Trong hoạt động của quản lý và hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay, không khó để nhận thấy vấn đề một tổ chức, cá nhân (bên ủy quyền) ủy quyền cho một cá nhân khác (bên được ủy quyền) thực hiện một hoặc một số công việc trong một phạm vi nhất định (phạm vi ủy quyền) như là ủy quyền ký kết các hợp đồng thương mại, tham dự một cuộc họp,…Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, điển hình như được ủy quyền nhằm thực hiện quyền của thành viên góp vốn lại là một vấn đề rất quan trọng. Bởi vì bên cạnh các nghĩa vụ mà các thành viên góp vốn đương nhiên phải tuân thủ và thực hiện, ví dụ như hoàn tất nghĩa vụ góp vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì (các) quyền của thành viên thể hiện sự ảnh hưởng đến hoạt động phát triển của chính doanh nghiệp và quan trọng hơn cả là ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi trực tiếp của thành viên góp vốn trong doanh nghiệp. Vậy, bên cạnh việc lựa chọn được người phù hợp và có thể tin tưởng thì phải chăng, bên ủy quyền nên lưu ý một số vấn đề để đảm bảo hiệu lực của việc ủy quyền cho một cá nhân khác thực hiện quyền của thành viên góp vốn. Bài viết này sẽ đề cập đến một số vấn đề cơ bản để đảm bảo hiệu lực của giấy ủy quyền khi ủy quyền cho một cá nhân khác thực hiện quyền của thành viên góp vốn.

1. Nội dung văn bản ủy quyền 

Theo nguyên tắc chung, thành viên góp vốn khi cử đại diện ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm trước bên thứ ba đối với trách nhiệm phát sinh liên quan đến quyền và nghĩa vụ được thực hiện thông qua người đại diện theo ủy quyền. Tuy nhiên, văn bản ủy quyền vẫn nên nêu rõ phạm vi công việc cụ thể phạm vi ủy quyền để làm rõ những nội dung mà bên được ủy quyền sẽ có trách nhiệm thực hiện và chịu trách nhiệm trước bên ủy quyền. Đồng thời, trường hợp bên ủy quyền thực hiện vượt quá phạm vi được ủy quyền thì phạm vi ủy quyền là cơ sở để xác định chế độ chịu trách nhiệm theo quy định tại Điều 143 Bộ luật dân sự 2015. Cần lưu ý rằng mọi hạn chế của thành viên đối với người đại diện theo ủy quyền trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của thành viên trong công ty tương ứng tại Hội đồng thành viên đều không có hiệu lực đối với bên thứ ba.

Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được văn bản. Căn cứ khoản 4 Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của thành viên góp vốn;
• Số lượng người đại diện theo ủy quyền và tỷ lệ sở hữu phần vốn góp tương ứng của mỗi người đại diện theo ủy quyền;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân từng người đại diện theo ủy quyền;
• Thời hạn ủy quyền tương ứng của từng người đại diện theo ủy quyền; trong đó ghi rõ ngày bắt đầu được đại diện;
• Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của thành viên góp vốn và của người đại diện theo ủy quyền.

Như vậy, nếu văn bản ủy quyền không thể hiện đầy đủ các nội dung theo luật định hoặc có thể hiện mà nội dung không đầy đủ thì văn bản ủy quyền có hiệu lực không? Theo quan điểm của tác giả, luật doanh nghiệp không quy định rõ hướng xử lý khi văn bản ủy quyền thiếu một trong những nội dung luật định hoặc thông tin có thể hiện nhưng không rõ ràng hoặc không đầy đủ. Trước khi đưa ra kết luận, cần xem xét, đánh giá tùy từng vụ việc. Ví dụ, tổ chức có quyền cử nhiều người đại diện theo ủy quyền để tham gia họp Hội đồng thành viên. Mặc dù văn bản ủy quyền không ghi tỷ lệ sở hữu phần vốn góp đối với mỗi người đại diện theo ủy quyền nhưng cũng được xem là không trái với quy định, không ảnh hưởng đến quyền của bên được ủy quyền bởi tỷ lệ mỗi người đại diện theo ủy quyền sẽ có có tỷ lệ sở hữu phần vốn góp bằng nhau.

2. Hình thức của văn bản ủy quyền

Câu hỏi tiếp theo được đặt ra ở đây là văn bản ủy quyền có cần được công chứng hay không? Về vấn đề này, khi thành viên là tổ chức hoặc cá nhân lập văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền của mình tại doanh nghiệp thì, Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn không có quy định các bên có nghĩa vụ công chứng văn bản ủy quyền này. Do đó, việc yêu cầu công chứng để văn bản ủy quyền có hiệu lực sẽ phụ thuộc vào quy định tại điều lệ của doanh nghiệp. Trường hợp điều lệ doanh nghiệp cũng không quy định, các bên có thể hiểu việc công chứng văn bản ủy quyền là không bắt buộc. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy, các văn bản ủy quyền của thành viên công ty là cá nhân không được công chứng thường rất dễ xảy ra tranh chấp liên quan đến hiệu lực của văn bản ủy quyền… 

Tương tự như việc công chứng, quy định về hợp pháp hóa lãnh sự đối với văn bản ủy quyền của thành viên công ty là nhà đầu tư nước ngoài cũng không thực sự rõ ràng. Do đó, trường hợp điều lệ không có quy định thì tranh chấp liên quan đến hình thức của văn bản ủy quyền là rất dễ phát sinh, không thuộc trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Trên cơ sở đó, phụ thuộc vào quan điểm của mỗi tòa án mà có thể chấp nhận hoặc từ chối văn bản ủy quyền của cá nhân/tổ chức ở nước ngoài. 

Theo quan điểm của tác giả, để đảm bảo hiệu lực của văn bản ủy quyền và để tránh rủi ro phát sinh tranh chấp về hiệu lực của văn bản ủy quyền, điều lệ công ty cần quy định cụ thể về hình thức của văn bản ủy quyền. Trong trường hợp điều lệ công ty không có quy định, văn bản ủy quyền nên được công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự đối với văn bản ủy quyền để tránh các tranh chấp có thể xảy ra liên quan đến hiệu lực của văn bản ủy quyền.

Như đã trình bày nêu trên, doanh nghiệp nói chung và các thành viên góp vốn nói riêng nên cân nhắc về văn bản ủy quyền khi thực hiện ủy quyền cho người khác. Hiểu quy định pháp luật và có thể lường trước các rủi ro nhằm ngăn ngừa, hạn chế dẫn đến “giao dịch” không thể thực hiện được, làm mất thời gian để giải quyết hậu quả, ảnh hưởng đến người thứ ba nếu giao dịch đó có liên quan đến tổ chức/cá nhân khác, trong trường hợp xấu nhất là gây ảnh hưởng và thiệt hại đến công ty thì việc chuẩn bị tốt cho những giai đoạn đầu tiên luôn luôn là điều hữu ích và cần thiết.