Thủ Tục Xin Cấp, Gia Hạn Và Cấp Lại Giấy Phép Hoạt Động Dịch Vụ Việc Làm Tại Việt Nam (Phần 2) 

Dịch vụ việc làm là một ngành nghề kinh doanh có điều kiện tại Việt Nam, đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt về cơ sở vật chất, nhân sự mà còn phải tuân thủ trình tự thủ tục pháp lý khi xin cấp, gia hạn hoặc cấp lại Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm. Trong phần đầu của bài viết, chúng tôi đã phân tích các điều kiện mà nhà đầu tư nước ngoài cần đáp ứng để được phép đầu tư vào lĩnh vực này tại Việt Nam. Tiếp nối nội dung đó, phần 2 này sẽ đi sâu vào phân tích trình tự, thủ tục thực hiện các bước pháp lý quan trọng, bao gồm: thủ tục xin cấp mới, gia hạn, cũng như cấp lại Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm trong trường hợp bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi thông tin. Những nội dung này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và vận hành hiệu quả trong thực tiễn.

1. Trình tự, thủ tục xin cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm:

Bước 1: Doanh nghiệp gửi 01 bộ hồ sơ như liệt kê bên dưới đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đề nghị cấp giấy phép:

Thành phần hồ sơ xin cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm, bao gồm: 

(1) Văn bản đề nghị cấp giấy phép của doanh nghiệp theo Mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP;

(2) Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu Giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê địa điểm đáp ứng đủ điều kiện xin cấp phép như nêu tại Điều 14.1 Nghị định số 23/2021/NĐ-CP. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm bản sao các tài liệu khác theo yêu cầu của Sở Nội vụ gồm:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của tòa nhà nơi đặt trụ sở;
• Giấy phép xây dựng hợp lệ của công trình xây dựng (trong trường hợp tòa nhà được xây dựng mới hoặc cải tạo);
• Trường hợp bên cho thuê địa điểm có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài, cá nhân này phải có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận thuộc diện miễn giấy phép lao động còn hiệu lực theo quy định pháp luật Việt Nam.

(3) Giấy chứng nhận tiền ký quỹ hoạt động dịch vụ việc làm theo Mẫu số 03 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP;

(4) Bản lý lịch tự thuật của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo Mẫu số 04 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP. Lưu ý, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm phải ký nháy từng trang bên cạnh việc ký tên tại trang cuối.

(5) Phiếu lý lịch tư pháp số 1 theo quy định pháp luật về lý lịch tư pháp của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trường hợp người đại diện là người nước ngoài không thuộc đối tượng cấp phiếu lý lịch tư pháp số 1 thì được thay thế bằng phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài. Lưu ý tài liệu này được cấp trước ngày nộp hồ sơ không quá 06 tháng. Văn bản bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt, chứng thực và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

(6) Bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu bằng cấp chuyên môn đáp ứng đủ điều kiện xin cấp phép như nêu tại Điều 14.3(c) Nghị định số 23/2021/NĐ-CP hoặc một trong các văn bản chứng minh thời gian trực tiếp làm chuyên môn hoặc quản lý dịch vụ việc làm hoặc cung ứng lao động của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như sau:

• Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc đế đối chiếu hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, giao nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu quyết định bổ nhiệm (đối với người làm việc theo chế độ bổ nhiệm) hoặc văn bản công nhận kết quả bầu (đối với người làm việc theo chế độ bầu cử) của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với trường hợp là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm).

Lưu ý: Các văn bản quy định tại khoản này là văn bản của nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt, chứng thực và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật.

Bước 2: Thẩm định và cấp phép

Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ qua hệ thống trực tuyến, Sở Nội vụ sẽ sắp xếp lịch với doanh nghiệp để tiến hành thẩm định tại chỗ tại trụ sở công ty. Nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện theo yêu cầu, Sở Nội vụ sẽ gửi giấy biên nhận với ngày hẹn trả kết quả trong thời hạn 07 ngày làm việc và cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm theo đó. Trường hợp, Sở Nội vụ không cấp Giấy phép thì có văn bản trả lời doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

2. Thời hạn Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm:

Thời hạn tối đa của Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm là 60 tháng. Giấy phép được gia hạn nhiều lần, mỗi lần gia hạn tối đa là 60 tháng. Khi cấp lại giấy phép, thời hạn tối đa bằng thời hạn còn lại của giấy phép đã được cấp trước đó.

