Tư vấn soạn thảo Nội quy lao động trong doanh nghiệp

1. Nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là những quy định do người sử dụng lao động ban hành nhằm duy trì trật tự tại nơi làm việc, giúp hoạt động của doanh nghiệp được đảm bảo. Nội quy lao động gồm các quy tắc ứng xử tại nơi làm việc mà người lao động phải tuân thủ khi tham gia vào quan hệ lao động.

Tại khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động (BLLĐ) 2019 quy định: “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.” Như vậy, việc ban hành nội quy lao động trong công ty vừa là quyền nhưng cũng là nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Thông thường, các doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn soạn thảo nội quy lao động để xây dựng bộ quy tắc chuẩn chỉnh ngay từ ban đầu.

2. Những nội dung bắt buộc phải có của Nội quy lao động?

Khi quyết định ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động cần chú ý để nội quy phù hợp với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật liên quan. Nội quy lao động sẽ bao gồm 09 nội dung chủ yếu tại khoản 2 Điều 118 BLLĐ 2019 và được quy định chi tiết tại khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi:

Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

• Trật tự tại nơi làm việc:

Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

• An toàn, vệ sinh lao động:

Quy định trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc:

Quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;

• Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động:

Quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động:

Quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 BLLĐ 2019;

• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

Quy định cụ thể các hành vi vi phạm kỷ luật lao động cũng như hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với từng hành vi vi phạm;

• Trách nhiệm vật chất:

Quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động:

Quy định cụ thể người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 BLLĐ 2019.

3. Điều kiện có hiệu lực của Nội quy lao động?

Theo quy định Điều 121 BLLĐ 2019, nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 BLLĐ 2019 nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Như vậy, điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực là việc người sử dụng lao động đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Để đăng ký nội quy lao động, người sử dụng lao động phải chuẩn bị hồ sơ theo Điều 120 BLLĐ 2019, bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Đối với nội quy lao động bằng văn bản của người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 lao động thì hiệu lực sẽ được người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

4. Vai trò của Nội quy lao động trong quy trình xử lý kỷ luật lao động

Điều 117 BLLĐ 2019 quy định: “Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định”.

Và một trong những nội dung chủ yếu của nội quy lao động là quy định về “các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động” (điểm g khoản 2 Điều 118 BLLĐ 2019). Khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm.

Chính vì thế, nội quy lao động được xem là cơ sở, căn cứ để người sử dụng lao động tiến hành xử lý kỷ luật đối với người lao động. Nội quy lao động là cơ sở để xác định hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động cũng như hình thức xử lý kỷ luật, trách nhiệm vật chất tương ứng với hành vi vi phạm.

5. Xử phạt vi phạm hành chính khi không tuân thủ các quy định về soạn thảo nội quy lao động

Việc soạn thảo nội quy lao động không tuân thủ các quy định pháp luật có thể làm ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên trong quan hệ lao động. Xuất phát từ đó, trường hợp người sử dụng lao động không tuân thủ quy định về soạn thảo nội quy lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Người sử dụng lao động sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi không thông báo công khai hoặc không niêm yết nội quy lao động ở những nơi cần thiết trong doanh nghiệp.

Người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi:

• Sử dụng từ 10 lao động trở lên mà không ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
• Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;
• Sử dụng nội quy lao động không được đăng ký hoặc đã đăng ký nhưng chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

Ngoài ra, khi người sử dụng lao động xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng. Bên cạnh đó, đối với hành vi này, người lao động còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là “Buộc nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương cho người lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc”.

Các chế tài phạt vi phạm hành chính trên góp phần hạn chế hành vi không tuân thủ về việc soạn thảo, ban hành nội quy lao động của người sử dụng lao động, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động. Để tránh vi phạm các nội dung trên, người sử dụng lao động cần được tư vấn soạn thảo nội quy lao động một cách rõ ràng và chuẩn xác, tuân thủ các quy định của pháp luật.

6. Dịch vụ tư vấn soạn thảo nội quy lao động tại Apolat Legal

Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Apolat là đơn vị dày dạn kinh nghiệm trong việc tư vấn và soạn thảo nội quy lao động cho hàng trăm khách hàng là doanh nghiệp trong nước. Cùng với đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm và am hiểu quy định pháp luật, Apolat cũng đem đến cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ tư vấn soạn thảo nội quy lao động với mức chi phí hợp lý và nhanh chóng.

Sử dụng dịch vụ tư vấn soạn thảo nội quy lao động của Apolat, khách hàng sẽ được tư vấn chi tiết và rõ ràng các quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên cũng sẽ đưa ra các đề xuất để phù hợp nhất với nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp.

Dịch vụ tư vấn soạn thảo nội quy lao động sẽ cung cấp đầy đủ các nội dung liên quan đến nội quy lao động mà người sử dụng lao động cần lưu ý. Từ đó, người sử dụng lao động có thể quyết định ban hành nội quy lao động cho doanh nghiệp một cách cụ thể, chặt chẽ và đúng quy định pháp luật.

Chia sẻ: