộp thuế.

• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh gửi văn bản từ chối đi kèm hướng dẫn sửa đổi hồ sơ theo Quy định của pháp luật. Sau đó, doanh nghiệp thực hiện sửa đổi hồ sơ và nộp lại trong thời gian theo quy định.

Bước 4: Khắc mẫu dấu doanh nghiệp tư nhân

Theo cách thức thành lập doanh nghiệp tư nhân, khi nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh, công ty cần thực hiện khắc mẫu dấu doanh nghiệp. Trong đó, chủ doanh nghiệp toàn quyền quyết định số lượng, hình thức và loại dấu cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/01/2021 công ty không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Bước 5: Công bố thông tin công ty tư nhân

Sau khi khắc mẫu dấu doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia. Các nội dung cần công bố là toàn bộ các hạng mục nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn công bố là 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp tư nhân không thông báo trong thời gian quy định, cơ quan thẩm quyền sẽ áp dụng hình thức xử phạt vi phạm hành chính theo pháp luật.

Bước 6: Thủ tục cần thiết sau khi thành lập doanh nghiệp tư nhân

Cuối cùng, để hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp, công ty cần có trách nhiệm hoàn thiện thủ tục kê khai thuế ban đầu, mở tài khoản ngân hàng và thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn. Cụ thể như sau:

• Thủ tục kê khai thuế ban đầu: Chủ doanh nghiệp cần hoàn thiện nghĩa vụ kê khai thuế ban đầu trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh.
• Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày hoàn tất thủ tục mở tài khoản nhân hàng, doanh nghiệp cần thông báo lên Sở kế hoạch và Đầu tư nhằm đảm bảo toàn bộ các giao dịch được Sở kiểm soát.
• Thủ tục phát hành hóa đơn: Sau khi lựa chọn hình thức hóa đơn, doanh nghiệp cần báo cáo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

4. Thời gian giải quyết hồ sơ thành lập doanh nghiệp?

Quy định tại Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thời gian giải quyết hồ sơ trong thủ tục thành lập công ty tư nhân cụ thể như sau:

“Điều 33. Thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

1. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cập nhật thông tin thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
2. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Phòng Đăng ký kinh doanh ghi toàn bộ yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với mỗi một bộ hồ sơ do doanh nghiệp nộp trong một Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
3. Nếu quá thời hạn trên mà không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc không được thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.”

Từ quy định trên, nếu hồ sơ của bạn hợp lệ thì trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp của bạn. Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản để bạn sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Với những thông tin trên, Apolat Legal mong rằng quý doanh nghiệp đã hiểu rõ các thông tin về cách thành lập doanh nghiệp tư nhân cũng như các thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân. Để tìm hiểu về dịch vụ đăng ký thành lập doanh nghiệp trọn gói, vui lòng liên hệ với đội ngũ luật sư của chúng tôi qua hotline (+84) 911 357 447 hoặc email info@apolatlegal.com.