Tuy nhiên, để được gia hạn giấy phép doanh nghiệp phải bảo đảm các điều kiện sau:

(1) Bảo đảm các điều kiện xin cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm quy định tại Điều 14 Nghị định số 23/2021/NĐ-CP. Vui lòng tham khảo thêm bài viết “Điều Kiện Để Nhà Đầu Tư Nước Ngoài Hoạt Động Trong Lĩnh Vực Dịch Vụ Việc Làm Tại Việt Nam: Cơ Hội Và Thách Thức”;

(2) Không thuộc trường hợp bị thu hồi giấy phép theo quy định tại Điều 21 Nghị định số 23/2021/NĐ-CP, gồm:

• Chấm dứt hoạt động dịch vụ việc làm theo đề nghị của doanh nghiệp;
• Doanh nghiệp giải thể hoặc bị Tòa án ra quyết định tuyên bố phá sản;
• Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác sử dụng giấy phép;
• Bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ việc làm từ 03 lần trong khoảng thời gian tối đa 36 tháng kể từ ngày bị xử phạt lần đầu tiên hoặc cố tình không chấp hành quyết định xử phạt;
• Doanh nghiệp có hành vi giả mạo các văn bản trong hồ sơ đề nghị cấp, gia hạn, cấp lại giấy phép hoặc tẩy xóa, sửa chữa nội dung giấy phép đã được cấp;
• Không đảm bảo một trong các điều kiện quy định tại Điều 14 Nghị định số 23/2021/NĐ-CP;
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài không đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam theo quy định tại Điều 151 của Bộ luật Lao động năm 2019.

(3) Tuân thủ đầy đủ chế độ báo cáo quy định tại Nghị định số 23/2021/NĐ-CP;

(4) Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép được gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ) trước thời điểm hết hạn của giấy phép ít nhất 20 ngày làm việc.

3. Trình tự, thủ tục xin gia hạn Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm:

Bước 1: Doanh nghiệp gửi 01 bộ hồ sơ như liệt kê bên dưới đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đề nghị gia hạn giấy phép:

Thành phần hồ sơ xin gia hạn Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm, bao gồm: 

(1) Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép của doanh nghiệp theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP;

(2) Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu Giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê địa điểm đáp ứng đủ điều kiện xin cấp phép như nêu tại Mục 1.(2) trên.

(3) Nếu doanh nghiệp đề nghị gia hạn giấy phép đồng thời thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, bao gồm các tài liệu như nêu tại Mục 1.(4)(5) và (6) trên, như sau:

• Bản lý lịch tự thuật của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo Mẫu số 04 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP;
• Phiếu lý lịch tư pháp số 1 được cấp trước ngày nộp hồ sơ không quá 06 tháng; và
• Bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu bằng cấp chuyên môn đáp ứng đủ điều kiện xin cấp phép hoặc một trong các văn bản chứng minh thời gian trực tiếp làm chuyên môn hoặc quản lý dịch vụ việc làm hoặc cung ứng lao động của người đại diện theo pháp luật.

Bước 2: Xử lý hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ qua hệ thống trực tuyến, Sở Nội vụ sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện theo yêu cầu, Sở Nội vụ sẽ gửi giấy biên nhận với ngày hẹn trả kết quả trong thời hạn 05 ngày làm việc và cấp gia hạn Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm theo đó. Trường hợp, Sở Nội vụ không gia hạn Giấy phép thì có văn bản trả lời doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

4. Trình tự, thủ tục xin cấp lại Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm:

Doanh nghiệp đề nghị cấp lại giấy phép trong các trường hợp sau đây:

a) Thay đổi một trong các nội dung của giấy phép đã được cấp, gồm: tên doanh nghiệp; địa chỉ trụ sở chính nhưng vẫn trên địa bàn cấp tỉnh đã cấp giấy phép; người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;

b) Giấy phép bị mất;

c) Giấy phép bị hư hỏng không còn đầy đủ thông tin trên giấy phép;

d) Thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa bàn cấp tỉnh khác so với nơi đã được cấp giấy phép.

Trình tự, thủ tục xin cấp lại Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm đối với trường hợp nêu tại điểm a), b), c) như sau: 

Bước 1: Doanh nghiệp gửi 01 bộ hồ sơ như liệt kê bên dưới đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đề nghị cấp lại giấy phép:

Thành phần hồ sơ xin cấp lại Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm, bao gồm: 

(1) Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP;

(2) Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu Giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê địa điểm đáp ứng đủ điều kiện xin cấp phép như nêu tại Mục 1.(2) trên, đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính nhưng vẫn trên địa bàn cấp tỉnh đã cấp giấy phép;

(3) Bản lý lịch tự thuật của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo Mẫu số 04 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP; Phiếu lý lịch tư pháp số 1 được cấp trước ngày nộp hồ sơ không quá 06 tháng; và Bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu bằng cấp chuyên môn đáp ứng đủ điều kiện xin cấp phép hoặc một trong các văn bản chứng minh thời gian trực tiếp làm chuyên môn hoặc quản lý dịch vụ việc làm hoặc cung ứng lao động của người đại diện theo pháp luật như nêu tại Mục 1.(4)(5) và (6) trên, đối với trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;

(4) Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm đã được cấp trước đó đối với trường hợp quy định tại điểm a) hoặc điểm c) nêu trên.

Bước 2: Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ qua hệ thống trực tuyến, Sở Nội vụ sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện theo yêu cầu, Sở Nội vụ sẽ gửi giấy biên nhận với ngày hẹn trả kết quả trong thời hạn 05 ngày làm việc và cấp lại Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm theo đó. Trường hợp, Sở Nội vụ không cấp lại Giấy phép thì có văn bản trả lời doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Trình tự, thủ tục xin cấp lại Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm đối với trường hợp nêu tại điểm d) như sau: 

Bước 1: Doanh nghiệp gửi 01 bộ hồ sơ như liệt kê bên dưới đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính mới để đề nghị cấp lại giấy phép:

Thành phần hồ sơ xin cấp lại Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm, bao gồm: 

(1) Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 23/2021/NĐ-CP;

(2) Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu Giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê địa điểm đáp ứng đủ điều kiện xin cấp phép như nêu tại Mục 1.(2) trên.

(3) Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm đã được cấp nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính trước đây.

Bước 2: Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ qua hệ thống trực tuyến, Sở Nội vụ sẽ kiểm tra hồ sơ. Tiếp đến:

• Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đảm bảo theo quy định, Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính mới có văn bản đề nghị Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đã được cấp giấy phép cung cấp bản sao hồ sơ đề nghị cấp giấy phép và xác nhận về các điều kiện không bị thu hồi giấy phép của doanh nghiệp.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản của Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính mới, Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đã được cấp giấy phép có ý kiến trả lời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian hoạt động tại địa bàn và gửi kèm bản sao hồ sơ đề nghị cấp giấy phép của doanh nghiệp cho Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính mới.
• Trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi giấy phép theo Điều 21.1 Nghị định số 23/2021/NĐ-CP, cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định thu hồi và thông báo cho Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính mới;
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản của Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đã được cấp giấy phép, cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, cấp lại giấy phép đối với doanh nghiệp; trường hợp không cấp lại giấy phép thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Việc xin cấp, gia hạn hoặc cấp lại Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm là một quy trình pháp lý chặt chẽ, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ các điều kiện và thời hạn theo quy định tại Nghị định số 23/2021/NĐ-CP. Trong bối cảnh pháp luật Việt Nam ngày càng hoàn thiện và hội nhập, việc nắm bắt đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tiết kiệm thời gian, chi phí xử lý hồ sơ và tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ việc làm. Đây là bước đi cần thiết để khẳng định uy tín và năng lực chuyên môn trong mắt đối tác, người lao động và cơ quan quản lý nhà nước.

Ngày viết bài: 20/07/2025

Bài viết liên quan

1. Kinh doanh dịch vụ việc làm: Điều kiện bắt buộc đối với nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam
2. Điều kiện để nhà đầu tư nước ngoài hoạt động dịch vụ việc làm tại Việt Nam

Chia sẻ: