Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng và các nguyên tắc khi soạn hợp đông cần biết

1. Thế nào là soạn thảo hợp đồng

Soạn thảo hợp đồng là quá trình xác định các điều khoản được đưa ra sau khi hoàn tất thỏa thuận giữa các bên. Các điều khoản cần dựa trên các quy định pháp luật tương ứng, điều chỉnh mối quan hệ xác hội mà các bên đang xác lập. Một hợp đồng hoàn chỉnh và có tính pháp lý khi người trực tiếp soạn hợp đồng hiểu rõ về tính pháp lý và phạm vi áp dụng của hợp đồng.

Tiếp đến, người soạn thảo sẽ thực hiện bổ sung các nội dung chi tiết, chỉnh sửa bản hợp đồng. Sau đó, người soạn thảo kiểm tra, rà soát và đối chiếu lại điều khoản của hợp đồng với các quy định của pháp luật. Hợp đồng cần được nghiên cứu kỹ bởi các bên tham gia ký kết nhằm hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý có thể phát sinh sau khi ký kết.

2. Các kỹ năng cần có khi soạn thảo hợp đồng

Để thực hiện công việc soạn thảo hợp đồng, người soạn thảo cần có đủ kiến thức chuyên môn, có sự am hiểu và áp dụng linh hoạt các quy định của pháp luật vào các điều khoản. Bên cạnh đó, người soạn thảo hợp đồng cần có kỹ năng soạn thảo văn bản, phân tích vấn đề tốt.

2.1. Kỹ năng chuyên môn

Xét trên phương diện kỹ năng chuyên môn, người soạn hợp đồng cần đáp ứng được các yêu cầu sau đây:

• Người soạn thảo hợp đồng cần nắm chắc hệ thống quy định của pháp luật đối với việc điều chỉnh quan hệ xã hội bên trong hợp đồng. Đồng thời, người soạn hợp đồng cần có tư duy pháp lý vững chắc nhằm đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng
• Toàn bộ văn bản pháp luật được viện dẫn làm căn cứ pháp lý phải đang có hiệu lực pháp lý. Một quan hệ xã hội sẽ được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật, nó là sự kết hợp linh hoạt giữa bộ luật chung và bộ luật chuyên ngành. Do đó, để soạn thảo được hợp đồng đạt chuẩn, người soạn hợp đồng cần có khả năng áp dụng nhuần nhuyễn từng quy định vào từng bối cảnh.
• Đánh giá được toàn bộ các điều kiện để một hợp đồng có hiệu lực pháp luật để đảm bảo hợp đồng có hiệu lực. Nó bao gồm: Điều kiện năng lực pháp luật, năng lực hành vi của các chủ thể ký kết, mục đích giao kết hợp đồng.

2.2. Kỹ năng mềm

Bên cạnh kỹ năng chuyên môn, người soạn thảo hợp đồng cần trang bị những kỹ năng mềm quan trọng sau đây:

• Kỹ năng viết: Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng luôn cần sự cẩn trọng, chính xác. Do đó, người soạn thảo cần có khả năng viết tốt để đảm bảo tính chuyên môn, ngắn gọn lại dễ hiểu. Điều này tạo nên tính chuyên nghiệp và các bên ký kết có thể dễ dàng theo dõi, thực hiện cam kết trong hợp đồng một cách chính xác.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản: Toàn bộ các phần nội dung trong hợp đồng đều yêu cầu trình bày một cách khoa học và chuyên nghiệp. Do đó, người soạn hợp đồng cần có kỹ năng soạn thảo văn bản.
• Kỹ năng phân tích và đánh giá: Người soạn thảo cần có khả năng phân tích và đánh giá tính pháp lý của từng cam kết, yêu cầu cần thực hiện trong hợp đồng, lường trước các rủi ro hoặc hậu quả pháp lý có thể phát sinh trong mọi trường hợp.

3. Các vấn đề cơ bản cần có đối với một hợp đồng

Tiếp đến, chúng ta cần nắm rõ các vấn đề cơ bản cần có đối với một hợp đồng có tính pháp lý.

3.1. Đối tượng ký hợp đồng

Căn cứ tại Điều 116 Bộ Luật dân sự 2015: “ Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”

Căn cứ tại điều 385 Bộ Luật dân sự 2015 quy định: “ Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự, là chứng thư để xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên. Do đó, các bên thực hiện thống nhất tên gọi hợp đồng phù hợp với giao dịch vần thực hiện.”

Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa, trong hợp đồng cần ghi rõ quy chuẩn về đóng gói, xếp hàng, bảo quản. Thêm vào đó, số lượng, kích thước của hàng hóa cũng cần thỏa thuận rõ trong hợp đồng, đồng thời quy đổi ra đơn vị thống nhất giữa các bên để hạn chế các rủi ro tranh chấp về sau.

3.2. Giá trị, tiến độ và phương thức thanh toán của hợp đồng

• Trong hợp đồng cần ghi rõ giá trị hợp đồng bằng chữ và số. Đơn vị tiền tệ có thể là Đồng Việt Nam, tiền mặt hoặc giá trị quy đổi sang tiền quốc tế.
• Hợp đồng cần nêu rõ các quy định về tiền độ hoàn tất hợp đồng, thời hạn thực hiện chi tiết.
• Hợp đồng cần quy định rõ về phương thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản, quá trình thanh toán thực hiện trong 1 lần hoặc chia thành nhiều giai đoạn.

3.3. Giao, vận chuyển, nhận đối tượng hợp đồng và quyền sở hữu đối tượng hợp đồng

Đối với hợp đồng giao nhận hàng hóa, không thể tránh khỏi các rủi ro có thể phát sinh. Vì vậy, các bên khi ký kết hợp đồng cần nêu đầy đủ các thông tin như sau:

• Lịch trình giao hàng hoặc lịch trình cung cấp dịch vụ;
• Phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển do bên nào chịu.
• Chi phí bốc xếp của mỗi bên;
• Quy định lịch giao nhận hàng, chế tài đối với việc bên mua không nhận hàng; chế tài nếu bên bán không có hàng giao khi phương tiện chở hàng của bên mua đến;
• Trách nhiệm kiểm nhận phẩm chất, quy cách hàng hóa khi nhận hàng; các biểu mẫu, giấy tờ, biên bản xác nhận chất lượng hàng hóa.
• Các thủ tục giải quyết khi phát hiện hàng thiếu hoặc không đúng tiêu chuẩn chất lượng;
• Nghĩa vụ bồi thường;
• Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu đối với hàng hóa;

3.4. Chính sách bảo quản và bảo hiểm

Chính sách bảo quản và bảo hiểm sẽ xác định phạm vi trách nhiệm của người bảo hiểm đối với các rủi ro hoặc tổn thất của đối tượng bảo hiểm. Nó sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Phạm vi trách nhiệm bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm;
• Cam kết chịu trách nhiệm của bảo hiểm về việc bồi thường những tổn thất của đối tượng hợp đồng do một rủi ro gây ra;
• Nghĩa vụ trả phí bảo hiểm của bên được bảo hiểm cho bên bảo hiểm
• Quy định các điều khoản loại trừ nghĩa vụ bảo hiểm

3.5. Chính sách bảo hành (nếu có)

Quy định tại Khoản 1 Điều 419 Bộ Luật dân sự 2015;

Bên bán sẽ thực hiện các biện pháp bảo hành nếu xảy ra hư hỏng, bên mua có thể yêu cầu bồi thường thêm về các lỗi kỹ thuật xảy ra trong thời hạn bảo hành. Trong hợp đồng cần nêu rõ những trường hợp không được bảo hành.

3.6. Trở ngại khách quan

Để giảm thiểu được tối đa những tranh chấp hoặc bồi thường có thể phát sinh, hợp đồng cần nêu rõ các nội dung sau:

• Định nghĩa sự kiện bất khả kháng, trở ngại khách quan;
• Trách nhiệm của mỗi bên khi xảy ra các sự kiện này;

3.7. Các điều khoản miễn trừ

Quy định theo Bộ Luật dân sự 2015 và Luật thương mại 2005, trách nhiệm miễn trừ đối với các hành vi vi phạm quy định trong hợp đồng như sau:

• Xảy ra trường hợp miễn trách nhiệm mà các bên đã thoả thuận;
• Xảy ra sự kiện bất khả kháng;
• Hành vi vi phạm của một bên hoàn toàn do lỗi của bên kia;
• Hành vi vi phạm của một bên do thực hiện quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà các bên không thể biết được vào thời điểm giao kết hợp đồng.

3.8. Chế tài vi phạm hợp đồng

Các chế tài khi có sự vi phạm hợp đồng bao gồm:

• Buộc thực hiện đúng hợp đồng.
• Phạt vi phạm.
• Buộc bồi thường thiệt hại.
• Tạm ngừng thực hiện hợp đồng.
• Đình chỉ thực hiện hợp đồng.
• Huỷ bỏ hợp đồng.
• Các biện pháp khác do các bên thỏa thuận không trái với nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam, điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên và tập quán thương mại quốc tế.

3.9. Điều khoản về bên thứ ba

Theo Điều 415 và Điều 416 Bộ luật Dân sự 2015, quy định các trường hợp thực hiện hợp đồng vì lợi ích của người thứ ba và quyền từ chối của người thứ ba.

3.10. Khiếu nại, thỏa thuận các điều khoản phát sinh

Quy định tại Điều 318 Luật thương mại 2005, thời hạn khiếu nại, thỏa thuận các điều khoản phát sinh được nêu rõ như sau:

• Thời hạn 3 tháng kể từ ngày giao hàng, áp dụng cho khiếu nại về số lượng hàng hóa;
• Thời hạn 6 tháng kể từ ngày giao hàng, áp dụng với khiếu nại về chất lượng hàng hóa; trong trường hợp hàng hóa có bảo hành thì thời hạn khiếu nại là ba tháng, kể từ ngày hết thời hạn bảo hành;
• Thời hạn chín tháng kể từ ngày bên vi phạm phải hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc trong trường hợp có bảo hành thì kể từ ngày hết thời hạn bảo hành đối với khiếu nại về các vi phạm khác.

3.11. Cơ chế giải quyết tranh chấp

Đối với các tranh chấp phát sinh, đặc biệt là tranh chấp về thương mại quốc tế, các bên cần nêu rõ quy định cụ thể về luật áp dụng, cơ quan giải quyết tranh chấp và khoản chi phí mỗi bên có trách nhiệm chi trả.

4. Tại sao cần sử dụng dịch vụ soạn thảo hợp đồng

Để đảm bảo tính công bằng giữa các bên tham gia ký kết hợp đồng, người soạn thảo hợp đồng phải là người am hiểu kiến thức chuyên môn và có kỹ năng mềm tốt. Việc sử dụng dịch vụ soạn thảo hợp đồng từ Apolat Legal sẽ đảm bảo tính chính xác của hợp đồng, tránh toàn bộ các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện. Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau đây trước và trong quá trình soạn hợp đồng:

• Theo dõi sát sao quá trình thực hiện hợp đồng
• Nghiên cứu toàn bộ thông tin, tài liệu liên quan theo yêu cầu của doanh nghiệp để đưa ra giải pháp tối ưu nhất khi soạn thảo hợp đồng
• Tư vấn về các nội dung điều chỉnh
• Cung cấp các mẫu hợp đồng để khách hàng tham khảo
• Rà soát hợp đồng và sửa đổi các điều khoản trong hợp đồng
• Nhận ủy quyền, trực tiếp giải quyết tranh chấp hợp đồng.
• Đảm bảo loại bỏ các rủi ro pháp lý có thể xảy ra cho phía khách hàng
• Thực hiện ủy quyền công chứng hợp đồng cho khách hàng

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Nguyên tắc khi soạn thảo hợp đồng là gì? Có những nguyên tắc nào?

Hiện nay, hợp đồng được chia làm 3 loại, tuy nhiên các loại hợp đồng đều cần tuân thủ những nguyên tắc chung như sau:

• Nguyên tắc 1: Mỗi hợp đồng chỉ thực hiện để điều chỉnh duy nhất 1 quan hệ hợp đồng. Điều này nhằm tránh trường hợp nhầm lẫn hoặc sai sót thông tin
• Nguyên tắc 2: Toàn bộ nội dung trong hợp đồng phải được 2 bên cùng thỏa thuận và đi đến thống nhất. Nội dung cần được diễn đạt rõ ràng, chặt chẽ, dễ hiểu và trình bày khoa học.
• Nguyên tắc 3: Không sử dụng các ký hiệu đặc biệt, không sử dụng từ ngữ địa phương nhằm tránh các vấn đề hiểu sai trong quá trình thực hiện hợp đồng.
• Nguyên tắc 4: Các nội dung thỏa thuận được ghi nhận trong hợp đồng cần tuân thủ theo quy định của pháp luật. Khi xảy ra tranh chấp, pháp luật sẽ có trách nhiệm bảo vệ lợi ích của các bên.
• Nguyên tắc 5: Toàn bộ nội dung trong hợp đồng phải sử dụng từ ngữ chính xác.
• Nguyên tắc 6: Mặc dù pháp luật có quy định một số trường hợp không nhất thiết phải lập bằng văn bản, nhưng thực tế một số giao dịch nên soạn thảo bằng văn bản để đảm bảo quyền lợi khi có tranh chấp phát sinh.
• Nguyên tắc 7: Pháp luật quy định doanh sách các loại hợp đồng cần phải được công chứng để đảm bảo tính pháp lý. Ví dụ: hợp đồng mua bán về nhà đất, hợp đồng cho tặng đất, …
• Nguyên tắc 8: Cần bổ sung các thông tin có thể phát sinh dữ liệu trước, do thực tế có thể xảy ra các trường hợp ảnh hưởng tới quyền lợi và lợi ích của các bên tham gia ký kết hợp đồng.

5.2. Làm thế nào để soạn thảo hợp đồng kinh tế theo các nguyên tắc?

Hợp đồng kinh tế là loại hợp đồng ghi nhận sự thỏa thuận về việc trao đổi hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó,… với mục đích phát sinh lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh. Hợp đồng kinh tế sẽ luôn nêu rõ quyền và nghĩa vụ phát sinh giữa 2 bên cần phải thực hiện.

Công ty luật Apolat Legal cung cấp dịch vụ soạn thảo hợp đồng trọn gói, mang tới giải pháp toàn diện cho mọi quý khách hàng. Để tìm hiểu thêm thông tin về dịch vụ của chúng tôi, vui lòng liên hệ hotline (+84) 911 357 447.

Chia sẻ: