Thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp chi tiết

1. Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp

Quá trình thực hiện thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp sẽ được chia thành 03 bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, đầu tiên chủ hộ kinh doanh cần thực hiện chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo từng hạng mục như sau:

• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký thành lập hộ kinh doanh;
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
• Điều lệ của công ty;
• Giấy đề nghị Đăng ký thành lập doanh nghiệp;
• Danh sách thành viên trong doanh nghiệp đối với công ty TNHH có 2 thành viên trở lên hoặc danh sách cổ đông đồng sáng lập đối với công ty cổ phần.

Trường hợp phát sinh thành viên góp vốn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:

• Bản sao hợp lệ về Quyết định thành lập doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao CMND, CCCD, Hộ chiếu hoặc các giấy tờ chứng thực có giá trị tương đương, còn hiệu lực của người đại diện Pháp luật và các các thành viên, cổ đông góp vốn trong công ty.
• Giấy ủy quyền trong trường hợp người đại diện doanh nghiệp không có tại địa phương.
• Bản sao có hiệu lực của CMND/CCCD/hộ chiếu hoặc các loại giấy tờ liên quan của người được ủy quyền.

Các mẫu giấy tờ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp như sau:

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi hoàn tất quá trình chuẩn bị bộ hồ sơ, chủ doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký Kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký Trụ sở chính.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký Doanh nghiệp và làm theo từng bước theo hướng dẫn trên trang web tại đây: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành kiểm tra và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau khi nhận đủ bộ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 5-7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ chỉ ra các mục nội dung cần được sửa đổi và doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm thực hiện việc sửa đổi trong thời gian quy định. Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp sẽ nộp lại hồ sơ và đợi kết quả xét duyệt.

2. Địa điểm đăng ký chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

Chủ hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp.

• Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký đặt trụ sở chính.
• Cách 2: Nộp hồ sơ Online tại Website Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký Doanh nghiệp.

3. Thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Theo Khoản 3, 4 Điều 87 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ trao Giấy biên nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ hoặc người thành lập hộ kinh doanh. Thông báo sẽ nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có).

Nếu sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mà không nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, người thành lập hộ kinh doanh hoặc hộ kinh doanh có quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

4. Lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp

Chuyển từ hộ kinh doanh lên thành doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Dưới đây là 06 lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp:

4.1. Được miễn hoặc giảm nhiều loại thuế, phí và lệ phí

Lợi ích đầu tiên của việc chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp là được miễn hoặc giảm nhiều loại thuế, phí và lệ phí. Cụ thể:

• Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí cung cấp thông tin doanh nghiệp lần đầu;
• Miễn phí thẩm định, phí và lệ phí cấp phép kinh doanh lần đầu đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện;
• Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;
• Miễn và giảm tiền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai.

4.2. Có tư cách pháp nhân

Theo quy định tại Điều 2, Khoản 3 của Thông tư 39/2016/TT-NHNN, khách hàng có thể vay vốn từ các ngân hàng dưới tư cách pháp nhân hoặc cá nhân. Điều này tạo ra một hạn chế đối với các hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân khi muốn vay vốn tại ngân hàng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong khi đó, các doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp tư nhân) được công nhận là có tư cách pháp nhân và có quyền thực hiện giao dịch vay vốn tại các ngân hàng.

4.3. Được thuê nhiều lao động

Theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP, hộ kinh doanh sử dụng từ mười lao động trở lên phải đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định. Điều này có nghĩa là pháp luật chỉ chấp nhận hộ kinh doanh có từ 9 lao động trở xuống. Do đó, nếu muốn thuê nhiều lao động hơn để mở rộng kinh doanh, hộ kinh doanh sẽ bị coi là vi phạm luật. Trong khi đó, mô hình doanh nghiệp không bị hạn chế về số lượng lao động.

4.4. Lợi ích về việc mở rộng quy mô

• Doanh nghiệp không bị ràng buộc về quy mô, vốn và địa điểm kinh doanh.
• Sản xuất kinh doanh được thực hiện một cách bài bản, có cơ cấu tổ chức và hoạt động cụ thể.

4.5. Được xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng và nộp thuế TNDN theo lợi nhuận

• Doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn VAT cho khách hàng để được khấu trừ thuế GTGT.
• Doanh nghiệp nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo lợi nhuận sau khi trừ đi các khoản chi phí.

4.6. Được mở nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện (Khi kinh doanh thua lỗ được áp dụng quy định của Luật phá sản)

Khi hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp sẽ được hưởng nhiều chính sách hỗ trợ từ Nhà nước cụ thể như sau:

• Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp lần đầu và miễn phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
• Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
• Miễn phí thẩm định và lệ phí cấp phép kinh doanh lần đầu đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.
• Nếu doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi từ hộ kinh doanh và không thay đổi về quy mô, cần gửi đơn đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để được cấp lại giấy phép.
• Miễn và giảm thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Miễn và giảm tiền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai.
• Được tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ soạn thảo miễn phí hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
• Được tư vấn, hướng dẫn miễn phí về các thủ tục hành chính thuế và chế độ kế toán trong thời hạn 03 năm tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

Để được hỗ trợ, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Trước khi thành lập doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã đăng ký và hoạt động theo quy định của pháp luật.
• Hộ kinh doanh đã có hoạt động sản xuất, kinh doanh liên tục ít nhất là 01 năm tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

Để được hưởng hỗ trợ, bạn cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của hộ kinh doanh.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế.
• Bản sao chứng từ nộp lệ phí môn bài, các loại thuế và khoản nộp ngân sách nhà nước (nếu có), tờ khai thuế trong thời hạn 01 năm trước khi chuyển đổi.

