Những lưu ý khi xây dựng nội quy lao động trong doanh nghiệp

1. Nguyên tắc và thủ tục ban hành nội quy lao động 

Khi tham gia quan hệ lao động, bên cạnh việc tuân thủ quy định pháp luật lao động, người lao động (“NLĐ”) có nghĩa vụ phải chấp hành nội quy lao động.  Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất. Nội quy lao động không chỉ cần thiết cho đơn vị sử dụng lao động mà còn có ý nghĩa thiết thực với chính bản thân người lao động. Khi biết rõ nhiệm vụ của mình và cả những chế tài dự liệu, người lao động sẽ hạn chế được những vi phạm, góp phần nâng cao năng suất lao động.

Theo quy định pháp luật về lao động, nội quy lao động được ban hành bởi NSĐLĐ sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở để đảm bảo việc ban hành nội quy lao động đúng quy định pháp luật. Nội quy lao động được yêu cầu phải lập thành văn bản nếu sử dụng từ 10 NLĐ trở lên. Sau khi ban hành, nội quy lao động phải được thông báo đến toàn bộ người lao động và phải được niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. 

2. Nội dung của nội quy lao động  

Xuất phát từ mục đích nội quy lao động là quy tắc ứng xử mà NSĐLĐ đặt ra và yêu cầu NLĐ tuân thủ. Để tránh trường hợp NSĐLĐ lạm dụng vị thế đặt ra các quy định khắt khe, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ, theo Khoản 2 Điều 118 Bộ Luật Lao Động 2019, nội dung của nội quy lao động không được trái pháp luật về lao động và pháp luật có liên quan. Theo đó, nội dung lao động gồm các nội dung chủ yếu như sau: 

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Nội quy lao động quy định về biểu thời giờ làm việc của người lao động, quy định rõ thời gian làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc. Ngoài ra, đây còn là các quy định về làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương…. 

Quy định này giúp bảo vệ quyền lợi, sức khỏe của người lao động và xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, trật tự và kỷ cương.  

• Trật tự tại nơi làm việc: Quy định về phạm vi làm việc, đi lại trong giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục, tuân thủ sự phân công, điều động của NSDLĐ. Cùng với nội dung (1), quy định cũng góp phần xây dựng môi trường làm việc kỷ luật, nề nếp.

• An toàn, vệ sinh lao động: Đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động là một quy định quan trọng đưa ra một tiêu chuẩn phù hợp để NLĐ và NSDLĐ chấp hành nhằm giảm thiểu tối đa các vụ tai nạn lao động. Theo đó, nội dung lao động cần quy định rõ trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, , biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tuân thủ quy trình, quy chuẩn tiêu chuẩn an toàn lao động; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc. 

• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: quy định về trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc nhằm tạo môi trường làm việc thân thiện. 

• Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động:  bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ là nghĩa vụ quan trọng của NSĐLĐ. Theo đó, khi quan hệ lao động được thiết lập, NSDLĐ cần quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ và trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật. 

• Trường hợp được tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác so với hợp đồng lao động:  Đối với nội dung này, doanh nghiệp cần tương liệu và quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định. 

• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của NLĐ và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: Đây là nội dung quan trọng , là cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật khi NLĐ có hành vi vi phạm. Nội quy lao động cần được soạn thảo cẩn thận, phải cụ thể hóa từng loại hành vi vi phạm cũng như mức độ vi phạm tương ứng; các hình thức kỷ luật lao động thích ứng với với đặc điểm của từng hành vi vi phạm mà không trái với các quy định của pháp luật. 

• Trách nhiệm vật chất: Đây là trách nhiệm của NLĐ phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; hoặc làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức. Theo đó, nội quy lao động cần quy định cụ thể hành vi chịu trách nhiệm vật chất, mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý trách nhiệm vật chất. 

• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Nội quy lao động cần quy định cụ thể người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía NSDLĐ hoặc người nào có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

3. Đăng ký nội quy lao động  

Đăng ký nội quy lao động là một thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 ngày lao động trở lên khi ban hành nội quy lao động, là điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật.  

Nội quy lao động là sự cụ thể hóa pháp luật lao động, thể hiện chính sách quy định của từng doanh nghiệp trong việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật loa động, quy định rõ cụ thể quyền và nghĩa vụ của NSĐLĐ và NLĐ. Theo đó, nếu thuộc đối tượng phải đăng ký nội quy lao động, nội quy lao động phải được đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành. Việc rà soát, kiểm tra nội quy lao động nhằm nâng cao trách nhiệm của NSDLĐ đối với nội dung của nội quy lao động khi soạn thảo và ngăn ngừa tình trạng NSDLĐ đưa ra những nội dung gây bất lợi cho người lao động. 

Xây dựng và áp dụng nội quy lao động vào doanh nghiệp là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự, tránh các tranh chấp về lao động. Khi chuẩn bị ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp cần lưu ý trình tự, thủ tục ban hành cũng như đăng ký nội quy lao động (nếu có). Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng nội dung của nội quy lao động có khả năng áp dụng trên thực tiễn, tránh các quy định mang tính lý thuyết, khó áp dụng.  

Chia sẻ: