Hiện nay, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là một trong những hình thức hiện diện thương mại tại Việt Nam ngày càng được nhiều thương nhân nước ngoài lựa chọn bởi hoạt động, chức năng của loại hình này đơn giản, chủ yếu là tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Theo đó, Luật Thương mại 2005 quy định văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động sinh lời trực tiếp tại Việt Nam, đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài sẽ không phát sinh bất kỳ nguồn thu hợp pháp nào từ hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Mặc dù vậy, văn phòng đại diện cũng cần phải mở và sử dụng tài khoản thanh toán tại Việt Nam bởi một số lý do sau đây:
1. Thanh toán các chi phí cho hoạt động của văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 17 Luật Thương Mại 2005 thì văn phòng đại diện có một số quyền cơ bản sau đây:
- Thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép;
- Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Như vậy, mặc dù văn phòng đại diện không có phát sinh nguồn thu nhưng trong quá trình hoạt động thì sẽ có phát sinh rất nhiều chi phí liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện cần phải thanh toán như lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, chi phí thuê văn phòng, chi phí cho các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng, và các chi phí liên quan khác. Do đó, văn phòng đại diện cần thiết phải có tài khoản thanh toán tại Việt Nam để thuận tiện cho việc chi trả các chi phí phát sinh cho hoạt động của văn phòng đại diện và đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý ngoại hối tại Việt Nam.
2. Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về quản lý ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam
Đối với các chi phí của văn phòng đại diện nêu trên chủ yếu phát sinh từ các giao dịch tại Việt Nam và với các chủ thể là các cá nhân, tổ chức cư trú tại Việt Nam. Mà theo quy định về hạn chế sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam thì tất cả các giao dịch, thanh toán của người cư trú không được thực hiện bằng ngoại hối.
Theo đó, để việc thanh toán các chi phí hoạt động của văn phòng đại diện được thực hiện tuân thủ theo quy định pháp luật về ngoại hối và được ghi nhận hợp lệ vào chi phí của văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện phải có một tài khoản thanh toán riêng tại Việt Nam để nhận tiền (ngoại hối) từ công ty mẹ ở nước ngoài. Sau đó, khi có nhu cầu thanh toán các chi phí hoạt động của văn phòng đại diện thì sẽ sử dụng tài khoản thanh toán của văn phòng đại diện để thực hiện các thanh toán bằng đồng Việt Nam.
Hiện nay, có một số văn phòng đại diện vẫn chưa có tài khoản thanh toán riêng mà thanh toán trực tiếp từ công ty mẹ vào tài khoản của các cá nhân, tổ chức tại Việt Nam cho các chi phí hoạt động của văn phòng đại diện. Do đó, trong khi pháp luật Việt Nam hiện nay đã quy định rõ ràng về việc mở và sử dụng tài khoản thanh toán của văn phòng đại diện mà không bị hạn chế, gây khó khăn như trước đây, các văn phòng đại diện này cần lưu ý tuân thủ đúng pháp luật Việt Nam nhằm hạn chế các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai đối với Văn phòng đại diện cũng như các nhân sự nhận chi phí trực tiếp từ công ty mẹ.
3. Dễ dàng hơn cho thương nhân nước ngoài theo dõi, quản lý các chi phí của văn phòng đại diện tại Việt Nam
Ngoài các vấn đề nêu trên, văn phòng đại diện cũng cần lưu ý rằng tài khoản thanh toán của văn phòng đại diện sẽ không được phép dùng để nhận thay Công ty mẹ bất kỳ khoản thanh toán nào của các đối tác Việt Nam bởi nó chỉ được sử dụng vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
Với các lý do nêu trên cùng với Thông tư 02/2019/TT-NHNN sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 23/2014/TT-NHNN ngày 19/8/2014 của ngân hàng nhà nước Việt Nam hướng dẫn việc mở và sử dụng tài khoản thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có hiệu lực kể từ ngày 01/02/2019 đã quy định rõ về đối tượng được mở và sử dụng tài khoản thanh toán, trong đó, các tổ chức không có tư cách pháp nhân như văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cũng được phép mở và sử dụng. Theo đó, thủ tục thực hiện sẽ đơn giản hơn, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các văn phòng đại mở tài khoản thanh toán cho mình. Do đó, các văn phòng đại diện nên tiến hành mở tài khoản thanh toán để thuận tiện cho hoạt động của mình hơn và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luât Việt Nam.