5. Những điều cần lưu ý khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Sau khi thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty, doanh nghiệp cũng cần lưu ý những vấn đề liên quan đến thuế, những lợi ích và hạn chế của mô hình doanh nghiệp mới. Cụ thể như sau:

5.1. Về mã số thuế

Khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ được cấp mã số thuế mới theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số thuế trước đây dành cho hộ kinh doanh sẽ không còn hiệu lực nữa và sẽ được chuyển đổi thành mã số thuế cá nhân cho người đại diện của hộ kinh doanh.

5.2. Về nghĩa vụ thuế

Trước khi chuyển đổi mô hình kinh doanh, hộ gia đình cần hoàn tất toàn bộ các nghĩa vụ về thuế. Sau đó, hộ gia đình mới đủ điều kiện để chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp. Trường hợp hộ kinh doanh vẫn chưa thực hiện đủ các nghĩa vụ thuế sẽ gặp phải các vấn đề sau đây:

• Mô hình doanh nghiệp mới chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ nghĩa vụ từ hộ kinh doanh cũ trước khi chuyển đổi loại hình. Doanh nghiệp sẽ tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ về thuế.
• Trong trường hợp chuyển đổi thành Công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình đối với các khoản nợ của hộ kinh doanh.

6. Hạn chế khi chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

Bên cạnh các lợi ích nhận được, doanh nghiệp mới cũng sẽ phải đối mặt với nhiều hạn chế và mối lo ngại lớn hơn. Những hạn chế có thể gặp phải bao gồm:

• Doanh nghiệp cần đóng nhiều khoản thuế hơn và với mức thuế suất cao hơn nhiều lần so với hộ kinh doanh. Nó bao gồm các loại thuế: Thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, đóng hộ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động và các loại thuế khác như: Thuế bảo vệ môi trường, thuế xuất nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt…;
• Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, doanh nghiệp cần thực hiện rất nhiều thủ tục pháp lý trước khi đi vào hoạt động hợp pháp trở lại như: mở sổ sách kế toán, mua chữ ký số, hóa đơn điện tử…;
• Chế độ sổ sách kế toán của doanh nghiệp rất phức tạp, phải kê khai, quyết toán thuế, làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính và phải đảm bảo tất cả báo cáo, sổ sách luôn đúng luật, đúng hạn, đúng chuẩn mực kế toán;
• Doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy định với các vấn đề về tuyển dụng, sử dụng hoặc sa thải lao động, giải thể doanh nghiệp;
• Doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính phức tạp hơn so với hộ kinh doanh như bảo hiểm, lao động, phòng cháy chữa cháy… và chính những thủ tục này sẽ làm gia tăng chi phí, gây khó khăn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh.

7. Các câu hỏi thường gặp về chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp

Cuối cùng, Apolat Legal sẽ giải đáp 5 câu hỏi thường gặp nhất từ chủ hộ kinh doanh khi thực hiện chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp.

Khi nào hộ kinh doanh phải thành lập doanh nghiệp?

Theo Luật Doanh nghiệp 2014, từ ngày 01/7/2015, hộ kinh doanh phải đăng ký chuyển đổi thành doanh nghiệp theo quy định trong trường hợp sử dụng từ 10 nhân công lao động trở lên.

Có được miễn giảm thuế, phí khi chuyển đội từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp?

Theo quy định của Khoản 2 Điều 16 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa năm 2017, hỗ trợ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh bao gồm:

• Tư vấn và hướng dẫn miễn phí về quy trình và thủ tục thành lập doanh nghiệp.
• Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí cung cấp thông tin doanh nghiệp lần đầu. Miễn lệ phí thẩm định và cấp phép kinh doanh lần đầu cho các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện. Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 3 năm kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
• Tư vấn và hướng dẫn miễn phí về các thủ tục hành chính thuế và chế độ kế toán trong thời hạn 3 năm kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
• Miễn và giảm thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Miễn và giảm tiền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai.

Vì vậy, công ty của bạn sẽ được miễn và giảm thuế thu nhập doanh nghiệp trong một thời hạn nhất định. Tuy nhiên, để được hưởng sự hỗ trợ này, doanh nghiệp của bạn cần đáp ứng một số điều kiện.

Vì vậy, để được miễn và giảm thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp của bạn cần đáp ứng các điều kiện trên.

Doanh nghiệp có được chuyển thành hộ kinh doanh?

Các hình thức chuyển đổi loại hình doanh nghiệp được xem là biện pháp tái cấu trúc doanh nghiệp. Dựa theo điều khoản từ Điều 202 đến Điều 205 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp bao gồm những trường hợp sau:

• Biến đổi từ công ty TNHH sang công ty cổ phần;
• Biến đổi từ công ty cổ phần sang công ty TNHH một thành viên;
• Biến đổi từ công ty cổ phần sang công ty TNHH hai thành viên trở lên;
• Biến đổi từ doanh nghiệp tư nhân sang công ty TNHH, công ty cổ phần, hoặc công ty hợp danh.

Do đó, không thể chuyển đổi doanh nghiệp thành hộ kinh doanh theo hình thức trực tiếp.

Quá trình thực hiện thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp luôn gặp phải nhiều thủ tục pháp lý phát sinh. Để giảm thiểu tình trạng này, doanh nghiệp cần nắm rõ những lưu ý và chuẩn bị kỹ càng bộ hồ sơ ngay từ ban đầu để tiết kiệm thời gian tốt nhất!

Chia sẻ: