Theo quy định tại Điều 113 của Bộ luật lao động 2019, Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương:
– 12 ngày làm việc trong điều kiện bình thường;
– 14 ngày làm việc đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;
– 16 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Khi nói đến ngày nghỉ hàng năm của người lao động (NLĐ), nhiều người sẽ mặc định rằng ngày nghỉ hằng năm là quyền của NLĐ, họ có thể nghỉ lúc nào cũng được. Nhưng liệu suy nghĩ này có đúng với quy định pháp luật? Bài viết này sẽ làm rõ vấn đề trên.
1. Quy định về nghỉ hàng năm
Khoản 4 Điều 113 Bộ luật lao động 2019 quy định: “4. Người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của NLĐ và phải thông báo trước cho NLĐ biết. Người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.”
Theo đó, quy định lịch nghỉ hàng năm là trách nhiệm của người sử dụng lao động (NSDLĐ) và NSDLĐ. Pháp luật lao động cũng nhấn mạnh quyền thỏa thuận về việc nghỉ hàng năm giữa các bên. Tuy nhiên, để kết quả của việc thỏa thuận cũng phụ thuộc vào sự đồng ý của NSDLĐ. Nói cách khác, nếu NSDLĐ không đồng ý thì NLĐ cũng không thể tự ý sử dụng phép năm.
2. Quy trình ban hành lịch nghỉ hàng năm
Theo quy định tại Điều 113 nêu trên, khi quy định lịch nghỉ hằng năm cho NLĐ, người sử dụng lao động phải lấy ý kiến của NLĐ. Như vậy, trước khi ấn định lịch nghỉ hàng năm của NLĐ, NSDLĐ sẽ phải thực hiện việc lấy ý kiến của NLĐ, đồng thời trước khi áp dụng chính sách nghỉ phép năm mới, NSDLĐ cần thông báo trước cho NLĐ biết. Tuy nhiên, ý kiến của NLĐ chỉ có giá trị tham khảo để NSDLĐ cân nhắc trước khi áp dụng chính sách cho NLĐ cho phù hợp.
Thủ tục lấy ý kiến NLĐ không được pháp luật lao động, do đó, NSDLĐ có thể thực hiện theo các quy trình nội bộ của mình (nếu có). Trong trường hợp NSDLĐ không quy định về quy trình lấy ý kiến NLĐ, NSDLĐ có thể tham khảo quy trình sau:
(1) Thông báo cho NLĐ về việc lấy ý kiến NLĐ:
– Đối tượng: NLĐ ảnh hưởng bởi quy định về nghỉ phép năm cố định.
– Hình thức thông báo do NSDLĐ quyết định (có thể là email, dán ở bảng tin, hệ thống thông báo nội bộ…), nhưng nên đảm bảo thông báo này tiếp cận được với NLĐ và có bằng chứng lưu lại.
– Nội dung lấy ý kiến;
– Thời điểm và hình thức lấy ý kiến.
(2) Thực hiện lấy ý kiến NLĐ, lập thành biên bản và yêu cầu toàn bộ NLĐ tham gia ký tên. Trường hợp có quá nhiều NLĐ, NSDLĐ có thể lấy ý kiến thông qua các phòng ban, sau đó để đại diện của các phòng ban ký tên vào biên bản chung.
(3) Sau khi hoàn tất việc lấy ý kiến, NSDLĐ ra một quyết định/thông báo chính thức về việc áp dụng lịch nghỉ hàng năm cố định. Tuy nhiên, NSDLĐ nên thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý để đảm bảo NLĐ đã được phổ biến lịch nghỉ phép hằng năm.
Bên cạnh đó, Nghỉ hàng năm là một nội dung bắt buộc của Nội quy lao động (NQLĐ) trong mục Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi. NSDLĐ nếu muốn ấn định lịch nghỉ hàng năm thì đưa vào NQLĐ cũng là một cách thức hợp pháp và có thể xem xét. Tuy nhiên không nên ấn định một ngày cụ thể vào NQLĐ mà chỉ nên đưa ra nguyên tắc xác định lịch nghỉ hàng năm để không cần phải điều chỉnh nhiều nếu có thay đổi.
Khuyến cáo:
Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp các thông tin chung và không nhằm cung cấp bất kỳ ý kiến tư vấn pháp lý nào. Apolat Legal là một công ty luật tại Việt Nam có kinh nghiệm và năng lực cung cấp các dịch vụ tư vấn liên quan đến Lao động. Vui lòng tham khảo về dịch vụ của chúng tôi tại đây và liên hệ với đội ngũ luật sư tại Viêt Nam của chúng tôi thông qua email info@apolatlegal.com.
