Sau khi Cục Sở hữu trí tuệ (“Cục SHTT”) tiếp nhận đơn đăng ký nhãn hiệu, đơn đăng ký sẽ trải qua 02 giai đoạn thẩm định đó là thẩm định hình thức và thẩm định nội dung. Theo quy định tại mục 13.8 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN, thời hạn thẩm định hình thức là 01 tháng kể từ ngày nộp đơn. Trường hợp đơn đăng ký có những thiếu sót thì chủ đơn phải sửa đổi (các) nội dung chưa phù hợp theo hướng dẫn của Cục SHTT. Thời hạn sửa đổi, bổ sung (các) thiếu sót trong đơn đăng ký thường là 02 tháng kể từ ngày Cục SHTT ký công văn phản hồi về kết quả thẩm định hình thức. Trong một số trường hợp mà số lượng đơn đăng ký nhiều thì thời hạn Cục SHTT phản hồi về kết quả thẩm định hình thức thông thường sẽ bị kéo dài. Nếu đơn đăng ký nhãn hiệu có những thiếu sót về hình thức dẫn đến bị từ chối chấp nhận đơn thì chủ đơn sẽ mất nhiều thời gian hơn để đơn đăng ký nhãn hiệu được chuyển sang giai đoạn thẩm định nội dung.
Một số lỗi phổ biến dẫn đến khả năng bị từ chối chấp thuận hình thức khi nộp đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được nêu tại bài viết này để chủ đơn có thể chú ý hơn trong quá trình chuẩn bị trước khi nộp đơn, cụ thể là:
1. Nội dung mô tả nhãn hiệu không đầy đủ
Phần mô tả nhãn hiệu bao gồm hai phần, đó là màu sắc và mô tả.
Đối với phần màu sắc (nếu có yêu cầu bảo hộ màu sắc), chủ đơn sẽ liệt kê (các) màu tương ứng của nhãn hiệu. Nếu nhãn hiệu có hơn 01 màu và màu đó không cùng nhóm màu thì chủ đơn chỉ cần liệt kê đúng màu có trong nhãn hiệu. Trường hợp ngược lại, một nhãn hiệu có hơn 01 màu và cùng có cùng một nhóm màu, ví dụ như màu xanh dương và màu xanh ngọc, chủ đơn cần nêu rõ loại màu cụ thể. Ngoài ra, cũng không tránh khỏi trường hợp chủ đơn bỏ sót một hoặc một số màu trong mẫu nhãn hiệu. Do đó, chủ đơn cần lưu ý liệt kê (các) màu sắc của nhãn hiệu đầy đủ và đúng với loại màu được thể hiện trong mẫu nhãn hiệu.
Đối với phần mô tả: khi mô tả nhãn hiệu, chủ đơn cần tập trung mô tả những dấu hiệu nhận diện nổi bật của nhãn hiệu. Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp nhãn hiệu có (các) chi tiết nhỏ nhưng chủ đơn lại không thể hiện trong nội dung phần mô tả thì cũng dẫn đến khả năng bị từ chối thẩm định hình thức. Đồng thời, màu sắc được nêu tại phần mô tả cần thống nhất với phần màu sắc đã được nêu tại mục (i).
Riêng đối với nhãn hiệu có phần chữ tiếng nước ngoài, chủ đơn cần dịch nghĩa tiếng Việt nếu phần chữ là từ có nghĩa. Trường hợp phần chữ là từ tượng hình, chủ đơn cần có cần phiên âm và dịch nghĩa tiếng Việt.
2. Phân nhóm hàng hóa/dịch vụ không đúng theo Thỏa ước Ni-Xơ có hiệu lực áp dụng tại thời điểm nộp đơn
Theo quy định, chủ đơn phải phân nhóm hàng hóa/dịch vụ theo Bảng phân loại quốc tế về hàng hóa, dịch vụ theo Thỏa ước Ni-Xơ. Thỏa ước Ni-Xơ có nhiều phiên bản khác nhau và phiên bản hiện đang được áp dụng là Phiên bản 11-2022. Thông thường, trước khi có sự thay đổi việc thay đổi Phiên bản Ni-Xơ, Cục SHTT sẽ thông báo về việc chính thức áp dụng Phiên bản nhất định để chủ đơn chú ý thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị nộp đơn.
