Một mâu thuẫn, một tranh chấp khi không thể giải quyết bằng các biện pháp thương lượng, hòa giải mà phải đưa nhau ra tòa án, trọng tài sẽ tốn thời gian và tiền bạc của đôi bên. Thông thường, thời hạn giải quyết một tranh chấp hợp đồng tại Việt Nam thông qua Tòa Án là 400 kể từ ngày nộp hồ sơ khởi kiện cho đến lúc thực thi phán quyết, tất nhiên, tranh chấp càng kéo dài, các bên càng tốn nhiều thời gian và các chi phí có liên quan.
Xuất phát từ thực trạng trên, những năm gần đây xu hướng lựa chọn các phương thức giải quyết tranh chấp ngoài tòa án, trọng tài ngày càng được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Hòa giải thương mại là một trong các phương thức được lựa chọn phổ biến khi các bên xảy ra tranh chấp và không thể tự thương lượng với nhau, nhưng không muốn tiến hành các thủ tục tố tụng phức tạp, tốn kém về thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, cũng nhiều quan điểm cho rằng hòa giải lại là một rào cản về thủ tục và làm tốn thời gian khi các bên phải thực hiện thủ tục hòa giải thương mại trước khi mang vụ việc tranh chấp ra xét xử tại Tòa án hay Trọng tài trong trường hợp các bên “lỡ” ghi nội dung hòa giải vào điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng. Liệu đây có phải là một rào cản khiến các bên tốn thêm nhiều thời gian cho việc xử lý vụ tranh chấp? Bên dưới là một số nội dung để hiểu rõ hơn về thủ tục hòa giải thương mại theo quy định của pháp luật hiện hành.
1. Hòa giải thương mại là gì?
Tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 22/2017/NĐ-CP quy định về Hòa giải thương mại định nghĩa rằng: “Hòa giải thương mại là phương thức giải quyết tranh chấp thương mại do các bên thỏa thuận và được hòa giải viên thương mại làm trung gian hòa giải hỗ trợ giải quyết tranh chấp theo quy định của Nghị định này.”
Từ định nghĩa trên có thể thấy hòa giải thương mại có các đặc điểm sau:
(i) Thứ nhất: Hòa giải thương mại là một trong các phương thức giải quyết tranh chấp phi tố tụng. Tính phi tố tụng được thể hiện thông qua việc tiến hành hòa giải thương mại hoàn toàn đến từ sự tự nguyện, thỏa thuận giữa các bên. Theo đó, các bên hoàn toàn có quyền được thỏa thuận về việc lựa chọn tổ chức hòa giải thương mại, hòa giải viên thương mại, quy tắc hòa giải; trình tự, thủ tục hòa giải. Khác với việc giải quyết tranh chấp thông qua Tòa án – nơi mà các bên buộc phải tuyệt đối tuân thủ các trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.
(ii) Thứ hai: Hòa giải thương mại có sự tham gia của một bên thứ ba giúp các bên thỏa thuận với nhau về các nội dung giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bên thứ ba này chỉ đóng vai trò trung gian hỗ trợ để các bên có thể tìm ra được giải pháp tốt nhất giải quyết tranh chấp và kết quả hòa giải đều do các bên hoàn toàn quyết định.
Do đó, hòa giải thương mại có những đặc điểm khác biệt so với các loại hình hòa giải khác như hòa giải tại tòa án, hòa giải đất đai hay hòa giải lao động.
2. Điều kiện giải quyết tranh chấp bằng hòa giải thương mại?
Để hòa giải thương mại được diễn ra, các bên phải xác lập thỏa thuận hòa giải. Thỏa thuận hòa giải có thể được xác lập dưới hình thức điều khoản hòa giải trong hợp đồng hoặc dưới hình thức thỏa thuận riêng và phải được xác lập bằng văn bản.
Ngoài ra, theo quy định tại Điều 6 Nghị định 22/2017/NĐ-CP, thỏa thuận hòa giải có thể được xác lập trước, sau khi xảy ra tranh chấp hoặc tại bất cứ thời điểm nào của quá trình giải quyết tranh chấp. Do đó, các bên có thể linh động tiếp cận phương thức hòa giải thương mại khi có nhu cầu vào bất cứ thời gian nào.
3. Hiểu về quy trình hòa giải thương mại?
Một quy trình hòa giải thường bao gồm 05 giai đoạn như sau:
(i) Giai đoạn chuẩn bị: Thông thường, tại giai đoạn chuẩn bị thì các bên trong tranh chấp sẽ tiến hành chọn ra hòa giải viên thương mại theo lời mời, giới thiệu từ bên thứ ba hay được chỉ định. Sau đó, hòa giải viên thương mại sẽ tiến hành liên lạc với các bên để tiến hành thu thập các thông tin về vụ việc, cung cấp thông tin cho các bên về quy trình đàm phán, vai trò của hòa giải viên và tác dụng và chức năng của hòa giải cũng như sắp xếp về thời gian, địa điểm cho buổi hòa giải, tiền phí, kế hoạch hòa giải sơ bộ,…
(ii) Giai đoạn mở đầu: Trước khi vào giai đoạn này, hòa giải viên phải đảm bảo đã nhận được đầy đủ thông tin, tài liệu từ các bên và đã giới thiệu đầy đủ thông tin của hòa giải viên cho các bên cũng như tạo ra một bầu không khí thoải mái để có thể tiến hành buổi hòa giải. Ngoài ra, hòa giải viên sẽ nêu và thông qua quy trình hòa giải, các nguyên tắc cơ bản của buổi hòa giải như: hòa giải viên chỉ đóng vai trò hỗ trợ, tính bảo mất của buổi hòa giải,… Cũng tại giai đoạn này, các bên sẽ trình bày tóm tắt lại vụ việc đồng thời nêu lên các vấn đề tranh chấp cũng như các yêu cầu của mình
(iii) Giai đoạn khai thác thông tin: Bắt đầu khi giai đoạn mở đầu kết thúc và cũng là giai đoạn quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của buổi hòa giải. Trong giai đoạn này, hòa giải viên sẽ đưa ra một lịch trình cụ thể để các bên tiến hành buổi hòa giải. Hòa giải viên, có thể xác định chính xác vấn đề là gì, mối quan tâm của các bên và từ đó có thể nêu ra được phương án giải quyết thông qua các phiên họp chung, phiên họp riêng (tùy thuộc về tình hình thực tế và nhu cầu của mỗi bên tham gia).
(iv) Giai đoạn đàm phán: Thông thường, các bên đã sẵn sàng và đã chuẩn bị đầy đủ những điều khoản, điều kiện giải quyết tranh chấp và tiến hành đưa ra các lời đề nghị cho bên còn lại. Kết quả của giai đoạn này là cơ sở để các bên xác lập biên bản hòa giải. Tuy nhiên, đây là một giai đoạn vô cùng khó khăn bởi lẽ quá trình thảo luận, đàm phán giữa các bên có thể đi vào ngõ cụt bất cứ lúc nào. Những trường hợp như thế đòi hỏi hòa giải viên phải có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý tình huống để điều phối cuộc thảo luận và giữ bình tĩnh cho các bên.
(v) Giai đoạn kết thúc: Khi các bên đã thống nhất ý kiến (đạt được hòa giải thành hoặc hòa giải không thành). Trong trường hợp đại được kết quả hòa giải thành, hòa giải viên sẽ lập biên bản hòa giải ghi nhận những thỏa thuận giữa các bên và cùng đại diện hợp pháp giữa các bên ký để xác lập tính có hiệu lực của biên bản hòa giải. Ngược lại, trường hợp hòa giải không thành thì các bên có thể yêu các bên có quyền tiếp tục hòa giải hoặc yêu cầu Trọng tài hoặc Tòa án giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật.
Lưu ý: Sau khi thỏa thuận đã được các bên ký một cách hợp lệ, việc thực thi thỏa thuận hòa giải thành là vấn đề quan trọng. Đa số trường hợp khi các bên đã đạt được một kết quả hòa giải thì sẽ tự nguyện thi hành bởi lẽ chính các bên là người quyết định và tạo lập ra thỏa thuận đó. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có một số trường hợp một bên không tự nguyện thi hành thì bên còn lại vẫn được phép yêu cầu Tòa án công nhận kết quả hòa giải thành theo quy định tại điều 16 Nghị định 22/2017/NĐ-CP và đáp ứng đầy đủ các điều kiện, tuân thủ theo trình tự, thủ tục quy định từ điều 416 đến 419 của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
4. Ưu, nhược điểm của hòa giải thương mại?
Ưu điểm: Việc lựa chọn phương thức hòa giải thương mại sẽ mang đến cho các bên nhiều lợi ích so với các phương thức giải quyết tranh chấp khác. Các bên tham gia không tốn quá nhiều thời gian để chuẩn bị cho buổi hòa giải như thời gian, địa điểm, quy trình, tài liệu, nội dung buổi hòa giải, họp kín,… vì đã có hòa giải viên đứng ra sắp xếp và tạo ra một quy trình giải quyết tranh chấp phù hợp nhất và nhanh nhất. Đây là điểm khác biệt so với đàm phán khi mà các bên sẽ khó khăn hơn trong việc chuẩn bị một buổi gặp mặt đầy đủ và chi tiết như vậy.
Ngoài ra, bí mật kinh doanh và thông tin vụ tranh chấp sẽ được đảm bảo giữ bí mật. Điều này giúp cho các bên tham gia buổi hòa giải có thể an tâm hơn khi những tranh chấp của họ không bị công khai, tránh ảnh hưởng đến uy tín của họ, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn hay được niêm yết trên sàn chứng khoán.
Một ưu điểm được xem là nổi bật nhất của hòa giải thương mại là “công lý” do các bên tự định đoạt, bên thứ ba – với kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng điều hành buổi hòa giải – chỉ là cầu nối giúp các bên có thể dễ dàng hơn đi đến một thỏa thuận hòa giải để giải quyết tranh chấp. Thỏa thuận hòa giải này sẽ có hiệu lực ràng buộc đối với các bên khi được Tòa án có thẩm quyền công nhận. Tuy nhiên, phần lớn các trường hợp các bên sẽ tự giác thực hiện thỏa thuận vì thỏa thuận này được xác lập dựa trên ý chí chung của các bên.
Bên cạnh đó, chi phí cho buổi hòa giải được đánh giá là hợp lý so với các phương thức giải quyết tranh chấp khác như Tòa án, Trọng tài. Ngoài ra, việc giải quyết tranh chấp bằng hòa giải thương mại còn là cơ sở để các bên có thể duy trì mối quan hệ hợp tác trong tương lai.
Nhược điểm: Xuất phát từ bản chất thỏa thuận hòa giải do các bên quyết định nên việc hòa giải có thể tiến hành và đạt được kết quả hay không hoàn toàn phụ thuộc vào thiện chí hợp tác giữa các bên trong vụ tranh chấp. Đồng thời, vài trò của hòa giải viên là vô cùng quan trọng trong việc sắp xếp, điều phối, khai thác triệt để thông tin và giữ cho buổi hòa giải diễn ra một cách ôn hòa để các bên có thể đạt được một thỏa thuận hòa giải. Do đó, sự thành công của buổi hòa giải còn phụ thuộc vào kinh nghiệm, sự bình tĩnh và kỹ năng cần thiệt của hòa giải viên.
Tóm lại, với tất cả nội dung đã trình bày nêu trên, có thể thấy rằng hòa giải thương mại là một cơ chế giải quyết tranh chấp vô cùng tiện lợi và mang tính khả thi. Không nên xem đây là một rào cản trong quá trình giải quyết tranh chấp mà nên xem đây là một cơ hội để các bên có thể tìm được tiếng nói chung.
