Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là “Văn Phòng Đại Diện”) là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam. Khi gia nhập vào thị trường Việt Nam, thương nhân nước ngoài có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau để tham gia. Tuy nhiên, thành lập Văn Phòng Đại Diện là một bước thử nghiệm tối ưu giúp thương nhân nước ngoài tiết kiệm chi phí, tránh những rủi ro từ các thủ tục tại địa phương như không áp dụng thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không có báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập…. trong giai đoạn đầu khi gia nhâp. Với chức năng tăng cường và hỗ trợ thương nhân nước ngoài tìm kiếm khách hàng, xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác địa phương, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, thương nhân nước ngoài thường cử người lao động đã làm việc tại thương nhân nước ngoài trong một gian dài, hiểu rõ sản phẩm của công ty đang kinh doanh sang Việt Nam để đảm nhiệm vị trí Trưởng Văn Phòng Đại Diện, điều hành hoạt động của Văn Phòng Đại Diện hoặc làm người lao động của Văn Phòng Đại Diện tại Việt Nam. Người lao động nước ngoài trong trường hợp này được xem là người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp.
Nghĩa vụ bảo hiểm xã hội đối với người lao động nước ngoài trong trường hợp di chuyển nội bộ
Bảo hiểm xã hội là một chính sách trong hệ thống an sinh xã hội được nhà nước đặc biệt quan tâm để bảo đảm quyền lợi cho người lao động trên cơ sở đóng góp của người lao động và người sử dụng lao động. Bản chất của bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm bù đắp một phần hoặc thay thế thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết trên cơ sở đóng góp vào quỹ bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức thực hiện. Tuy nhiên, người lao động là đối tượng khác nhau sẽ có các chính sách bảo hiểm xã hội khác nhau. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị Định 143/2018/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động nước ngoài: “Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.” Đối với trường hợp người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, người lao động nước ngoài ký kết hợp đồng lao động với thương nhân nước ngoài và không thuộc đối tượng phải xin cấp giấy phép lao động theo quy định tại Khoản 3 Điều 7 Nghị Định 152/2020/NĐ-CP: “Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại thế giới, bao gồm: kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa giải trí và vận tải..”
Do đó người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Đối với bảo hiểm y tế, đối tượng tham gia bảo hiểm y tế là người lao động làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 03 tháng trở lên, hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Mức đóng Bảo hiểm y tế hàng tháng bằng 4,5% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc (tiền lương tháng), trong đó người sử dụng lao động đóng 3%; người lao động đóng 1,5%. Theo đó, đối tượng tham gia bảo hiểm y tế không có sự phân biệt đối với người lao động là công dân Việt Nam hay người lao động nước ngoài. Ngoài ra, tại Khoản 2 Điều 1 Luật Bảo hiểm xã hội 2008 sửa đổi bổ sung 2014 (gọi tắt là “Luật BHYT 2004”) quy định tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam thuộc đối tượng điều chỉnh của Luật BHYT 2004. Vì vậy, chúng tôi cho rằng người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ nếu làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng có thời hạn từ 03 tháng trở lên cũng thuộc đối tượng điều chỉnh của Luật BHYT 2004 và phải tham gia bảo hiểm y tế theo quy định pháp luật.
Tuy nhiên, theo Công văn số 288/BHXH-QLT ngày 18/02/2020 của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh, bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn các đơn vị sử dụng lao động trên Thành phố Hồ Chí Minh rằng người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp không thuộc đối tượng đóng bảo hiểm y tế kể từ tháng 01/02/2020. Cùng quan điểm với Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ chí minh, tại phần giải đáp chính sách online trên Cổng Thông Tin Điện Tử Chính Phủ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng nhận định rằng người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm y tế bởi vì người lao động nước ngoài tại Việt Nam không phải đối tượng được quy định cụ thể tham gia bảo hiểm y tế theo Điều 12 Luật BHYT 2004 và Nghị định 146/2018/ NĐ-CP ngày 17/10/2018 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHYT chưa quy định rõ cơ chế áp dụng đối với nhóm đối tượng này. Tuy nhiên, công văn không phải là văn bản quy bản quy phạm pháp luật mà chỉ là văn bản hành chính thông thường mang tính nội bộ hoặc áp dụng theo khu vực, địa phương. Do đó, theo quan điểm của chúng tôi, để tránh rủi ro trong việc xác định nghĩa vụ bảo hiểm xã hội đối với người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ, Văn Phòng Đại Diện nên gửi văn bản tham vấn ý kiến đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi Văn Phòng Đại Diện đặt trụ sở để xin ý kiến, trao đổi trước về quan điểm để có cơ sở thực hiện phù hợp theo quy định.
Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ
Không khác biệt so với những chủ thể khác, người nước ngoài sinh sống và làm việc tại Việt Nam sẽ phải thực hiện thủ tục kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, để xác định mức thuế thu nhập cá nhân phải nộp của người nước ngoài, cần xác định tình trạng cư trú của người nước ngoài (cư trú hoặc không cư trú).
Đối với người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ được xác định là cư trú tại Việt Nam, Văn Phòng Đại Diện thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân tương tự như người lao động Việt Nam.
Đối với người lao động nước ngoài không cư trú tại Việt Nam, thực tế diễn ra trường hợp này là người lao động (thường là Trưởng Văn phòng đại diện) là người nước ngoài di chuyển nội bộ nhưng không có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên và không có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam nên thuộc trường hợp cá nhân không cư trú theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 2 Nghị Định 65/2013/NĐ-CP. Chúng ta có thể xem xét nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ trong hai trường hợp như sau:
- Trường hợp 1: Người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ không cư trú tại Việt Nam nhưng phát sinh thu nhập tại Việt Nam, Văn Phòng Đại Diện thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với khoản tiền lương/ tiền công phát sinh tại Việt Nam.
- Trường hợp 2: Người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ không cư trú tại Việt Nam và không phát sinh bất kỳ thu nhập nào tại Việt Nam, không được hưởng tiền lương/ tiền công cho công việc thực hiện ở Việt Nam. Theo đó, người nước ngoài không thuộc đối tượng chịu thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 7 của Nghị Định 126/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/10/2020, Văn Phòng Đại Diện vẫn phải thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động nước ngoài hàng quý cho dù có phát sinh trả thu nhập chịu thuế hay không. Mặt khác, tại Công văn số 2393/TCT-DNNCN ngày 01/07/2021 của Tổng Cục thuế về việc kê khai thuế thu nhập cá nhân, chỉ trường hợp tổ chức, cá nhân phát sinh trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân thì mới thuộc diện kê khai thuế thu nhập cá nhân. Do đó, trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân thì không thuộc diện điều chỉnh của Luật thuế thu nhập cá nhân. Theo đó, tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân tháng/quý nào thì không phải khai thuế thu nhập cá nhân của tháng/quý đó.
Đối với trường hợp này, theo quan điểm của chúng tôi, Công văn 2393 chỉ có giá trị tham khảo và Văn Phòng Đại Diện có thể giải trình theo Công văn 2393 để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính trong trường hợp chưa thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động nước ngoài kể từ ngày 01/07/2020 đến thời điểm hiện tại. Sau đó, Văn Phòng Đại Diện nên thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động nước ngoài cho dù có phát sinh trả thu nhập chịu thuế hay không theo quy định của Nghị Định 126/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, đối với việc kê khai không phát sinh thu nhập tại Việt Nam, trong thực tế tư vấn của chúng tôi, chúng tôi đã gặp nhiều trường hợp Văn Phòng Đại Diện kê khai không có thu nhập nhưng cơ quan thuế vẫn áp dụng thuế suất thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập do thương nhân nước ngoài chi trả. Vì vậy, theo chúng tôi, bạn nên tham vấn ý kiến của cơ quan thuế để thực hiện kê khai và thực hiện nộp thuế thu nhập cá nhân cho người lao động nước ngoài không có thu nhập tại Việt Nam trước khi thực hiện để tránh các rủi ro xử phạt về thuế.
Các vấn đề nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội đối với người lao động nước ngoài tại Việt Nam luôn phức tạp về quy định pháp luật và thực tiễn áp dụng, đặc biệt trong trường hợp người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ, việc xác định nghĩa vụ của họ càng trở nên khó khăn bởi vì họ thường xuyên thay đổi nơi cư trú giữa quốc gia gốc và Việt Nam. Vì vậy, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài nói riêng, người sử dụng lao động nói chung cần xem xét, tìm hiểu kỹ quy định pháp luật và thường xuyên tham vấn ý kiến của chuyên gia trong việc xác định nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội để tránh vi phạm trong quá trình thực hiện.
