(Phần 2: Các lưu ý khi xây dựng, ban hành và áp dụng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc)
Các yếu tố cần lưu ý và cân nhắc khi xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc:
Theo quy định tại BLLĐ 2019 và các văn bản hướng dẫn có liên quan, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc không được quy định cụ thể và bắt buộc về hình thức cũng như các nội dung cơ bản cần thiết phải có. Điều này vừa là trở ngại, vừa là lợi thế cho NSDLĐ khi có thể xây dựng Quy chế theo ý chí và mong muốn quản lý chủ quan của mình. Tuy nhiên, để Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc được chấp thuận bởi cơ quan có thẩm quyền, dễ dàng áp dụng và áp dụng hiệu quả thì NSDLĐ cần quan tâm và cân nhắc đến các yếu tố được đề xuất và đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn như dưới đây trong quá trình xây dựng và cụ thể hóa bằng văn bản Quy chế này:
1. Trước tiên, bất kỳ văn bản nào chứa đựng nội dung vi phạm điều cấm của pháp luật sẽ không được cơ quan có thẩm quyền công nhận, không có hiệu lực thi hành hoặc sẽ bị hủy bỏ bởi cơ quan có thẩm quyền khi có tranh chấp phát sinh kể cả khi văn bản đó được ban hành đúng quy trình. Do vậy, điều kiện tiên quyết để Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc có hiệu lực toàn phần là không chứa đựng bất kỳ nội dung vi phạm điều cấm của pháp luật hoặc bị pháp luật hạn chế hoặc thận trọng hơn là không có nội dung pháp luật chưa cho phép và không quy định khi chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định.
2. Bên cạnh đó, xuất phát từ bản chất như một “đạo luật” điều chỉnh trực tiếp hành vi, hoạt động, quá trình thực hiện công việc, công tác của NLĐ và là công cụ quản lý hợp pháp của NSDLĐ đối với NLĐ thì Nội quy lao động và Thỏa ước lao động tập thể (nếu có) sẽ có giá trị áp dụng ưu tiên trước nhất khi điều chỉnh các vấn đề liên quan đến lao động. Vì vậy, bên cạnh việc đáp ứng các quy định pháp luật, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc còn phải phù hợp, nhất quán và có thể bổ trợ cho các quy định tại Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể (nếu có). Việc xây dựng các văn bản quản lý NLĐ nội bộ phù hợp, không có điều khoản đối nghịch và nhất quán với các quy định, quy chế khác do NSDLĐ ban hành trước đó cũng như phù hợp với kế hoạch/định hướng phát triển kinh doanh của NSDLĐ cũng là một vấn đề quan trong cần được xem xét.
3. Ngoài ra, như đã đề cập, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc không bị ràng buộc về mặt hình thức lẫn nội dung. Đây được xem là lợi thế mà “hiếm khi” pháp luật về lao động trao cho NSDLĐ. Do đó, NSDLĐ có thể tận dụng điều này để xây dựng các tiêu chí đánh giá NLĐ thích hợp nhất với các đặc thù, đặc tính riêng biệt trong lĩnh vực kinh doanh và văn hóa của doanh nghiệp mình.
4. Đối với nhóm công việc có đặc tính định lượng được như bán hàng, tham gia hoạt động sản xuất, chăm sóc khách hàng, NSDLĐ nên cụ thể hóa các chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ bằng những con số, tỷ lệ nhất định phù hợp với mỗi vị trí, chức danh mà NLĐ đảm nhiệm. Tuy nhiên, cách thức nêu trên sẽ gây ra nhiều khó khăn hơn cho NSDLĐ khi đánh giá NLĐ làm công việc có đặc tính định tính như các công việc về du lịch, kế toán, pháp lý, thiết kế, nghệ thuật, phục vụ, … Khi đó, NSDLĐ nên cân nhắc đến các yếu tố kết quả thực hiện công việc, thời gian xử lý, khối lượng công việc hoặc sự sáng tạo hoặc phản hồi/đánh giá của khách hàng đối với NLĐ, … để xây dựng tiêu chí đánh giá chuẩn xác. Những tiêu chí đánh giá này nên là những tiêu chí được đúc kết trong quá trình hoạt động thực tế của doanh nghiệp để có thể phản ánh được chính xác nhất được mức độ hoàn thành công việc của NLĐ.
5. Yếu tố “thường xuyên không hoàn thành công việc” là yếu tố cần được chú trọng và làm rõ tại Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Trong trường hợp nào NLĐ sẽ bị xem là không đạt, không hoàn thành công việc và việc này được lặp đi lặp lại bao nhiêu lần trong thời gian bao lâu sẽ bị xem là thường xuyên không hoàn thành công việc. Các vấn đề tại đây nếu không rõ ràng, cụ thể sẽ khó khăn khi áp dụng hoặc xảy ra tranh chấp với NLĐ trong những tình huống thực tế. NSDLĐ được khuyến nghị rằng việc xác định NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc để có bất kỳ hành động nào chỉ nên được xem xét khi mà NLĐ không đạt định mức công việc ít nhất từ lần thứ hai trở lên trong một khoảng thời gian giới hạn hợp lý.
6. Với mỗi vị trí, chức danh công việc khác nhau nên có những tiêu chí, cấp độ đánh giá riêng thay vì “cào bằng” để tạo ra sự khách quan. Thêm vào đó, trong quá trình xây dựng Quy chế, NSDLĐ nên thu thập, tham khảo thêm các ý kiến, đề xuất của NLĐ, NLĐ thuộc cấp quản lý và các tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (bao gồm Công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện người lao động tại doanh nghiệp) để có đánh giá khách quan, đa chiều và đạt được sự đồng thuận của NLĐ trong quá trình áp dụng và thực hiện.
7. Để Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc có thể tối ưu các chức năng, NSDLĐ cần phân loại các nhóm và mức độ hành vi tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động nhất định được quy định tại Nội quy lao động đã được đăng ký hợp pháp. Trong trường hợp này, Nội quy lao động của NSDLĐ phải đề cập, dẫn chiếu đến Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc như một phần gắn liền, không thể thiếu của Nội quy lao động.
8. Xin đề cập thêm rằng, một số yếu tố khác mà NSDLĐ cũng nên quan tâm để hoàn thiện hơn Quy chế giá mức độ hoàn thành công việc như tham khảo thêm các tiêu chí đánh giá NLĐ trên thị trường lao động tương đương nhằm tạo ra sự phù hợp, hài hòa trong các tiêu chí đánh giá của mình; nên quy định rõ ràng các mức độ hoàn thành công việc gắn liền với hình thức khen thưởng, kỷ luật tương ứng để dễ dàng theo dõi và thực hiện; các yếu tố về thái độ làm việc, tính tuân thủ kỷ luật, tính sáng tạo và quan hệ với cấp trên và đồng nghiệp có thể xem xét như một tiêu chí đánh giá.
Việc xây dựng và hoàn thiện một Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc hoàn chỉnh, phù hợp và nhận được sự đồng thuận của NLĐ sẽ tạo ra nhiều giá trị cho NSDLĐ, bao gồm: (i) là công cụ để NSDLĐ đánh giá, xác định năng lực của NLĐ khi cần thiết dựa trên cơ sở xác thực, không ảnh hưởng đến tâm lý chung của NLĐ khác và hoạt động kinh doanh của NSDLĐ; (ii) thúc đẩy NLĐ làm việc hiệu quả để không bị sàng lọc hoặc được công nhận và khen thưởng; (iii) bảo vệ và giảm thiểu rủi ro gánh chịu hậu quả pháp lý bất lợi của doanh nghiệp trong các tranh chấp, khiếu nại, khiếu kiện của NLĐ.
Một số lưu ý khi ban hành và áp dụng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc:
Để áp dụng được Quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ do NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc thì bên cạnh việc xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc với các tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng, NSDLĐ còn phải ban hành và áp dụng công khai Quy chế này theo trình tự, thủ tục nhất định. Một trong số các trình tự, thủ tục mà NSDLĐ phải thực hiện đó là tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đối với bản dự thảo Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc trước khi quyết định ban hành để áp dụng. Thủ tục tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở được thực hiện thông qua hình thức đối thoại tại nơi làm việc. Thành phần tham gia đối thoại tại nơi làm việc sẽ bao gồm đại diện của NSDLĐ, NLĐ hoặc tổ chức đại diện NLĐ. Thông thường, tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở tham gia đối thoại là Công đoàn cơ sở. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa thành lập Công đoàn cơ sở thì Công đoàn cấp trên trực tiếp (hay còn gọi là Liên đoàn lao động cấp quận/huyện) sẽ thực hiện vai trò thay thế.
Để bắt đầu giai đoạn đối thoại, NSDLD có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị kèm theo bản dự thảo Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc đến tổ chức đại diện NLĐ để tham khảo ý kiến. Khi đó, tổ chức đại diện NLĐ sẽ tiến hành tổ chức đối thoại theo quy định pháp luật để lấy ý kiến của tập thể NLĐ đối với dự thảo Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc và tổng hợp thành văn bản để gửi cho NSDLĐ. Dựa trên các ý kiến được tổng hợp này, NSDLĐ và NLĐ sẽ thảo luận, trao đổi và đi đến thống nhất các nội dung. Tuy nhiên, trên thực tế đối với các doanh nghiệp chưa thành lập Công đoàn cơ sở thì thông thường NSDLĐ sẽ trực tiếp tổ chức thu thập ý kiến hoặc ghi nhận xác nhận từ NLĐ, từ đó có cơ sở để đề nghị Công đoàn cấp trên trực tiếp xem xét và chấp thuận dự thảo Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc.
Sau khi nhận được sự đồng thuận của NLĐ cũng như sự chấp thuận của tổ chức đại diện NLĐ, NSDLĐ quyết định ban hành bản Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc hoàn chỉnh. Đồng thời, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc hoàn chỉnh được thông báo đến từng bộ phận trong doanh nghiệp để áp dụng công khai và thống nhất.
Kết luận:
Mặc dù BLLĐ 2019 có hiệu lực thay thế BLLĐ 2012 đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định để bảo vệ tốt hơn quyền lợi của NSDLĐ, trong đó phải kể đến việc luật hóa chế định “Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc” để làm rõ hơn quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NSDLĐ khi NLĐ không hoàn thành công việc theo thỏa thuận tại HĐLĐ. Tuy nhiên, pháp luật về lao động nói chung và thực tiễn xét xử tại Việt Nam nói riêng vẫn được xây dựng và áp dụng trên tinh thần bảo vệ bên yếu thế hơn trong quan hệ lao động là NLĐ. Do đó, chúng tôi khuyến nghị rằng trong mọi hành động, quyết định liên quan đến việc xây dựng và vận dụng Quy chế này trong việc quản lý, điều hành hoặc chấm dứt mối quan hệ lao động, NSDLĐ cần cân nhắc, thận trọng và đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định và tuân thủ nghiêm ngặt trình tự, thủ tục thực hiện. Trong trường hợp cần thiết, NSDLĐ nên tham vấn ý kiến của luật sư trước khi tiến hành để hạn chế tối đa các thiệt hại phát sinh.
Tác giả: My Nguyễn
