Thay đổi người đại diện theo pháp luật khi họ không chấp thuận

Người đại diện theo pháp luật là vị trí đặc biệt quan trọng đối với các Công Ty được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam (“Người ĐDPL”). Người ĐDPL sẽ nhân danh và đại diện Công Ty trong các giao dịch, làm việc với các cá nhân, tổ chức và cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó, Người ĐDPL sẽ đảm nhiệm một hoặc nhiều chức danh quản lý trong Công Ty, ví dụ như Tổng Giám Đốc, Giám Đốc, Chủ Tịch Công Ty, Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị, Chủ Tịch Hội Đồng Thành Viên…. 

Thay đổi Người ĐDPL là vấn đề pháp lý đặc biệt quan trọng, cần phải có sự xem xét và chấp thuận của người có thẩm quyền trong nội bộ Công Ty và Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (“Sở KH&ĐT”). Trong nhiều trường hợp, việc thay đổi Người ĐDPL gặp nhiều khó khăn khi Người ĐDPL Hiện Tại không đồng ý sự thay đổi hoặc không hợp tác, hỗ trợ việc thay đổi, dẫn dến Công Ty gặp tình trạng tiến thoái lưỡng nan và Người ĐDPL Mới không tiếp quản được công việc xuông sẻ. 

Xét về khía cạnh pháp lý, Công Ty cần phải xem xét các khía cạnh sau để việc thay đổi Người ĐDPL tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật và khả thi trên thực tế. 

1. Xác định thẩm quyền quyết định thay đổi Người ĐDPL

Theo quy định của Luật Doanh Nghiệp, Điều Lệ Công Ty sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của Người ĐDPL. Khi thay đổi người đảm nhiệm chức danh đó thì đồng thời làm thay đổi Người ĐDPL. Do đó, Công Ty xác định người có thẩm quyền thay đổi Người ĐDPL dựa trên chức danh của Người ĐDPL Cũ và nội dung của Điều Lệ. 

Ví Dụ 1: Trường hợp Công ty Cổ Phần có Tổng Giá Đốc là Người ĐDPL và Điều Lệ quy định Hội Đồng Quản Trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Tổng Giám Đốc. Theo đó, Hội Đồng Quản Trị được quyền quyết định thay đổi Tổng Giám Đốc kéo theo thay đổi Người ĐDPL, bao gồm bãi nhiệm Tổng Giám Đốc Cũ và bổ nhiệm Tổng Giám Đốc Mới. 

Ví Dụ 2: Cũng với trường hợp Công ty Cổ Phần có Tổng Giá Đốc là Người ĐDPL ở trên, nhưng Điều Lệ quy định cụ thể một cá nhân giữ chức danh Tổng Giám Đốc kiêm Người ĐDPL nên thay đổi Người ĐDPL thì phải thay đổi cả Điều Lệ. Theo đó, Công Ty có thể thay đổi Người ĐDPL theo một trong các cách sau: 

• Đại Hội Đồng Cổ Đông thông qua quyết định thay đổi Người ĐDPL và điều chỉnh một điều khoản trong Điều Lệ, ghi nhận thông tin chi tiết của Người ĐDPL Mới; hoặc 
• Đại Hội Đồng Cổ Đông quyết định thay đổi Điều Lệ, không ghi nhận một cá nhân cụ thể là Người ĐDPL trong Điều Lệ mà chỉ quy định Tổng Giám Đốc là Người ĐDPL và Hội Đồng Quản Trị được quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Tổng Giám Đốc; Sau đó, Hội Đồng Quản Trị quyết định miễn nhiệm Tổng Giám Đốc Cũ và bổ nhiệm Tổng Giám Đốc Mới, quyết định này đồng thời làm thay đổi Người ĐDPL. 

2. Xác định phương thức thay đổi Người ĐDPL mà không cần sự chấp thuận của Người ĐDPL hiện tại

Tuỳ thuộc vào thẩm quyền quyết định thay đổi Người ĐDPL theo phân tích ở trên và vị trí, vai trò của Người ĐDPL Hiện Tại để xác định Công Ty có thể thay đổi Người ĐDPL mà không cần sự chấp thuận của Người ĐDPL Hiện Tại hay không. 

Ví Dụ 3: cùng với dữ kiện của Ví Dụ 1, Công ty Cổ Phần có Tổng Giá Đốc là Người ĐDPL và Điều Lệ quy định Hội Đồng Quản Trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm đối với Tổng Giám Đốc. Người ĐDPL có thể đồng thời là Cổ Đông Thiểu Số (không đủ số cổ phần để phủ quyết các quyết định của Đại Hội Đồng Cổ Đông hay thay đổi Thành Viên Hội Đồng Quản Trị) và/hoặc là một Thành Viên Hội Đồng Quản Trị, Hội Đồng Quản Trị vẫn có thể thay đổi Tổng Giám Đốc kiêm Người ĐDPL nếu các Thành Viên Hội Đồng Quản Trị khác đều đồng thuận.  

Ví Dụ 4: cùng với dữ kiện của Ví Dụ 1, Tổng Giá Đốc là Người ĐDPL nhưng cũng đồng thời là Cổ Đông Lớn (sở hữu số cổ phần đủ để tự mình hoặc gây ảnh hưởng đến các Cổ Đông Khác quyết định thay đổi Điều Lệ, và/hoặc đa số Thành Viên Hội Đồng Quản Trị), người này cũng đồng thời là Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị thì việc thay đổi Người ĐDPL dường như bất khả thi. 

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp thay đổi Người ĐDPL không đơn giản như Ví Dụ 3 hay bất khả thi như Ví Dụ 4, Công Ty phải nghiên cứu và vận dụng các quy định của pháp luật về doanh nghiệp, lập ra phương thức thay đổi Người ĐDPL theo tình trạng pháp lý của mình. 

3. Thách thức thay đổi Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp

Người ĐDPL là thông tin bắt buộc khi đăng ký thành lập công ty, người này được ghi nhận rõ trên Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp (“GCNĐKDN”). Theo đó, Công Ty phải thực hiện thủ tục thay đổi GCNĐKDN khi có sự thay đổi, đây có thể là một thách thức đối với các Công Ty. 

Thứ nhất, Sở KH&ĐT có thẩm quyền xem xét các hồ sơ thay đổi GCNĐKDN. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, Sở KH&ĐT thường xử lý các hồ sơ thay đổi GCNĐKDN với sự chấp thuận của toàn bộ người có thẩm quyền biểu quyết hay quyết định, ví dụ như 100% phiếu biểu quyết chấp thuận thay đổi Người ĐDPL khi họp Đại Hội Đồng Cổ Đông hoặc Hội Đồng Quản Trị. Tuy nhiên, những trường hợp không theo cách thông thường này, một số Cổ Đông hoặc Thành Viên Hội Đồng Quản Trị không đồng ý việc thay đổi, mặc dù Nghị Quyết vẫn được thông qua theo quy định của Luật Doanh Nghiệp nhưng Sở KH&ĐT vẫn sẽ xem xét kỹ lưỡng, yêu cầu giải trình và làm rõ vụ việc, nhằm đảm bảo Công Ty tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về việc thay đổi Người ĐDPL. 

Thứ hai, trong một số trường hợp, Người ĐDPL Hiện Tại phải ký một vài tài liệu thay đổi GCNĐKDN, ví dụ như Thông báo thay đổi Người ĐDPL hoặc Giấy uỷ quyền nộp hồ sơ. Trường hợp Người ĐDPL Hiện Tại không hợp tác, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà Công Ty có thể xem xét thay đổi cả Điều Lệ, cơ cấu tổ chức trước khi thay đổi Người ĐDPL, đảm bảo thủ tục hành chính có thể thực hiện được trên thực tế. 

Dựa theo tình trạng pháp lý của mỗi Công Ty, bao gồm loại hình doanh nghiệp, tỷ lệ sở hữu cổ phần/phần vốn góp và các chức danh của Người ĐDPL Hiện Tại, phương án thay đổi Người ĐDPL sẽ được xác lập khác nhau. 

Chia sẻ: