Điều lệ là gì và tầm quan trọng của điều lệ

Điều lệ là một trong những tài liệu bắt buộc mà khi thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông bắt buộc phải lập điều lệ theo quy định pháp luật doanh nghiệp trước khi thành lập công ty để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét chấp thuận. 

1. Điều lệ là gì? 

Luật Doanh Nghiệp không có định nghĩa cụ thể thế nào là điều lệ công ty, tuy nhiên, Luật Doanh Nghiệp có quy định cụ thể các nội dung cơ bản của Điều lệ cần có, cụ thể gồm các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có); 
• Ngành, nghề kinh doanh; 
• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần; 
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần; 
• Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần; 
• Cơ cấu tổ chức quản lý; 
• Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật; 
• Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ; 
• Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên; 
• Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần; 
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh; 
• Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty; 
• Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty. 

Có thể thấy rằng, Điều lệ là một bản hiến pháp của một doanh nghiệp do chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập cùng nhau thống nhất và lập lên. Đây cũng là văn bản có giá trị pháp lý giúp cho chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông tuân thủ trong quá trình hoạt động. 

Bất kỳ nội dung điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung Điều lệ đều phải được Chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông thống nhất. 

2. Tầm quan trong của Điều lệ đối với việc quản lý công ty 

Điều lệ là một tài liệu bắt buộc theo luật khi thực hiện thủ tục thành lập công ty, tuy nhiên nhiều chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập lại xem nhẹ giá trị của Điều lệ, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sở hữu vốn Việt Nam, doanh nghiệp quy mô nhỏ. Họ chỉ sử dụng điều lệ theo mẫu bao gồm nhưng nội dung cơ bản và không có bất kỳ điều chỉnh hay thoả thuận để có thể kiểm soát tốt việc quản lý và vận hành công ty. Vậy Điều lệ có thật sự quan trọng và cần thiết để chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thành lập công ty? 

Một số ví dụ điển hình cho thấy tầm quan trọng của Điều lệ mà các chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông sáng đã bỏ qua:  

2.1 Thẩm quyền thông qua quyết định của Công ty 

Căn cứ Điều 59.3 của Luật Doanh Nghiệp 2020 quy định: 

“3. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong trường hợp sau đây: 

a) Được các thành viên dự họp sở hữu từ 65% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

b) Được các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành đối với nghị quyết, quyết định bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công” .

Tại điều khoản này, Luật Doanh Nghiệp đã trao quyền cho phép Điều lệ ghi nhận 1 tỷ lệ khác so với tỷ lệ theo quy định của Luật Doanh Nghiệp. Như vậy, các thành viên có thể tăng tỷ lệ biểu quyết ở mức dưới 65% hoặc tăng lên mức tối đa 100% trong trường hợp muốn các thành viên đồng thuận 100% khi thông qua một vấn đề quan trọng nào đó. 

Tuy nhiên, nếu Doanh nghiệp không nắm bắt sự linh hoạt trong việc quy định tỷ lệ biểu quyết tại Điều lệ mà chỉ ghi nhận Điều lệ chung chung với mức tỷ lệ thông qua quyết đinh theo Luật Doanh Nghiệp thì đây là một lỗ hỏng để thành viên sở hữu 65% vốn trở lên có thể toàn quyền quyết định các vấn đề trong công ty. 

Đặc biệt trong việc bầu chủ tịch Hội Đồng thành viên, giám đốc/ tổng giám đốc.

2.2 Thẩm quyền đại diện pháp luật 

Căn cứ theo Điều 12.2 Luật Doanh Nghiệp 2020:  

2. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Quyền và nghĩa vụ của Người đại diện pháp luật cũng là nội dung quan trọng và bắt buộc phải được ghi nhận cụ thể. 

Nội dung này cần được chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập xác định và quy định rõ để Người đại diện pháp luật dễ dàng thực hiện nghĩa vụ của mình trong công ty theo đúng thẩm quyền và không bị nhập nhằng cũng như khó xác định khi có sự chồng chéo về thẩm quyền ký các hợp đồng, thoả thuận với bên thứ ba nếu công ty có nhiều người đại diện pháp luật. 

3. Tầm quan trong của Điều lệ khi xảy ra mâu thuẫn nội bộ công ty và giải quyết tranh chấp tại Toà án 

Như đã đề cập tại phần trên, Luật Doanh Nghiệp chỉ là khung pháp lý chung và pháp luật cho phép chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông có thể thoả thuận và quy định các nội dung được pháp luật cho phép. Do đó, Điều lệ luôn được các bên bao gồm (các bên tranh chấp, cơ quan nhà nước, toà án và các bên liên quan khác) xem xét trong quá trình giải quyết tranh chấp. 

Một ví dụ điển hình cho việc này: Ngày 13/03/2020 Toà án nhân dân cấp cao tại thành phố Hồ Chí Minh ban hành quyết định Giám Đốc Thẩm số 64/2020/DS-GĐT đối với tranh chấp kiện đòi tài sản và yêu cầu tuyên bố giao dịch dân sự vô hiệu.2 Trong vụ án này có ghi nhận sự kiện Công ty thay đổi đại diện pháp luật từ bà H sang bà V và đã được Sở kế hoạch và đầu tư Tỉnh Đồng Nai cấp Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp điều chỉnh nhưng Công ty chưa thực hiện thay đổi thông tin Người đại diện pháp luật sang bà H trên Điều lệ Công ty.  

Bà H đã đại diện Công ty ký xác nhận công nợ. Thời điểm ký xác nhận công nợ, Công ty đã thay đổi đại diện sang Bà V trên Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp. Tuy nhiên, Toà án vẫn chấp nhận tư cách Người đại diện pháp luật của bà H vì bà H vẫn được ghi nhận là người đại diện theo pháp luật trong Điều lệ. Chính vì thế, Toà án đã xác định Giấy Xác Nhận Nợ là có hiệu lưc và giữ nguyên Bản án dân sự phúc thẩm số 172/2019/DS-PT ngày 23/07/2019 của Toà án nhân dân tỉnh Bình Dương (không chấp nhận yêu cầu tuyên bố giao dịch dân sự vô hiệu đối với văn bản “xác nhận công nợ). 

Bản án trên cho thấy rằng việc điều lệ là một văn bản rất quan trọng và là tài liệu có giá trị pháp lý được áp dụng khi có tranh chấp xảy ra. Chủ sở hữu/thành viên góp vốn/cổ đông nên cập nhật, điều chỉnh điều lệ đầy đủ các nội dung tại thời điểm điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũng như cân nhắc các quyền nghĩa vụ của các thành viên góp vốn/cổ đông, tỷ lệ thông qua quyết định công ty để cân bằng lợi ích các bên và hạn chế tranh chấp.   

Chia sẻ: