Quy định về điều kiện cung cấp dữ liệu cá nhân

1. Phân biệt dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Hiện nay, để có thể bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách tốt nhất, việc nắm rõ khái niệm về dữ liệu cá nhân là một điều kiện tiên quyết. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 04 năm 2023 của Chính Phủ, Dữ liệu cá nhân là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể.

Trong đó, dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Theo quy định tại Khoản 3 và Khoản 4 Điều 2, dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm sẽ được phân loại như sau:

– Thứ nhất, dữ liệu cá nhân cơ bản bao gồm:

a) Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có);

b) Ngày, tháng, năm sinh; ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích;

c) Giới tính;

d) Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;

đ) Quốc tịch;

e) Hình ảnh của cá nhân;

g) Số điện thoại, số chứng minh nhân dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe, số mã số thuế cá nhân, số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế;

h) Tình trạng hôn nhân;

i) Thông tin về mối quan hệ gia đình (cha mẹ, con cái);

k) Thông tin về tài khoản số của cá nhân; dữ liệu cá nhân phản ánh hoạt động, lịch sử hoạt động trên không gian mạng;

l) Các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể không thuộc quy định tại khoản 4 Điều này.

– Thứ hai, dữ liệu cá nhân nhạy cảm là dữ liệu cá nhân gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân mà khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân gồm:

a) Quan điểm chính trị, quan điểm tôn giáo;

b) Tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án, không bao gồm thông tin về nhóm máu;

c) Thông tin liên quan đến nguồn gốc chủng tộc, nguồn gốc dân tộc;

d) Thông tin về đặc điểm di truyền được thừa hưởng hoặc có được của cá nhân;

đ) Thông tin về thuộc tính vật lý, đặc điểm sinh học riêng của cá nhân;

e) Thông tin về đời sống tình dục, xu hướng tình dục của cá nhân;

g) Dữ liệu về tội phạm, hành vi phạm tội được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật;

h) Thông tin khách hàng của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán, các tổ chức được phép khác, gồm: thông tin định danh khách hàng theo quy định của pháp luật, thông tin về tài khoản, thông tin về tiền gửi, thông tin về tài sản gửi, thông tin về giao dịch, thông tin về tổ chức, cá nhân là bên bảo đảm tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán;

i) Dữ liệu về vị trí của cá nhân được xác định qua dịch vụ định vị;

k) Dữ liệu cá nhân khác được pháp luật quy định là đặc thù và cần có biện pháp bảo mật cần thiết.

2. Khi nào được cung cấp dữ liệu cá nhân?

Bên cạnh việc thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân, cá nhân có thể thực hiện việc yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của bản thân theo quy định của pháp luật. Theo quy định tại Khoản 1,2,3 Điều 14 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 04 năm 2023 của Chính Phủ, việc cung cấp dữ liệu cá nhân được quy định cụ thể như sau:

1. Chủ thể dữ liệu được yêu cầu Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân cung cấp cho bản thân dữ liệu cá nhân của mình.
2. Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân:
   1. Được cung cấp dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu cho tổ chức, cá nhân khác khi có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
   2. Thay mặt chủ thể dữ liệu cung cấp dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu cho tổ chức hoặc cá nhân khác khi chủ thể dữ liệu đồng ý cho phép đại diện và ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Việc cung cấp dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu được Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện trong 72 giờ sau khi có yêu cầu của chủ thể dữ liệu, trừ trường hợp luật có quy định khác.

3. Các trường hợp không được cung cấp dữ liệu cá nhân

Mặc dù pháp luật đã có những quy định về cung cấp dữ liệu cá nhân, tuy nhiên, trên thực tế, nhằm đảm bảo việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân, sẽ có những trường hợp không được phép cung cấp dữ liệu cá nhân.

Cụ thể, theo quy định tại Khoản 4 Điều 14 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 04 năm 2023 của Chính Phủ, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân không cung cấp dữ liệu cá nhân trong trường hợp:

a) Gây tổn hại tới quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội;

b) Việc cung cấp dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu có thể ảnh hưởng tới sự an toàn, sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của người khác;

c) Chủ thể dữ liệu không đồng ý cung cấp, cho phép đại diện hoặc ủy quyền nhận dữ liệu cá nhân.

4. Nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân

Hiện nay, việc xử lý dữ liệu cá nhân và đặc biệt là bảo vệ dữ liệu cá nhân đang là một trong những quy định pháp luật vô cùng quan trọng. Đối với việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, việc thực hiện phải được tuân thủ nghiêm ngặt theo các nguyên tắc mà pháp luật quy định.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 04 năm 2023 của Chính Phủ, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

1. Dữ liệu cá nhân được xử lý theo quy định của pháp luật.
2. Chủ thể dữ liệu được biết về hoạt động liên quan tới xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.
3. Dữ liệu cá nhân chỉ được xử lý đúng với mục đích đã được Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Bên thứ ba đăng ký, tuyên bố về xử lý dữ liệu cá nhân.
4. Dữ liệu cá nhân thu thập phải phù hợp và giới hạn trong phạm vi, mục đích cần xử lý. Dữ liệu cá nhân không được mua, bán dưới mọi hình thức, trừ trường hợp luật có quy định khác.
5. Dữ liệu cá nhân được cập nhật, bổ sung phù hợp với mục đích xử lý.
6. Dữ liệu cá nhân được áp dụng các biện pháp bảo vệ, bảo mật trong quá trình xử lý, bao gồm cả việc bảo vệ trước các hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và phòng, chống sự mất mát, phá hủy hoặc thiệt hại do sự cố, sử dụng các biện pháp kỹ thuật.
7. Dữ liệu cá nhân chỉ được lưu trữ trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích xử lý dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
8. Bên Kiểm soát dữ liệu, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân phải chịu trách nhiệm tuân thủ các nguyên tắc xử lý dữ liệu được quy định từ khoản 1 tới khoản 7 Điều này và chứng minh sự tuân thủ của mình với các nguyên tắc xử lý dữ liệu đó.

5. Tư vấn về quy trình và điều kiện cung cấp, lưu trữ dữ liệu cá nhân

Để có thể bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách tốt nhất, việc nắm rõ quy trình cũng như điều kiện cung cấp, lưu trữ dữ liệu cá nhân là một điều kiện vô cùng quan trọng. Trong đó, theo quy định tại Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 04 năm 2023 của Chính Phủ, quy trình và điều kiện cung cấp, lưu trữ dữ liệu cá nhân được quy định cụ thể như sau:

5.1 Quy trình và điều kiện cung cấp dữ liệu cá nhân

Căn cứ theo Khoản 2, 4 Điều 14 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 04 năm 2023 của Chính Phủ, cá nhân có quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân với các điều kiện sau:

– Thứ nhất, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân sẽ cung cấp dữ liệu cá nhân khi:

a) Được cung cấp dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu cho tổ chức, cá nhân khác khi có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

b) Thay mặt chủ thể dữ liệu cung cấp dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu cho tổ chức hoặc cá nhân khác khi chủ thể dữ liệu đồng ý cho phép đại diện và ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Thứ hai, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân không cung cấp dữ liệu cá nhân trong trường hợp:

a) Gây tổn hại tới quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội;

b) Việc cung cấp dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu có thể ảnh hưởng tới sự an toàn, sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của người khác;

c) Chủ thể dữ liệu không đồng ý cung cấp, cho phép đại diện hoặc ủy quyền nhận dữ liệu cá nhân.

Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện để được cung cấp dữ liệu cá nhân, theo quy định tại Điều 14  Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 04 năm 2023 của Chính Phủ, việc yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân sẽ được thực hiện theo quy trình như sau:

Bước 1: Chủ thể thực hiện việc yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân theo 02 hình thức sau:

a) Chủ thể dữ liệu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác đến trụ sở Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân.

Người tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân yêu cầu điền các nội dung vào Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân.

Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin không biết chữ hoặc bị khuyết tật không thể viết yêu cầu thì người tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm giúp điền các nội dung vào Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân;

b) Gửi Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân theo Mẫu số 01, 02 tại Phụ lục của Nghị định này qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính, fax đến Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

Trong đó, cần lưu ý, phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân phải được thể hiện bằng tiếng Việt gồm các nội dung chính sau đây:

a) Họ, tên; nơi cư trú, địa chỉ; số chứng minh nhân dân, thể căn cước công dân hoặc số hộ chiếu của người yêu cầu; số fax, điện thoại, địa chỉ thư điện tử (nếu có);

b) Dữ liệu cá nhân được yêu cầu cung cấp, trong đó chỉ rõ tên văn bản, hồ sơ, tài liệu;

c) Hình thức cung cấp dữ liệu cá nhân;

d) Lý do, mục đích yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân.

Trường hợp yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân quy định tại khoản 2 Điều này thì phải kèm theo văn bản đồng ý của cá nhân, tổ chức liên quan.

Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân

a) Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân và theo dõi quá trình, danh sách cung cấp dữ liệu cá nhân theo yêu cầu;

b) Trường hợp dữ liệu cá nhân được yêu cầu không thuộc thẩm quyền thì Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân nhận được yêu cầu phải thông báo và hướng dẫn tổ chức, cá nhân yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền hoặc thông báo rõ ràng việc không thể cung cấp dữ liệu cá nhân.

Bước 3: Giải quyết yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân

Khi nhận được yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân hợp lệ, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân có trách nhiệm cung cấp dữ liệu cá nhân thông báo về thời hạn, địa điểm, hình thức cung cấp dữ liệu cá nhân; chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax (nếu có) và phương thức, thời hạn thanh toán; thực hiện việc cung cấp dữ liệu cá nhân theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều này.

Việc cung cấp dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu được Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện trong 72 giờ sau khi có yêu cầu của chủ thể dữ liệu, trừ trường hợp luật có quy định khác.

5.2 Quy trình và điều kiện lưu trữ dữ liệu cá nhân

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 26 Nghị định số 53/2022/NĐ-CP ngày 15 tháng 08 năm 2022 của Chính Phủ, Dữ liệu phải lưu trữ tại Việt Nam khi đạt các điều kiện sau:

a) Dữ liệu về thông tin cá nhân của người sử dụng dịch vụ tại Việt Nam;

b) Dữ liệu do người sử dụng dịch vụ tại Việt Nam tạo ra: Tên tài khoản sử dụng dịch vụ, thời gian sử dụng dịch vụ, thông tin thẻ tín dụng, địa chỉ thư điện tử, địa chỉ mạng (IP) đăng nhập, đăng xuất gần nhất, số điện thoại đăng ký được gắn với tài khoản hoặc dữ liệu;

c) Dữ liệu về mối quan hệ của người sử dụng dịch vụ tại Việt Nam: bạn bè, nhóm mà người sử dụng kết nối hoặc tương tác.

Đối với quy trình về lưu trữ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam, căn cứ theo quy định tại Khoản 6 Điều 26 Nghị định số 53/2022/NĐ-CP ngày 15 tháng 08 năm 2022 của Chính Phủ, trình tự, thủ tục yêu cầu lưu trữ dữ liệu, đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện như sau:

Bước 1: Bộ trưởng Bộ Công an ra quyết định yêu cầu lưu trữ dữ liệu, đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam;

Bước 2: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao thuộc Bộ Công an thông báo, hướng dẫn, theo dõi, giám sát, đôn đốc doanh nghiệp thực hiện yêu cầu lưu trữ dữ liệu, đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam; đồng thời, thông báo cho các cơ quan liên quan để thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo thẩm quyền;

Bước 3: Trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày Bộ trưởng Bộ Công an ra quyết định, các doanh nghiệp quy định tại điểm a khoản 3 Điều 26 của Nghị định này phải hoàn thành lưu trữ dữ liệu, đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Trên đây là những tư vấn của Apolat Legal về quy định về điều kiện cung cấp dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật. Hiện nay, theo pháp luật nói chung và đặc biệt là trong quá trình bảo vệ dữ liệu cá nhân, việc nắm rõ các quy định về cung cấp dữ liệu cá nhân và xử lý dữ liệu cá nhân là một trong những hoạt động vô cùng quan trọng.

Chia sẻ: