Tại Việt Nam, dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư ngày càng đươc chú trọng trong bối cảnh các dự án xây dựng chung cư xuất hiện ngày một nhiều, và được phân bổ chủ yếu ở các thành phố tập trung đông dân cư hoặc nơi có vị trí giao thông thuận lợi và ngày càng thu hút sự quan tâm của người tiêu dùng. Với những dự án này, chủ đầu tư dự án thì mong muốn dự án của họ thuận lợi được đưa vào hoạt động, với các hệ thống hoạt động ổn định nhằm tối ưu các chi phí bảo dưỡng hay vận hành, còn với người sở hữu căn hộ chung cư, ngoài vấn đề về giá và cân nhắc vị trí thuận lợi, sự an toàn trong suốt quá trình sử dụng nhà chung cư cùng là một trong những vấn đề chính yếu và mang tính quyết định. Những mối quan tâm nêu trên đều thuộc về phạm vi của dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.
Bài viết sau sẽ tập trung phân tích một số vấn đề cơ bản về dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư tại Việt Nam để bạn đọc có được một cái nhìn tổng quan về dịch vụ này.
1. Quản lý vận hành nhà chung cư là gì?
Theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng tại Thông tư 02/2016/TT-BXD về ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây:
- Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư;
- Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt động bình thường;
- Các công việc khác có liên quan.
Lưu ý: Chủ sở hữu, người sử dụng có thể thuê riêng các dịch vụ khác nhau để thực hiện các công việc quản lý vận hành nêu trên, trừ trường hợp đối với nhà chung cư có thang máy thì các trách nhiệm nêu trên phải do đơn vị quản lý vận hành thực hiện và chủ sở hữu, người sử dụng không được thuê riêng các dịch vụ khác nhau để thực hiện quản lý vận hành.
Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ để thực hiện các công việc quản lý vận hành nhà chung cư nhưng phải chịu trách nhiệm về việc quản lý vận hành theo nội dung hợp đồng dịch vụ đã ký kết với Ban quản trị nhà chung cư.
2. Điều kiện thực hiện quản lý vận nhà chung cư
Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải có đủ điều kiện về chức năng và năng lực theo quy định sau đây:
- Được thành lập, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã và có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư;
- Phải có các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm bộ phận kỹ thuật, dịch vụ, bảo vệ an ninh, vệ sinh, môi trường;
- Có đội ngũ cán bộ, nhân viên đáp ứng yêu cầu về quản lý vận hành nhà ở bao gồm lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật điện, nước, phòng cháy, chữa cháy, vận hành trang thiết bị gắn với nhà chung cư và có giấy chứng nhận đã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
Lưu ý: Từ 02/04/2016, quy định về việc các đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải đáp ứng đủ điều kiện, thực hiện nộp hồ sơ đến Bộ Xây Dựng để chứng minh năng lực nhằm xin cấp phép và cuối cùng là thực hiện công khai thông tin đã bị bãi bỏ. Theo đó các đơn vị sẽ tự mình kiểm tra và đáp ứng các đáp ứng đủ điều kiện về chức năng, năng lực để thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư.
3. Công khai thông tin
Việc công khai thông tin về đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư cũng không còn là một nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp từ ngày 01/01/2020. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có nhu cầu công khai thông tin của đơn vị có thể gửi thông tin cần công khai tới:
- Cổng thông tin điện tử của Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư đặt trụ sở chính; hoặc
- Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản.
Nội dung thông tin cung cấp để Sở Xây dựng, Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản đăng tải bao gồm: tên đơn vị quản lý vận hành; họ và tên người đại diện theo pháp Luật; địa chỉ và số điện thoại liên lạc của đơn vị quản lý vận hành.
4. Một số quy định về xử lý vi phạm hành chính
Tuy rằng luật đã bãi bỏ các thủ tục hành chính liên quan đến việc thẩm định điều kiện thực hiện dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư. Nhưng việc kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư khi không đủ điều kiện có thể bị áp dụng mức phạt tiền từ 60.000.000 đồng 80.000.000 đồng đối với một trong những hành vi vi phạm:
- Không có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư mà vẫn thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư;
- Không có đủ các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định;
- Sử dụng người không có giấy chứng nhận đã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư để thực hiện công việc chuyên môn theo quy định;
- Quản lý, sử dụng kinh phí quản lý vận hành không đúng quy định;
- Không gửi thông tin của đơn vị vận hành quản lý nhà chung cư về Bộ Xây dựng để đăng tải lên trang thông tin điện tử theo quy định.
Ngoài ra, chủ đầu tư sẽ bị phạt tiền từ 80.000.000 đến 90.000.000 đồng khi lựa chọn đơn vi quản lý vận hành nhà chung cư không đủ điều kiện và năng lực theo quy định.
Do đó, chủ đầu tư, ban quản lý nhà chung cư và đơn vị kinh doanh quản lý vận hành nhà chung cư phải kiểm tra kỹ các điều kiện kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư và đảm bảo tuân thủ các điều kiện theo luật định trước khi tiến hành. Bởi bên cạnh việc hạn chế rủi ro bị mất thời gian và vướng phải việc bị xử lý vi phạm hành chính nêu trên, mục tiêu cuối cùng cho việc sử dụng đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư đủ điều kiện cũng nhằm hướng đến bảo vệ sự an toàn của người dân sinh sống tại nhà chung cư, giảm thiểu tối đa các nguy cơ có khả năng xảy ra.
