Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Thế nào là người đại diện theo pháp luật 

Trước khi tìm hiểu về hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm những gì, chúng ta cần nắm rõ như thế nào là người đại diện theo pháp luật.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật được quy định cụ thể như sau:

“Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

Chiếu theo quy định trên, người đại diện theo pháp luật thường là những cá nhân giữ các chức danh quản lý trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:

• Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn từ 2 thành viên trở lên thì người đại diện theo pháp luật thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
• Đối với công ty cổ phần thì người đại diện theo pháp luật thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không nhất thiết chỉ có thể là một cá nhân. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Như vậy, doanh nghiệp sẽ được tự quyết định số lượng người đại diện theo pháp luật trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của mình.

2. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Dưới dây Apolat Legal sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các loại giấy tờ cần có khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của từng loại hình doanh nghiệp theo quy định của pháp luật hiện hành.

2.1. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần

Theo khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần bao gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật mới, có thể là bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu;
• Kèm theo một trong các loại giấy tờ sau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp:

• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hoặc Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định.

2.2. Đối với công ty hợp danh

Theo quy định của pháp luật hiện hành, người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh là các thành viên hợp danh. Do đó, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh đồng nghĩa với việc thay đổi thành viên hợp danh của công ty hợp danh. Như vậy, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh, bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Danh sách thành viên công ty hợp danh, nội dung không bao gồm kê khai về thành viên góp vốn;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên hợp danh mới, có thể là bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

2.3. Đối với doanh nghiệp tư nhân

Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân chính là chủ của doanh nghiệp tư nhân. Vì vậy, thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cũng chính là thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân. Do đó, hồ sơ sẽ bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người bán, người tặng cho và người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân đối với trường hợp bán, tặng cho doanh nghiệp tư nhân; chữ ký của người thừa kế đối với trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân chết;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân, người thừa kế; có thể là bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu;
• Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc mua bán trong trường hợp bán doanh nghiệp tư nhân; hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho doanh nghiệp tư nhân; bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế;

3. Thủ tục thay đổi hồ sơ người đại diện theo pháp luật

Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những thủ tục khác nhau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước thực hiện đối với mỗi loại hình doanh nghiệp qua những thông tin dưới đây.

3.1. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần chuẩn bị hồ sơ như đã nêu trên hoặc thông qua dịch vụ của Apolat Legal để được hỗ trợ soạn thảo toàn bộ hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng hoặc thông qua hình thức trực tiếp, hoặc dịch vụ bưu chính đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hiện nay, đa số các tỉnh và thành phố đã triển khai nhận hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần nộp lệ phí theo mức quy định tùy thuộc vào hình thức nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần và trao Giấy biên nhận đồng thời kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả

Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở Phòng đăng ký kinh doanh hoặc qua dịch vụ bưu chính sau 3 ngày làm việc kể từ sau ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Kết quả nhận được là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận thông tin người đại diện theo pháp luật mới.

3.2. Đối với công ty hợp danh

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Công ty hợp danh chuẩn bị các loại giấy tờ như đã được hướng dẫn trên hoặc nếu công ty muốn nhanh chóng có thể liên hệ dịch vụ của Apolat Legal để được hỗ trợ soạn thảo hồ sơ nhanh nhất.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Công ty hợp danh có thể nộp hồ sơ thông qua hình thức trực tiếp, dịch vụ bưu chính hoặc điện tử đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hiện nay, hình thức thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đã được triển khai rộng rãi.

Tùy thuộc vào hình thức nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp mà mức lệ phí công ty hợp danh phải nộp là khác nhau.

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của công ty hợp danh và trao Giấy biên nhận đồng thời kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả

Công ty hợp danh nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở Phòng đăng ký kinh doanh hoặc qua dịch vụ bưu chính sau 3 ngày làm việc kể từ sau ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Kết quả nhận được là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận thông tin người đại diện theo pháp luật mới.

3.3. Đối với doanh nghiệp tư nhân

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp tư nhân chuẩn bị hồ sơ như đã được hướng dẫn. Để soạn thảo hồ sơ nhanh và chuẩn nhất theo quy định pháp luật, hãy liên hệ ngay với Apolat Legal để được hỗ trợ tận tình.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Tùy theo sự lựa chọn phù hợp mà Doanh nghiệp tư nhân có thể nộp hồ sơ đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân thông qua các hình thức dưới đây: Trực tiếp; điện tử hoặc dịch vụ bưu chính. Nơi tiếp nhận hồ sơ là Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hiện nay, nhằm giúp các doanh nghiệp thuận lợi hơn khi nộ hồ sơ. Đa số các tỉnh và thành phố đã triển khai nhận hồ sơ qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Mức lệ phí mà Doanh nghiệp tư nhân phải nộp tùy thuộc vào hình thức nộp hồ sơ đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân.

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ đăng ký thay đổi thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân của doanh nghiệp tư nhân và trao Giấy biên nhận đồng thời kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp tư nhân nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở Phòng đăng ký kinh doanh hoặc qua dịch vụ bưu chính sau 3 ngày làm việc kể từ sau ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Kết quả nhận được là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận thông tin người đại diện theo pháp luật mới.

4. Một số lưu ý trong hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Điều kiện người đại diện

• Người đại diện theo pháp luật phải từ đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Người đại diện theo pháp luật không được bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;
• Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là người góp vốn tại công ty;

• Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Chức danh người đại diện

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các chức danh cho người đại diện theo pháp luật như sau:

• Giám đốc công ty;
• Tổng Giám đốc công ty;
• Chủ tịch công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên);
• Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên);
• Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc (đối với công ty cổ phần);
• Các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.

Số lượng người đại diện

• Theo quy định của pháp luật hiện hành thì công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
• Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Lưu ý khi thay đổi người đại diện

• Doanh nghiệp cần thực hiện bổ sung thông tin số điện thoại nếu trên đăng ký doanh nghiệp chưa có thông tin hoặc cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu chưa cập nhật hoặc phân mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp nếu chưa phân mã để tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây tương ứng với từng loại hình công ty:

• Chủ tịch Công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên);
• Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên);
• Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).

Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu;

Lưu ý sau khi thay đổi người đại diện

Những thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm:

• Đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
• Trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì công ty cần làm thủ tục thay đổi;

• Thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đại diện trên các giấy phép kinh doanh như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự (nếu có);
• Kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng và nộp thuế thu nhập (nếu phát sinh) khi thay đổi người đại diện theo pháp luật có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật mới.

5. Dịch vụ làm hồ sơ, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Trên đây là những giải đáp về vấn đề thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Để được tư vấn cụ thể về hồ sơ và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc các vấn đề pháp lý khác xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi.

Apolat Legal tự tin là công ty luật uy tín chuyên nghiệp hàng đầu với những ưu điểm vượt trội sau đây:

• Có chi phí dịch vụ hợp lý và cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay.
• Cam kết quy trình làm việc minh bạch, rõ ràng và hỗ trợ nhanh chóng trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ của quý khách hàng.
• Hỗ trợ nhanh chóng trong suốt quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ.
• So với thị trường hiện nay, chúng tôi tự tin có khả năng nghiên cứu và báo phí nhanh hơn.

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã nắm rõ được những thủ tục, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần được hỗ trợ, hãy liên hệ ngay với Apolat Legal, đội ngũ tư vấn pháp luật của chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết thắc mắc cho bạn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được báo giá dịch vụ và tư vấn nhanh chóng tại:

• Address:

• Khu vực Hồ Chí Minh: Tầng 5, 99-101 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh
• Khu vực Hà Nội: Tầng 10, số 5 Điện Biên Phủ, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Hà Nội

Hoặc qua:

• Phone: 0911 357 447
• Email: info@apolatlegal.com
• Website: apolatlegal.com

Chia sẻ: