Thủ tục giải thể văn phòng đại diện

1. Khái niệm văn phòng đại diện

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp (LDN) 2020 quy định: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Theo đó, văn phòng đại diện là đơn vị có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích doanh nghiệp nhưng không thực hiện chức năng kinh doanh. Một doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài, có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

2. Các trường hợp và điều kiện giải thể văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp sẽ bị giải thể trong các trường hợp sau:

• Chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó;
• Theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (khoản 1 Điều 213 LDN 2020);
• Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện là giả mạo (điểm a khoản 1 Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP);
• Chi nhánh, văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế (điểm b khoản 1 Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP);
• Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật (điểm c khoản 1 Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

Ngoài ra, tại Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP cũng quy định các trường hợp chấm dứt hoạt động đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài trên lãnh thổ Việt Nam:

• Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài;
• Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
• Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn;
• Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn;
• Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định;
• Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện không còn đáp ứng một trong những điều kiện để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Đây là các trường hợp mà văn phòng đại diện sẽ bị chấm dứt hoạt động mà doanh nghiệp cần nắm để thực hiện theo đúng quy định pháp luật.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi tiến hành giải thể văn phòng đại diện

Theo quy định tại khoản 2 điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi tiến hành giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (Mẫu tại Phụ lục II-20 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

4. Trình tự, thủ tục giải thể diễn ra như thế nào?

Để thực hiện việc giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Điều 72 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, như sau:

• Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Trước khi giải thể văn phòng đại diện thì nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế phải được hoàn thành.

• Thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh
  • Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
  • Thông báo phải có kèm theo nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
• Xác minh việc hoàn thành nghĩa vụ thuế
  • Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế.
  • Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.
• Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và ra thông báo
  • Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế.
  • Ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Ngoài ra, đối với văn phòng đại diện được cơ quan Công an cấp con dấu phải thực hiện thủ tục trả lại con dấu tại cơ quan đó.

Đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài, việc giải thể văn phòng đại diện sẽ được thực hiện theo quy định pháp luật nước đó. Bên cạnh đó, doanh nghiệp vẫn phải thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Như vậy, Apolat đã tổng hợp thông tin về giải thể văn phòng đại diện cũng như quy định của pháp luật về giải thể văn phòng đại diện. Về các thủ tục tư vấn quy trình giải thể doanh nghiệp, bạn đọc có thể liên hệ Apolat để được tư vấn rõ hơn.

Chia sẻ: