Điều kiện thành lập
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc của thương nhân đó tại Việt Nam được thành lập với mục đích để thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện. Văn phòng đại diện được xem là hiện diện thương mại của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, tuy nhiên, pháp luật Việt Nam không cho phép văn phòng đại diện thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
Để có thể thành lập một văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng được các điều kiện cơ bản sau đây:
- Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Nếu nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
Bên cạnh điều kiện đã đề cập nêu trên, thương nhân nước ngoài cũng cần lưu ý đến các hạn chế liên quan đến người đứng đầu văn phòng đại diện. Trên thực tế, để dễ dàng quản lý hoạt động của văn phòng đại diện, công ty mẹ thường bổ các vị trí quản lý cấp cao của mình làm trưởng văn phòng đại diện, và các vị trí này thường là người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ hoặc công ty con trong một tập đoàn. Tuy nhiên, việc làm này lại vô tình vi phạm quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến hạn chế kiêm nhiệm chức vụ của trưởng văn phòng đại diện cụ đối với các vị trí sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Trong trường hợp trưởng văn phòng đại diện kiêm nhiệm các vị trí được đề cập nêu trên, văn phòng đại diện có thể bị phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 40.000.000 VNĐ đến 60.000.000 VNĐ theo quy định tại Điều 4 và Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
Quá trình hoạt động
Như đã nêu ở phần trên, pháp luật Việt Nam không cho phép văn phòng đại diện thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Điều này có nghĩa là văn phòng đại diện không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài. Tuy nhiên, người đứng đầu văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết. Việc ủy quyền này phải được thực hiện bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
Bên cạnh đó, trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
Ngoài ra, thương nhân nước ngoài cần phải lưu ý các vấn đề sau đây để tránh trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính gồm:
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện gửi báo cáo về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép;
- Thương nhân nước ngoài làm thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong vòng 60 ngày làm việc trong trường hợp sau:
- Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài;
- Thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài có liên quan trực tiếp đến nội dung hoạt động của Chi nhánh tại Việt Nam;
- Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện;
- Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện;
- Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
Mức phạt cho việc không tuân thủ các quy định nêu trên là từ 40.000.000 VNĐ đến 60.000.000 VNĐ theo quy định tại Điều 4 và Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
Mặc dù văn phòng đại diện có mô hình tổ chức tương đối đơn giản. Tuy nhiên, trong suốt quá trình hoạt động của mình, văn phòng đại diện vẫn phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật Việt Nam để tránh những trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính gây ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