Ngoài việc áp dụng không đúng Thỏa ước Ni-Xơ tại thời điểm nộp đơn, chủ đơn cần lưu ý khi mô tả hàng hóa/dịch vụ phải đảm bảo hàng hóa/dịch vụ phù hợp và nằm trong phạm vi của nhóm hàng hóa/dịch vụ đăng ký tương ứng.
3. Tài liệu gửi kèm theo đơn không đầy đủ hoặc không phù hợp
Thông thường, tài liệu gửi kèm theo đơn đăng ký gồm (i) tài liệu tối thiểu và (ii) tài liệu khác.
(i) Tài liệu tối thiểu:
Chủ đơn cần chuẩn bị 02 tờ khai đăng ký theo mẫu. 02 tờ khai này phải đảm bảo có nội dung thống nhất và giống nhau.
Chủ đơn nộp kèm tối thiểu là 05 mẫu nhãn hiệu. Đối với các mẫu nhãn hiệu nộp kèm với tờ khai đăng ký thì kích thước, màu sắc, độ rõ nét của mẫu nhãn phải thống nhất với mẫu nhãn hiệu được thể hiện tại trang số 01 của tờ khai. Trường hợp nhãn hiệu nộp kèm không rõ nét, không đều màu với mẫu nhãn hiệu tại trang số 01 của tờ khai thì đơn đăng ký có khả năng cao bị dự định từ chối thẩm định hình thức.
(ii) Tài liệu khác:
Trường hợp chủ đơn nộp đơn thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, chủ đơn cần ký giấy ủy quyền để nộp kèm với tài liệu được nêu tại mục (i). Thông thường, mẫu giấy ủy quyền sẽ được soạn theo mẫu và gửi cho chủ đơn ký. Nếu chủ đơn là cá nhân thì chỉ cần ký tên và ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp chủ đơn là tổ chức, người đại diện theo pháp luật của chủ đơn cần ký tên, ghi đầy đủ họ tên, ghi chức danh của người ký và đóng dấu chữ ký.
Trong một số trường hợp tại thời điểm nộp đơn, vì lý do khách quan mà chủ đơn không thể nộp bản gốc giấy ủy quyền thì chủ đơn có quyền nộp bản scan giấy ủy quyền. Tuy nhiên, chủ đơn cần lưu ý thời hạn nộp bổ sung bản gốc giấy ủy quyền trong thời hạn 01 tháng, kể từ ngày nộp đơn. Trường hợp chủ đơn không nộp bổ sung trong thời hạn nêu trên, đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ bị Cục SHTT dự định từ chối thẩm định hình thức.
4. Các trường hợp khác
Bên cạnh một số các trường hợp phổ biến dẫn đến bị từ chối chấp thuận hình thức, đơn đăng ký cũng có khả năng bị từ chối nếu:
Tờ khai không được sử dụng theo mẫu theo luật quy định. Mẫu tờ khai đăng ký nhãn hiệu đang được áp dụng theo Phụ lục A – Mẫu số 04-NH đính kèm Thông tư 04/2007/TT-BKHCN.
Mẫu nhãn hiệu không đáp ứng về kích thước, cách trình bày. Theo quy định thì mẫu nhãn hiệu phải được trình bày rõ ràng với kích thước của mỗi thành phần trong nhãn hiệu không lớn hơn 80mm và không nhỏ hơn 8mm, tổng thể nhãn hiệu phải được trình bày trong khuôn mẫu nhãn hiệu có kích thước 80mm x 80mm in trên tờ khai.
Nội dung tờ khai không được đánh máy hoặc tờ khai bị tẩy xóa,…
Tờ khai không có đủ thông tin về người nộp đơn, về người đại diện, không có chữ ký và/hoặc con dấu của người nộp đơn hoặc người đại diện.
Khuyến cáo:
Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp các thông tin chung và không nhằm cung cấp bất kỳ ý kiến tư vấn pháp lý nào. Apolat Legal là một công ty luật tại Việt Nam có kinh nghiệm và năng lực cung cấp các dịch vụ tư vấn liên quan đến Sở hữu trí tuệ. Vui lòng tham khảo về dịch vụ của chúng tôi tại đây và liên hệ với đội ngũ luật sư tại Viêt Nam của chúng tôi thông qua email info@apolatlegal.com.
