Trong bối cảnh bùng phát của đại dịch Covid-19, làm việc từ xa (hay làm việc tại nhà) đã trở thành phương án phổ biến được nhiều công ty lựa chọn để vừa đảm bảo an toàn cho người lao động và, mặt khác, vừa giúp hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn. Theo một khảo sát, trước khi đại dịch Covid-19 bùng phát, nhiều tổ chức trên thực tế đã áp dụng chính sách làm việc từ xa. Tuy nhiên, khi dịch bệnh bùng phát, tỷ lệ các tổ chức áp dụng chính sách làm việc từ xa đã gia tăng nhanh chóng và hiện có gần 88% tổ chức trên thế giới triển khai chính sách làm việc từ xa.
Mặc dù mô hình làm việc từ xa được thúc đẩy và trở nên “thời thượng” phần lớn nhờ vào những chính sách giãn cách xã hội mà các quốc gia áp dụng trong đại dịch, có một điều khó phủ nhận rằng đại diện đã làm thay đổi văn hóa làm việc trong nhiều lĩnh vực và làm việc từ xa có thể sẽ trở thành một mô hình làm việc “thông thường” ở nhiều tổ chức kể cả sau khi dịch bệnh đã được kiểm soát. Thực vậy, một thống kê cho thấy 60% số người được khảo sát vẫn mong muốn tiếp tục làm việc từ xa kể cả sau khi các hạn chế của đại dịch được các chính phủ dỡ bỏ.
Làm việc từ xa đã xóa bỏ giới hạn về không gian giữa môi trường công sở và không gian cá nhân của người lao động. Vì vậy, cách thức làm việc từ xa đã đặt ra thách thức mới cho các doanh nghiệp trong việc bảo vệ các quyền sở hữu trí tuệ của mình khi mà công việc không còn được thực hiện tại chính văn phòng của công ty. Mặc dù sự phát triển của công nghệ từ lâu đã giúp các doanh nghiệp đạt đến mức độ số hóa đáng kể trong vận hành, tuy nhiên diễn biến quá nhanh của tình hình dịch bệnh đã khiến quá trình số hóa này phải “bức tốc” nhanh hơn mức độ mà quy trình quản trị của hầu hết doanh nghiệp có thể thích ứng kịp trong thời gian ngắn.
Trong bối cảnh tính “bảo mật” là một trong những điều kiện bắt buộc phải duy trì để một thông tin được bảo hộ dưới dạng bí mật kinh doanh, một vài thực tiễn nêu bên dưới, điều có thể dễ dàng bắt gặp khi người lao động làm việc tại nhà, đã đặt ra nhiều rủi ro cả về mặt pháp lý và quản trị đến người sử dụng lao động, ví dụ:
- Công việc được thực hiện trên thiết bị cá nhân của người lao động (như điện thoại, máy tính xách tay, …) thông qua các giao thức kết nối không được bảo mật phù hợp (ví dụ dử dụng wifi công cộng). Điều này có thể khiến các tài sản trí tuệ của doanh nghiệp trở nên dễ bị xâm phạm bởi các cuộc tấn công mạng.
- Công việc, các cuộc họp nội bộ hoặc cuộc gọi công việc có thể được thực hiện ở các không gian chung có mặt của các bên khác như thành viên gia đình, bạn cùng phòng hay khách của người lao động. Việc thực hiện công việc vốn có thể liên quan đến tài sản trí tuệ của doanh nghiệp ở các không gian chung như vậy khiến các thông tin mật của doanh nghiệp bị đặt ở trạng thái rất dễ tiếp cận, dù là chủ động hoặc bị động, bởi các bên khác cùng sử dụng không gian chung đó.
- Một số chính sách về bảo vệ bí mật kinh doanh của doanh nghiệp được thực thi lỏng lẻo hơn và ít khắt khe hơn khi người lao động làm việc từ xa. Ví dụ, làm việc từ xa có thể buộc người lao động phải mang một số tài liệu từ công ty về nhà riêng để phục vụ công việc mà những tài liệu này trước đây vốn chỉ được phép truy cập trực tiếp tại văn phòng. Vấn đề này xuất phát từ thực tế rằng rất nhiều chính sách của các doanh nghiệp hiện tại vẫn được xây dựng trên ý tưởng về một gian làm việc truyền thống có bức tương ngăn cách “cứng”.
Do đó, doanh nghiệp buộc phải có các phản ứng phù hợp để bảo vệ bí mật kinh doanh của mình trong một mô hình làm việc mới. Một số hành động mà doanh nghiệp có thể cân nhắc bao gồm:
- Tăng cường đào tạo cho các nhân sự đang làm việc từ xa về chính sách sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp và liên tục nhắc lại về tầm quan trọng của các chính sách này;
- Yêu cầu nhân sự làm việc từ xa phải làm việc trên các thiết bị do công ty cung cấp, nếu phương án này khả thi với doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, nếu doanh nghiệp buộc phải cho phép người lao động sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc, các thiết bị này nên được yêu cầu đáp ứng một số tiêu chuẩn nhất định, ví dụ thiết bị phải được cài đặt phần mềm chống virus và chỉ được cài đặt các phần mềm được cấp phép hợp pháp;
- Triển khai các công cụ lưu trữ bảo mật để quản lý các thông tin của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp chỉ nên sử dụng các phần mềm mà phần mềm đó yêu cầu người lao động phải đăng nhập thông qua email do doanh nghiệp cấp hoặc yêu cầu chữ ký điện tử để truy cập các tập tin đính kèm. Việc lưu trữ các thông tin bảo mật của doanh nghiệp trên các nền tảng lưu trữ trực tuyến đáng tin cậy giúp doanh nghiệp kiểm soát được việc truy cập, điều chỉnh, tải về các thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng, trong khi vẫn đảm bảo được tính xuyên suốt và bảo mật của thông tin. Trong thời đại công nghệ, các tài sản trí tuệ nên được bảo mật bằng cả các biện pháp công nghệ;
- Trong trường hợp người lao động là những người đam mê công nghệ và sử dụng nhiều thiết bị công nghệ hỗ trợ tại nhà như trợ lý ảo thông minh (Google Home hoặc Alexa), các thiết bị trợ lý ảo này nên được tắt khi các công việc của doanh nghiệp đang được thực hiện gần đó. Lý do là vì các thiết bị này có thể đang ở chế độ thu thập thông tin và lắng nghe môi trường xung quanh;
- Giúp cho người lao động nhận thức được rằng, mặc dù thành viên trong gia đình hoặc bạn cùng phòng của họ có thể không cố ý chiếm đoạt thông tin mật của công ty, người lao động cũng buộc phải thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo vệ tính “bí mật” của thông tin vì đặc tính “bí mật” là một yêu cầu bắt buộc của pháp luật để thông tin đó được xem là “bí mật kinh doanh”;
- Tất cả các chính sách sở hữu trí tuệ mới nên được phản ánh vào chính nội quy lao động, quy chế làm việc nội bộ, quy chế bảo mật, hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan khác của doanh nghiệp để đảm bảo cơ sở pháp lý của các giải pháp đặt ra.
Làm việc từ xa hay làm việc tại nhà, trong thời gian đại dịch, đã dần chứng minh được những lợi ích và tính khả thi khi áp dụng vào các môi trường làm việc hiện đại. Do đó, khả năng một doanh nghiệp lựa chọn chuyển sang mô hình làm việc từ xa toàn thời gian cho một vị trí công việc hoặc một mô hình kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc tại nhà ngày càng trơ nên rõ ràng và thực tế hơn. Trong bối cảnh đó, “tường thành” bảo vệ các tài sản trí tuệ của doanh nghiệp không chỉ còn giới hạn bởi không gian văn phòng của chính họ. Tường thành đó giờ đây có thể là ở bất kì nơi nào. Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn gìn giữ tốt các tài sản trí tuệ do mình dày công đầu tư, doanh nghiệp cần bắt đầu định hình và củng cố cho bức tường đó ngay từ bây giờ.
