Chi phí đào tạo nhân viên: Góc nhìn từ Thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một khoản đầu tư quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xác định chi phí đào tạo được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (“TNDN”) và có phải chịu thuế thu nhập cá nhân (“TNCN”) hay không lại là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Bài viết này sẽ làm rõ các quy định liên quan đến chi phí đào tạo nhân viên dưới góc độ thuế, giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có. 

1. Chi phí đào tạo dưới góc độ thuế thu nhập doanh nghiệp 

Theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 và Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, khoản chi đào tạo nhân viên được coi là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đồng thời đáp ứng các điều kiện sau: 

(i) Là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp 

Doanh nghiệp cần có các tài liệu nội bộ làm cơ sở chứng minh rằng việc đào tạo phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, chẳng hạn như: thỏa thuận đào tạo, chính sách tài trợ chi phí đào tạo hoặc quyết định khen thưởng nhân sự đạt chứng chỉ nghề nghiệp. Đây là các tài liệu thể hiện rõ mục đích, nội dung và sự liên quan của khoản chi đào tạo đối với nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp. 

(ii) Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp 

Đây là điều kiện then chốt để khoản chi phí đào tạo được chấp nhận là chi phí được trừ. Hóa đơn, chứng từ của chi phí đào tạo bắt buộc phải đứng tên và có mã số thuế của doanh nghiệp. 

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP), nếu hóa đơn, chứng từ lại đứng tên cá nhân người lao động, doanh nghiệp sẽ không được coi là bên sử dụng dịch vụ. Khi đó, khoản chi này sẽ không được tính là chi phí hợp lệ và không được khấu trừ khi tính thuế TNDN. 

Thực tiễn cho thấy, nhiều doanh nghiệp có thể có đầy đủ các tài liệu nội bộ như Thỏa thuận đào tạo, Chính sách hỗ trợ đào tạo hoặc Quyết định khen thưởng nhân viên đạt chứng chỉ… nhằm chứng minh mục đích sử dụng chi phí đào tạo là hợp lý và liên quan đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, các tài liệu này không thể thay thế hóa đơn hợp lệ. Việc hóa đơn không đứng tên doanh nghiệp sẽ làm mất giá trị pháp lý của khoản chi. 

(iii) Trường hợp hóa đơn chi phí đào tạo từng lần từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt 

2. Chi phí đào tạo dưới góc độ thuế thu nhập cá nhân 

Theo điểm đ.6 khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC, khoản chi trả hộ tiền đào tạo của công ty cho người lao động không tính vào thu nhập của người lao động nếu thuộc một trong hai trường hợp sau đây:  

(i) Việc đào tạo phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động; hoặc 

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp cử nhân viên pháp chế học khóa học về marketing – không phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ tại hợp đồng lao động, thì chi phí đào tạo vẫn bị tính thuế TNCN. 

(ii) Việc đào tạo phù hợp với kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động. 

Để chứng minh rằng chi phí đào tạo không chịu thuế TNCN, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các tài liệu sau: 

• Hợp đồng lao động. 

• Quy định nội bộ của công ty về việc hỗ trợ/tài trợ chi phí đào tạo. 

• Thỏa thuận đào tạo và các tài liệu liên quan (nếu có), ví dụ: Quyết định cử nhân viên tham gia đào tạo, Bản cam kết nghĩa vụ sau khóa đào tạo. 

• Hóa đơn do đơn vị đào tạo cấp cho người lao động. 

• Chứng từ thanh toán của người lao động cho đơn vị đào tạo. Đặc biệt lưu ý: Đối với hóa đơn chi phí đào tạo từng lần từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. 

Như vậy, ngay cả khi hóa đơn đào tạo đứng tên người lao động (dẫn đến không được khấu trừ TNDN), khoản chi này vẫn có thể không phải chịu thuế TNCN của người lao động nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện và chứng từ nêu trên. 

Ngày viết bài: 20/07/2025

Chia sẻ: