Chính sách tiền ăn giữa ca theo quy định mới 2025

Chế độ ăn giữa ca là một trong những chính sách phúc lợi phổ biến nhằm bảo đảm sức khỏe người lao động và hỗ trợ doanh nghiệp duy trì năng suất lao động. Trong thời gian gần đây, khung pháp lý điều chỉnh khoản chi này đã có những thay đổi đáng kể, đặc biệt sau khi Thông tư 003/2025/TT-BNV chính thức có hiệu lực và thay thế các hướng dẫn trước đó. Trong bài viết này, tác giả phân tích những điểm đáng lưu ý đối với doanh nghiệp khi xây dựng và áp dụng chính sách ăn giữa ca trong bối cảnh quy định mới. 

1. Mức chi tiền ăn giữa ca theo quy định hiện hành 

Theo điểm g.5 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, đối với các doanh nghiệp ngoài Nhà nước, mức chi tiền ăn giữa ca do thủ trưởng đơn vị thống nhất với chủ tịch công đoàn quyết định nhưng tối đa không vượt quá mức áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước. 

Trước đây, mức chi tối đa với tiền ăn giữa ca được áp dụng theo khoản 4 Điều 22 Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH là 730.000 đồng/người/tháng đối với doanh nghiệp nhà nước, và đây cũng là mức chi tối đa để doanh nghiệp ngoài nhà nước áp dụng khi xây dựng chính sách. Tuy nhiên, Thông tư 26/2016 TT-BLĐTBXH hiện đã hết hiệu lực từ ngày 15/6/2025 và được thay thế bằng Thông tư 003/2025/TT-BNV – văn bản không còn quy định mức trần cho khoản chi ăn giữa ca. 

Theo Công văn số 1387/CTL&BHXH-TLSXKD ngày 29/9/2025 của Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội – Bộ Nội vụ về chế độ ăn giữa ca, kể từ ngày 01/08/2025, chế độ ăn giữa ca của người lao động được áp dụng theo quy định của Bộ luật Lao động. Điều 103 Bộ luật Lao động 2019 quy định rằng các chế độ khuyến khích đối với người lao động (bao gồm chế độ ăn giữa ca) được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy định của người sử dụng lao động. 

Như vậy, pháp luật hiện hành không đặt ra mức trần đối với tiền ăn giữa ca, đồng thời trao quyền chủ động cho doanh nghiệp trong việc xác định mức chi, với điều kiện phải thể hiện rõ tại một trong các văn bản sau: 

• Hợp đồng lao động; 
• Thỏa ước lao động tập thể; 
• Nội quy lao động; 
• Quy chế nội bộ khác của doanh nghiệp. 

Lưu ý: Trong trường hợp nhiều văn bản cùng quy định về chế độ ăn giữa ca, doanh nghiệp cần bảo đảm tính thống nhất để tránh phát sinh tranh chấp hoặc vướng mắc trong quá trình áp dụng. 

2. Thuế thu nhập cá nhân đối với tiền ăn giữa ca 

Theo điểm g.5 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, trường hợp người sử dụng lao động không tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa mà chi tiền cho người lao động thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (“TNCN”) nếu mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Bộ Nội vụ). 

Dựa vào hướng dẫn của Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội – Bộ Nội vụ đã nêu tại mục 1 trên đây, khoản tiền ăn giữa ca sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, miễn là mức chi không vượt quá mức được quy định trong hợp đồng lao động và các văn bản nội bộ của doanh nghiệp. 

3. Bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với tiền ăn giữa ca 

Theo Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH ngày 05/09/2025 của Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội – Bộ Nội vụ, khoản tiền ăn giữa ca không phải đóng bảo hiểm xã hội nếu được ghi nhận là một khoản bổ sung khác theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH. 

Do đó, để tránh bị tính vào căn cứ đóng bảo hiểm xã, hợp đồng lao động cần quy định tách bạch và riêng biệt tiền lương và các khoản bổ sung khác (bao gồm tiền ăn giữa ca). 

4. Xây dựng chính sách tiền ăn giữa ca theo nhóm lao động 

Do quy định hiện nay mang tính mở, doanh nghiệp có thể thiết lập mức tiền ăn khác nhau giữa các nhóm lao động, miễn là được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động và các văn bản nội bộ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm rằng: 

• Sự khác biệt này được thiết lập trên cơ sở hợp lý, dựa trên đặc thù công việc, chức danh hoặc mức độ trách nhiệm; 
• Không nên tạo mức chênh lệch quá lớn để tránh cảm giác phân biệt đối xử giữa các nhóm lao động; 
• Mức chi phải phù hợp với tình hình thực tế và mặt bằng phúc lợi của doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc không còn mức trần có thể khiến cơ quan thuế hoặc Sở Nội vụ yêu cầu doanh nghiệp giải trình trong các đợt thanh tra. Mức chi quá cao, không dựa trên tiêu chí rõ ràng hoặc không được ghi nhận đầy đủ trong văn bản nội bộ có thể dẫn đến rủi ro bị đánh giá là chi không hợp lý. 

Khuyến nghị: Trước khi áp dụng chính sách có phân nhóm hoặc có mức chi vượt đáng kể so với mặt bằng chung, doanh nghiệp nên tham vấn trước ý kiến của cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý lao động để có cơ sở pháp lý vững chắc, hạn chế rủi ro về sau. 

Ngày viết bài: 20/12/2025

Chia sẻ: