Những lưu ý khi thực hiện thủ tục gia hạn và điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Luật Thương mại năm 2005 cho phép thương nhân nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép. Theo đó, Điều 9.1 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài nên văn phòng đại diện cần lưu ý để thực hiện thủ tục gia hạn trong khoảng thời gian hợp lý.  

Ngoài ra, trong suốt quá trình hoạt động của văn phòng đại diện, nếu rơi vào một trong các trường hợp phải điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thì thương nhân nước ngoài cần lưu ý để thực hiện thủ tục điều chỉnh này theo quy định. Do đó, trong trường hợp thương nhân nước ngoài gia hạn, điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện cần lưu ý những vấn đề như sau: 

1. Gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Điều 21 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định thương nhân nước ngoài được gia hạn giấy phép khi hết thời hạn được quy định trong giấy phép, theo đó, Điều 23.1 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định hồ sơ gia hạn giấy phép phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép hết hạn.  

Ngoài ra, Điều 22 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định hồ sơ gia hạn giấy phép bao gồm giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài được hợp pháp hoá lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài. Do đó, thương nhân nước ngoài cần lưu ý thời hạn để chuẩn bị các tài liệu phù hợp theo quy định. 

2. Điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định các trường hợp thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh giấy phép như sau: 

• Thay đổi tên/địa chỉ trụ sở của thương nhân ở nước ngoài; 

• Thay đổi Trưởng văn phòng đại diện hoặc thay đổi bất kỳ thông tin nào của Trưởng văn phòng đại diện được ghi nhận trên giấy phép như: thông tin hộ chiếu, căn cước công dân, …. 

• Thay đổi tên gọi của văn phòng đại diện; 

• Thay đổi nội dung hoạt động của văn phòng đại diện; 

• Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong cùng một tỉnh, thành phố. 

Ngoài ra, Điều 17.1 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định thương nhân phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi nêu trên.  

Trong trường hợp thương nhân nước ngoài không kịp thời điều chỉnh giấy phép có thể bị xử phạt từ 20.000.000 VNĐ đến 40.000.000 VNĐ đối với hành vi không làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 67.2.d Nghị định 98/2020/NĐ-CP và Điều 1.2 Nghị định 24/2025/NĐ-CP.  

Ngoài ra Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định thủ tục gia hạn và thủ tục điều chỉnh giấy phép là hai thủ tục độc lập với nhau nên trong trường hợp thương nhân có nhu cầu nộp hồ sơ gia hạn và điều chỉnh giấy phép cùng một lúc có khả năng sẽ không được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, theo đó, thương nhân nước ngoài phải thực hiện riêng lẻ đối với hai thủ tục này. Trên đây là các nội dung thương nhân nước ngoài cần lưu ý khi gia hạn và điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện. 

Bài viết liên quan:

1/ Một số lưu ý khi xin cấp giấy phép lao động cho người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài

2/ Bổ nhiệm người nước ngoài làm đại diện pháp luật theo diện di chuyển nội bộ: Yêu cầu về cư trú, chức danh, giấy phép

3/ Tại Sao Văn Phòng Đại Diện Của Thương Nhân Nước Ngoài Cần Phải Mở Tài Khoản Ngân Hàng

Chia sẻ: