Với mục tiêu cải cách thủ tục hành chính nhằm tối giản hóa các thủ tục cần thiết, đến nay Bộ Kế Hoạch Đầu Tư đã ban hành nhiều chính sách mới về thủ tục thành lập doanh nghiệp. Vậy cập nhật mới nhất về thủ tục thành lập công ty năm 2023 là gì? Ngay bây giờ Apolat Legal sẽ cùng quý doanh nghiệp tìm hiểu chính xác trong bài thông tin dưới đây.

1. Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh Nghiệp Số 59/2020/QH14 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2021
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực thi hành ngày 04/01/2021
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực thi hành ngày 01/05/2021
• Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg có hiệu lực thi hành ngày 20/08/2018
• Và các văn bản pháp luật liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp khác.

2. Hồ sơ chuẩn bị thành lập công ty

Khi thành lập doanh nghiệp mới, chủ doanh nghiệp cần nắm được đầy đủ các hạng mục hồ sơ thành lập công ty sau đây:

• Điều lệ công ty;
• Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp;
• Danh sách cổ đông sáng lập (đối với Công ty cổ phần);
• Danh sách thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên);
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật);
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của các thành viên, đại diện pháp luật và người được ủy quyền nộp hồ sơ (không quá 06 tháng).

3. Thủ tục thành lập công ty

Sau khi hoàn tất các hạng mục hồ sơ thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị, quý doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong 2 hình thức nộp hồ sơ sau: Nộp tại sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp thông qua Hệ thống cổng thông tin Quốc gia.

3.1 Nộp hồ sơ thành lập công ty tại Sở KH&ĐT

Thủ tục thành lập doanh nghiệp bằng cách nộp hồ sơ trực tiếp gồm các bước sau:

• Bước 1: Soạn thảo hồ sơ và chuẩn bị các loại giấy tờ tùy thân theo quy định: Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của các thành viên, đại diện pháp luật và người được ủy quyền nộp hồ sơ (không quá 06 tháng).
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Bước 3: Chuyên viên phòng Đăng Ký Kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ và bàn giao cho doanh nghiệp 1 biên nhận có ghi rõ ngày trả kết quả đăng ký doanh nghiệp (03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ)
• Bước 4: Dựa theo lịch hẹn từ chuyên viên phòng đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần đến đúng ngày để nhận kết quả giấy chứng nhận thành lập công ty.

Sẽ xảy ra 2 trường hợp:

• Bước 4.1: Hồ sơ hợp lệ : Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
• Bước 4.2: Hồ sơ không hợp lệ do: tên công ty bị trùng, gây nhầm lẫn, ngành nghề kinh doanh đăng ký sai mã ngành, địa chỉ công ty không hợp lệ,…Chuyên viên sẽ hướng dẫn doanh nghiệp hoàn thiện lại hồ sơ. Sau đó, doanh nghiệp hoàn thiện lại hồ sơ theo hướng dẫn và nộp lại Phòng Đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp tiếp tục chờ thêm 3 ngày làm việc để nhận kết quả.

Tuy nhiên, tại TP. Hồ Chí Minh và TP. Hà Nội hiện nay không nhận hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Do đó, toàn bộ thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp cần phải thực hiện online thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3.2 Nộp hồ sơ thành lập công ty qua hệ thống Cổng Thông Tin Quốc Gia

Với thủ tục thành lập công ty mới bằng cách nộp hồ sơ qua hệ thống Cổng Thông Tin Quốc Gia, quý doanh nghiệp thực hiện theo từng bước như sau:

• Bước 1: Đăng nhập cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh
• Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo từng đề mục của mà hệ thống yêu cầu
• Bước 3: Scan hồ sơ đã soạn và tải file đính kèm
• Bước 4: Ký xác thực và nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
• Bước 5: Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký qua mạng, hệ thống sẽ gửi email thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký.

Có 2 trường hợp xảy ra:

Trường hợp 1: Hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp tiến hành in thông báo chấp thuận được gửi từ cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia, cùng giấy ủy quyền (nếu có): và liên hệ phòng đăng ký doanh nghiệp để nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trường hợp 2: Hồ sơ không hợp lệ: nếu hồ sơ cần bổ sung, điều chỉnh thông tin, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Sở KH-ĐT sẽ phản hồi qua email các lỗi cần chỉnh sửa. Doanh nghiệp chỉ cần chỉnh sửa theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ. Sau 3 ngày kể từ ngày doanh nghiệp nộp lại hồ sơ, sở KH-ĐT sẽ gửi giấy phép kinh doanh qua Email.

4. Điều kiện thành lập công ty

4.1 Chọn loại hình công ty

Đầu tiên, dựa vào số lượng cổ đông góp vốn vào doanh nghiệp mà công ty có thể phù hợp với 1 trong 5 loại hình sau: Công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên, doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh. Trong đó, nếu chỉ có duy nhất 1 thành viên góp vốn, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn loại hình công ty TNHH 1 thành viên. Thủ tục thành lập công ty TNHH cũng tương đối đơn giản hơn so với các loại hình còn lại.

4.2 Đặt tên công ty 

Trong các thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp,  tên công ty hợp lệ luôn bao gồm 2 thành phần: Loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Trong đó, tên riêng hợp lệ là tên riêng không trùng lặp với bất kỳ tên doanh nghiệp nào đã đăng ký và hiện tại vẫn đang hoạt động.

• Tên công ty có thể bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài, nhưng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của công ty khác đã đăng ký trước đó trong phạm vi toàn quốc.
• Theo Nghị định 01/2021, quyết định của Phòng Đăng ký kinh doanh về tên doanh nghiệp là quyết định cuối cùng.

4.3 Địa chỉ trụ sở công ty

Hiện tại, theo Luật doanh nghiệp hiện hành, việc đặt địa chỉ trụ sở công ty tại chung cư là không hợp lệ. Do đó, doanh nghiệp cần đặt trụ sở tại các khu văn phòng hoặc nhà đất. Ngoài ra, một địa chỉ có thể đăng ký cho nhiều công ty khác nhau.

4.4 Chọn ngành nghề kinh doanh

Trong quy trình thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần lựa chọn ngành nghề kinh doanh, từ đó xác định mã ngành kinh doanh cho ngành nghề mà doanh nghiệp sẽ hoạt động trong tương lai. Đặc biệt, doanh nghiệp cần đăng ký các ngành nghề mở rộng dựa trên ngành chính để tránh trường hợp trong tương lai phải đăng ký thêm các ngành mới.

4.5 Vốn điều lệ công ty

Trong thủ tục thành lập doanh nghiệp mới, vốn điều lệ luôn là một yếu tố được quan tâm phổ biến. Hiện nay, nhà nước không quy định về mức vốn điều lệ tối thiểu doanh nghiệp cần đáp ứng. Tuy nhiên, vốn điều lệ sẽ là cơ sở để doanh nghiệp xác định mức lệ phí môn bài cũng như cam kết nghĩa vụ trách nhiệm tài chính với đối tác, khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần xác định vốn điều lệ phù hợp nhất.

4.6 Người đại diện theo pháp luật

Theo thủ tục thành lập doanh nghiệp mới cần lựa chọn ra người đại diện pháp luật cho doanh nghiệp. Đây là người chịu trách nhiệm về phía luật pháp cho mọi hoạt động kinh doanh. Thông thường, đây là người điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của doanh nghiệp, đại diện ký kết giấy tờ với đối tác, tổ chức, cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên, theo Luật doanh nghiệp 2020, người đại diện pháp luật không nhất thiết phải giữ bất kỳ chức vụ nào tại doanh nghiệp đó.

5. Ưu nhược điểm khi thành lập công ty

Ưu điểm

• Tăng khả năng huy động nguồn vốn từ các kênh bên ngoài doanh nghiệp
• Được áp dụng chính xác khấu trừ thuế GTGT và xuất hóa đơn GTGT
• Dễ dàng tuyển dụng và quản lý lao động
• Dễ dàng thành lập chi nhánh, mở rộng địa điểm kinh doanh và tăng quy mô doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Giấy tờ, sổ sách vô cùng phức tạp. Doanh nghiệp cần hoàn thành báo cáo thuế theo quý vào theo năm.
• Có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ nộp nhiều khoản thuế với mức thuế suất khác nhau. Điển hình nếu doanh nghiệp kinh doanh có lãi, doanh nghiệp thông thường phải đóng 20% tổng lợi nhuận trên 01 năm.
• Tuân thủ các quy định theo Luật doanh nghiệp hiện hành.

6.Chi phí thành lập doanh nghiệp bao nhiêu? 

Chi phí cho các gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp hiện nay dao động từ 4.000.000 VNĐ đến 6.000.000 VNĐ. Với mức giá này, công ty luật sẽ đại diện phía doanh nghiệp thực hiện 95% các bước triển khai việc thành lập doanh nghiệp. 

Tại Apolat Legal chúng tôi gửi đến quý khách hàng mức giá ưu đãi tại thời điểm hiện tại chỉ từ 3.500.000 VNĐ (phụ thuộc vào phạm vi dịch vụ khách hàng lựa chọn). Đồng thời, chúng tôi sẽ trực tiếp hỗ trợ tư vấn sau khi doanh nghiệp nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

7. Dịch vụ thành lập công ty trọn gói tại Apolat 

Khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói tai Apolat Legal, chúng tôi sẽ thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục sau đây:

• Hỗ trợ tư vấn khách hàng xác định loại hình công ty, ngành nghề kinh doanh, mức vốn điều lệ phù hợp. Bên cạnh đó, thảo luận cùng doanh nghiệp để quyết định tên công ty hợp lệ.
• Mã hóa ngành nghề kinh doanh
• Nhận ủy quyền doanh nghiệp soạn thảo toàn bộ hồ sơ giấy tờ đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
• Đại diện doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu
• Ủy quyền chủ doanh nghiệp nhận con dấu và kết quả giấy phép đăng ký kinh doanh bản chính.
• Ủy quyền chủ doanh nghiệp tiến hành kê khai thuế lần đầu tại Chi cục thuế.
• Đăng ký kê khai thuế, nộp thuế điện tử cho doanh nghiệp
• Lập hồ sơ xin sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử
• Bàn giao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu cho khách hàng.
• Lập hồ sơ xin sử dụng, phát hành hóa đơn điện tử.

8. Những câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập công ty

8.1. Thành lập công ty cần chuẩn bị những gì?

Các hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập công ty mới đã được chúng tôi nêu rõ trong nội dung của bài viết.

8.2. Nơi đăng ký thành lập công ty ở đâu?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp tại Phòng Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp qua Cổng thông tin quốc gia.

8.3. Đối tượng nào có quyền thành lập công ty?

Các đối tượng không được phép thành lập doanh nghiệp gồm:

• Cán bộ, công chức, viên chức;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp Nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, chấp hành hình phạt tù, quyết định xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định;
• Các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng chống tham nhũng.

8.4. Quy trình các bước thành lập công ty như thế nào?

Quy trình các bước thành lập công ty đã được Apolat Legal đề cập tại Mục 3: Thủ tục thành lập công ty.

8.5. Hồ sơ đăng ký công ty gồm những gì?

Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp mà các bước thành lập doanh nghiệp mới cũng như các loại hồ sơ yêu cầu sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, về cơ bản, mọi loại hình doanh nghiệp đều cần các loại hồ sơ sau đây:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện pháp luật công ty).
• Danh sách thành viên ( Công ty TNHH 2 thành viên trở lên ) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập ( Công ty cổ phần ).
• Bản sao Giấy chứng thực cá nhân: Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu.

8.6. Điều kiện khi thành lập công ty gồm những gì?

Để hoàn tất thủ tục thành lập công ty hợp lệ, trước tiên, công ty cần đáp ứng được các điều kiện cơ bản sau đây:

• Chọn loại hình công ty
• Đặt tên công ty hợp lệ
• Đăng ký địa chỉ trụ sở công ty
• Chọn ngành nghề kinh doanh phù hợp với mục tiêu và định hướng kinh doanh của doanh nghiệp
• Xác định kê khai mức vốn điều lệ phù hợp
• Chọn người đại diện theo Pháp luật cho doanh nghiệp

Với những thông tin kể trên, Apolat Legal đã giải đáp toàn bộ các thắc mắc phổ biến nhất xoay quanh thủ tục thành lập công ty áp dụng từ năm 2023. Mong rằng thông tin trên hữu ích với doanh nghiệp ngay lúc này. Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu về dịch vụ thành lập doanh nghiệp mới trọn gói.