5 lưu ý quan trọng khi chấm dứt hợp đồng lao động do thay đổi cơ cấu tổ chức

1. Doanh nghiệp cần có tài liệu chứng minh việc thay đổi cơ cấu 

Pháp luật hiện hành chưa có quy định hướng dẫn, giải thích cụ thể thế nào là thay đổi cơ cấu trong doanh nghiệp. Do đó, việc áp dụng hình thức tái cấu trúc để chấm dứt hợp đồng lao động phụ thuộc vào cách hiểu và cách diễn giải của từng doanh nghiệp. 

Để hạn chế rủi ro pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp do chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần ban hành và lưu trữ tài liệu chứng minh việc tái cấu trúc đã được triển khai trên thực tế. Cụ thể, doanh nghiệp nên ban hành các văn bản nội bộ như: quyết định tái cấu trúc, phương án sắp xếp lại lao động, thông báo thay đổi cơ cấu tổ chức.  

2. Ban hành phương án sử dụng lao động 

Trường hợp thay đổi cơ cấu mà ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động thì người sử dụng lao động phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động.¹ 

Trước khi ban hành phương án sử dụng lao động, doanh nghiệp phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Trên thực tế, tại nhiều địa phương, nếu doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (thông thường là công đoàn cơ sở), doanh nghiệp có thể phải xin ý kiến từ công đoàn cấp trên trực tiếp. Việc gửi yêu cầu, đề nghị hỗ trợ từ công đoàn cấp trên có thể cần nhiều thời gian để xử lý.² Đối với công việc này, doanh nghiệp cần lưu trữ văn bản ý kiến của công đoàn cơ sở hoặc công đoàn cấp trên về phương án sử dụng lao động. 

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày phương án sử dụng lao động được thông qua, doanh nghiệp phải thông báo công khai cho người lao động. Việc công khai này có thể thực hiện thông qua hình thức niêm yết tại nơi làm việc hoặc gửi trực tiếp qua email tới người lao động. Đồng thời, doanh nghiệp nên lưu lại bằng chứng về việc công khai (chẳng hạn như ảnh chụp bảng niêm yết hoặc xác nhận gửi email) để làm cơ sở chứng minh đã thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định. 

3. Ưu tiên đào tạo lại người lao động để tiếp tục sử dụng 

Việc đào tạo lại người lao động để bố trí vào vị trí công việc mới không phải là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp trong trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động do thay đổi cơ cấu.³ Tuy nhiên, trong quá trình chuẩn bị chấm dứt hợp đồng, nếu doanh nghiệp có phát sinh nhu cầu tuyển dụng hoặc có kế hoạch điều chuyển lao động cho các vị trí mới, thì doanh nghiệp cần chứng minh người lao động bị chấm dứt không phù hợp với những vị trí đó. 

Cụ thể, doanh nghiệp phải có cơ sở rõ ràng cho việc không thể bố trí người lao động bị ảnh hưởng vào các vị trí còn trống, đặc biệt khi những vị trí này yêu cầu tiêu chí chuyên môn như bằng cấp, chứng chỉ hành nghề, kinh nghiệm đặc thù hoặc trình độ ngoại ngữ. Ví dụ, nếu vị trí kế toán cần chứng chỉ kế toán viên hoặc kinh nghiệm tài chính – kế toán mà người lao động không đáp ứng được, thì doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ tài liệu cho thấy lý do loại trừ là khách quan và hợp lý. 

4. Trao đổi ý kiến với công đoàn cơ sở về việc cho thôi việc 

Việc cho thôi việc đối với người lao động trong trường hợp này chỉ được tiến hành sau khi đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (thông thường là công đoàn cơ sở).⁴ Trong trường hợp doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở, tùy theo quy định và thực tiễn tại từng địa phương, doanh nghiệp có thể phải trao đổi với công đoàn cấp trên về vấn đề này. Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các tài liệu, văn bản thể hiện quá trình trao đổi, lấy ý kiến với tổ chức công đoàn về việc cho thôi việc người lao động. 

5. Thông báo về việc cho thôi việc 

Doanh nghiệp cần thông báo về việc cho thôi việc trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở và cho người lao động.⁵ Mặc dù pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về hình thức thông báo, tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và làm cơ sở chứng minh đã thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý, doanh nghiệp nên thực hiện thông báo bằng văn bản và có bằng chứng xác nhận đã gửi thông báo đúng thời hạn. 

Bài viết trên tổng hợp 5 lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện việc chấm dứt hợp đồng một cách hợp pháp, minh bạch và an toàn. Nếu còn bất cứ điều gì còn thắc mắc hoặc cần tư vấn, hãy liên hệ ngay với Apolat Legal qua:

• Phone: 0911 357 447
• Email: info@apolatlegal.com
• Website: apolatlegal.com

(1) Khoản 3 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019.

(2) https://apolatlegal.com/vi/blog/doanh-nghiep-co-bat-buoc-phai-thanh-lap-cong-doan-co-so-khong/, tham khảo ngày 20/06/2025.

(3) Khoản 3 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019. 

(4) Khoản 6 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019.

(5) Khoản 6 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019. 

Bài viết liên quan

1. Tìm hiểu về các phương án chấm dứt hợp đồng lao động và những yếu tố cần xem xét khi thực hiện
2. Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động trong tương lai
3. Phân biệt thông báo chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động hết hạn và khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Chia sẻ: