Doanh nghiệp có cần ban hành và đăng ký nội quy lao động?

Theo quy định, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành và đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Lao Động, Thương Binh và Xã Hội) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, thực tiễn có nhiều doanh nghiệp không biết đến quy định này hoặc biết nhưng không thực hiện vì nhiều lý do khác nhau, thậm chí một số doanh nghiệp có cả phòng nhân sự (HR) nhưng cũng “quên” việc này. Bài viết này nhằm chia sẻ đến người sử dụng lao động những rủi ro pháp lý đối với người sử dụng lao động khi không bann hành và đăng ký nội quy lao động.

1. Bị xử phạt hành chính 

Khoản 2, Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định như sau:

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật; 

Mức phạt trên áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân, đối với người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt tăng gấp đôi.  

2. Không có cơ sở xử lý kỷ luật lao động đối với các hành vi pháp luật không quy định 

Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. 

Có 04 hình thức xử lý kỷ luật gồm: 

• Khiển trách.
• Kéo dài thời hạn nâng lương.
• Cách chức.
• Sa thải. 

Bộ Luật Lao Động năm 2019 chỉ quy định một số hành vi vi phạm của người lao động mà người sử dụng lao động được quyền áp dụng biện pháp kỷ luật sa thải. Hành vi vi phạm nào thuộc trường hợp xử lý kỷ luật khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức không được quy định chi tiết mà trao cho người sử dụng lao động được quyền quy định trong nội quy lao động. Do đó, nếu không có nội quy lao động, người sử dụng lao động sẽ không có cơ sở để áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật lao động này. 

Đối với hình thức xử lý kỷ luật sa thải, Điều 125 Bộ Luật Lao Động năm 2019 quy định có 04 trường hợp người sử dụng lao động được áp dụng hình thức kỷ luật này đối với người lao động gồm: 

• Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc;
• Người lao động có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động;
• Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Tái phạm là trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật;
• Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng. 

Về nguyên tắc, ngoài các vi phạm ở trên thì người sử dụng lao động không được áp dụng hình thức kỷ luật lao động sa thải đối với người lao động. Tuy nhiên, bằng nội quy lao động, các hành vi vi phạm ở trên có thể được chi tiết thêm để phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tạo một cơ sở rõ ràng để xử lý kỷ luật sa thải khi người lao động vi phạm. 

Ví dụ: Nội quy lao động có thể quy định như sau: 

 “Các hành vi sau được xem là đe dọa gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty, nếu vi phạm thì người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải: 

1. Nhận hoa hồng hoặc gợi ý nhận hoa hồng từ nhà thầu, nhà cung cấp. 

1. ….” 

Nếu không quy định trong nội quy lao động, rất khó để người sử dụng lao động có thể sa thải người lao động khi người lao động có hành vi nhận hoa hồng từ đối tác trong khi hành vi này là không hiếm gặp, có khả năng đe dọa gây thiệt hại nghiêm trọng, thậm chí có thể bị xem tương tự là tham ô. 

3. Không có cơ sở điều chuyển người lao động sang vị trí khác so với hợp đồng lao động 

Theo quy định, trường hợp do nhu cầu sản xuất kinh doanh, người sử dụng lao động được quyền điều chuyển người lao động sang làm một công việc khác trong thời hạn không quá 60 ngày trong 01 năm. Tuy nhiên, Điều 29 Bộ Luật Lao Động năm 2019 lại quy định rằng Người sử dụng lao động quy định cụ thể trong nội quy lao động những trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà người sử dụng lao động được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động. 

Theo quy định trên, nếu không có nội quy lao động, người sử dụng lao động sẽ không có cơ sở tạm thời điều chuyển người lao động sang làm ở công việc khác do nhu cầu sản xuất, kinh doanh của mình nếu người lao động không đồng ý. 

Ngoài các vấn đề đề cập ở trên, nội quy lao động còn giúp người sử dụng lao động chi tiết hóa hoặc bổ sung các nội dung mà pháp luật lao động quy định chưa đủ chi tiết hoặc không quy định để phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình như: Thời gian làm thêm giờ; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc, bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh; phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc… 

Như vậy, bên cạnh hợp đồng lao động, nội quy lao động là một bản thỏa thuận chung giữa ngưừi sử dụng lao động và tất cả người lao động của mình, giúp người sử dụng lao động chi tiết, cụ thể hóa các quy định chung của pháp luật lao động để phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh và quan trọng hơn, giúp cho việc quản lý đội ngũ nhân sự được rõ ràng, hiệu quả hơn.  

Chia sẻ: