[Tổng hợp] 12+ kinh nghiệm thu hồi công nợ hiệu quả

1. Tìm hiểu về thu hồi công nợ

1.1. Khái niệm

Thu hồi công nợ là việc chủ nợ yêu cầu khách nợ của mình thực hiện thanh toán các khoản tiền, tài sản khác khi đến hạn hoặc quá hạn thanh toán theo thỏa thuận/ hợp đồng giữa chủ nợ và khách nợ, hoặc theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

1.2. Ý nghĩa

• Thu hồi công nợ giúp đảm bảo sự lành mạnh về tài chính của cá nhân và doanh nghiệp.
• Đảm bảo lợi nhuận của tài chính cá nhân, doanh nghiệp.
• Quyết định sự sống còn của cá nhân, doanh nghiệp và hạn chế những rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

2. 2 hình thức thu hồi công nợ hiện nay

Hiện này có rất nhiều hình thức thu hồi công nợ khác nhau với các ưu và nhược điểm riêng. Vì vậy bạn nên tìm hiểu chi tiết về mỗi hình thức để khi áp dụng vào thu hồi nợ sẽ thu được hiệu quả tốt nhất.

2.1. Thu hồi công nợ bằng pháp lý

Thu hồi công nợ bằng pháp lý là hình thức thu hồi nợ bằng việc thực hiện theo các quy định của pháp luật, căn cứ vào các điều khoản của thỏa thuận/hợp đồng đã ký kết để yêu cầu khách nợ thực hiện nghĩa vụ trả nợ. Cách thu hồi nợ này sẽ bao gồm Khởi kiện hoặc Tố giác thông qua thực hiện thủ tục tố tụng tại các cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án để buộc khách nợ trả nợ.

2.2. Thu hồi công nợ bằng thương lượng

Thu hồi công nợ bằng thương lượng là hình thức thu hồi nợ bằng việc sử dụng các kỹ năng tác động đến khách hàng về mặt tình cảm, tâm lý nhưng vẫn đảm bảo được mối quan hệ tối đẹp với khách nợ.

Cách thu hồi nợ này sẽ gồm các giai đoạn:

• Chuẩn bị đàm phán: nghiên cứu và đánh giá hồ sơ, tìm hiểu tình hình khách nợ, đặt ra các mục tiêu đàm phán.
• Tiếp xúc khách nợ: gọi điện thoại, gửi tin nhắn, email đặt lịch hẹn gặp trực tiếp với khách nợ. Lưu ý là hầu hết quá trình tiếp xúc khách nợ thường bị kéo dài nên mỗi quá trình thương lượng đều rất quan trọng.

3. Tổng hợp 12+ kinh nghiệm thu hồi công nợ hiệu quả

3.1. Xây dựng một chính sách chi trả minh bạch

Trước khi ký kết thỏa thuận/ hợp đồng, các bên giao dịch nên cùng trao đổi và thống nhất việc xây dựng chính sách chi trả rõ ràng minh bạch. Nội dung phải nêu rõ về thời hạn thanh toán, quy định về việc thanh toán bắt buộc chi trả đúng hạn và có mức phạt/bồi thường cụ thể nếu phát sinh trường hợp khách hàng thanh toán chậm hoặc không thực hiện thanh toán.

3.2. Chỉ định ngày cụ thể trên hóa đơn

Về thời hạn thanh toán trên hóa đơn, thay vì sử dụng các cụm từ chỉ khoảng thời gian như “thanh toán trong vòng 30 ngày” thì bạn nên dùng cụm từ chỉ mốc thời gian cụ thể như “hạn chót thanh toán vào ngày 30/6”.

3.3. Tạo một quy trình thu tiền chưa thu đầy đủ cho doanh nghiệp của bạn

Thu hồi công nợ là một công việc quan trọng với doanh nghiệp chứ không đơn thuần là một việc kiêm nhiệm. Do đó, công ty nên tạo một quy trình thu hồi nợ rõ ràng, chuyên nghiệp. Cần phân công cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng với các quy định cụ thể về thời gian, cách thức gửi thông báo/thư nhắc nhở hay gọi điện cho khách hàng.

3.4. Gửi hoá đơn cho khách hàng qua email

Thay vì gửi hóa đơn qua đường bưu điện tốn nhiều thời gian và chi phí thì bạn nên áp dụng việc gửi hóa đơn bằng email cho khách hàng. Nhờ vậy mà khách hàng sẽ nhanh chóng nhận được thông tin hơn và rút ngắn phần nào quá trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp.

3.5. Nên gọi điện thoại và gặp mặt trực tiếp

Nếu bạn đã gửi email cho khách hàng quá lâu nhưng không nhận được phản hồi thì hãy nhấc điện thoại lên và gọi ngay để hẹn gặp trực tiếp khách hàng. Lưu ý rằng trước khi thực hiện việc này thì bạn cần xem lại toàn bộ lịch sử giao dịch của khách và nên để những thông tin này bên cạnh trong lúc bạn trao đổi với khách.

3.6. Trình bày rõ ràng mục đích cuộc gọi

Để gia tăng khả năng thu hồi được công nợ, bạn nên lựa chọn liên hệ với người có quyền ra quyết định chi trả. Trường hợp không thể gặp trực tiếp được người này, bạn hãy trình bày ngắn gọn về mục đích cuộc gọi kèm với hạn chót thanh toán công nợ. Đừng quên nhắc người nghe máy ghi chú lại những thông tin vừa trao đổi và xác nhận lại nội dung này một lần nữa.

3.7. Giữ bình tĩnh khi trao đổi

Hãy đảm bảo bạn luôn giữ bình tình trong quá trình trao đổi với khách hàng, không nên la hét hay đe dọa dù khách hàng chưa chi trả được. Bởi lẽ, thái độ bình tĩnh sẽ giúp bạn kiểm soát được tình hình và có thể đưa ra quyết định đúng đắn nhất để xử lý tình huống trước mắt.

3.8. Yêu cầu ký cam kết

Sau khi trao đổi trực tiếp với khách hàng, bạn không nên vội vàng kết thúc cuộc trao đổi một cách qua loa mà phải yêu cầu khách hàng đưa ra một cam kết rõ ràng. Thay vì lời hứa hẹn của khách “sẽ thanh toán trong vài ngày tới”, bạn nên lập một bản cam kết cụ thể và cần khách hàng ký tên để xác nhận cam kết của mình.

3.9. Lưu trữ mọi giao dịch dưới dạng tài liệu

Mọi dữ liệu khi giao dịch với khách hàng từ email, thư, cuộc gọi, tin nhắn,… đều rất quan trọng. Vì vậy bạn nên lưu trữ toàn bộ những dữ liệu này để thuận tiện khi tìm hiểu hồ sơ khách hàng đồng thời sử dụng cho việc kiện tụng sau này nếu cần thiết.

3.10. Luôn luôn theo dõi khi khách hàng không tôn trọng cam kết thanh toán

Với các khách hàng giao dịch, bạn phải yêu cầu khách hàng thông báo sớm nếu họ không thể chi trả đúng hạn và cần đưa ra một cam kết khác về thời gian bạn có thể nhận được thanh toán. Đừng quên theo dõi cẩn thận tình hình thanh toán công nợ của mọi khách hàng giao dịch cùng doanh nghiệp để có thể kịp thời phát hiện những trường hợp khách không tôn trọng cam kết thanh toán và có biện pháp giải quyết hiệu quả hơn.

3.11. Hợp tác với tổ chức chuyên thu nợ

Trong trường hợp khách hàng đã quá hạn thanh toán 90 ngày và bạn đã dùng mọi cách để thu hồi công nợ nhưng không có hiệu quả thì bạn nên hợp tác với một tổ chức chuyên thu nợ uy tín.

3.12. Cải thiện khả năng cho nhân viên thu hồi nợ.

Nhân viên thu hồi nợ là những người sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện các công việc để thu hồi công nợ. Ngoài ra họ còn đóng vai trò cầu nối và giúp khách hàng nâng cao ý thức trong việc thanh toán nợ. Do đó, năng lực của đội ngũ nhân viên này rất quan trọng.

Nếu doanh nghiệp muốn công tác thu hồi nợ diễn ra hiệu quả, nhanh chóng thì nên cải thiện khả năng cho những nhân viên này. Những kiến thức cần bồi dưỡng như khả năng nắm vững tình hình khách hàng, kỹ năng giao tiếp ứng xử linh hoạt và mềm mỏng, khả năng kiềm chế bản thân và xử lý trong mọi tình huống,…

Như vậy Apolat Legal đã chia sẻ 12+ cách thu hồi công nợ nhanh chóng và hiệu quả mà công ty của bạn có thể áp dụng. Nếu cần được tư vấn thêm về các vấn đề pháp lý liên quan đến doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin dưới đây nhé.

Thông tin liên hệ:

• HCM: Tầng 5, 99-101 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Hồ Chí Minh.
• HN: Tầng 10, số 5 Điện Biên Phủ, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Hà Nội.
• Điện thoại: 0911 357 447
• Email: info@apolatlegal.com
• Website: apolatlegal.com

Chia sẻ: