Tái cấu trúc lao động doanh nghiệp: thủ tục và lưu ý pháp lý

BÀI VIẾT

Tái cấu trúc lao động doanh nghiệp: thủ tục và lưu ý pháp lý

Khi áp dụng kế hoạch tái cấu trúc lao động (“Tái Cấu Trúc”) đối với những người lao động dôi dư (“NLĐ Dôi Dư”), doanh nghiệp cần lưu ý tuân thủ đúng các bước thủ tục pháp lý dưới đây. Cụ thể hơn, theo kinh nghiệm thực tế của chúng tôi đối với những trường hợp tương tự, có thể mất từ 2,5 tháng đến 03 tháng để doanh nghiệp hoàn thành tất cả các bước thủ tục pháp lý cho Tái Cấu Trúc.

Bước 1: Chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ ban hành quyết định chấp thuận việc Tái Cấu Trúc  

Chủ sở hữu sẽ ban hành quyết định hoặc nghị quyết chấp thuận việc Tái Cấu Trúc.              

Vui lòng lưu ý rằng pháp luật Lao động của Việt Nam không có quy định về việc doanh nghiệp bắt buộc phải được sự chấp thuận từ chủ sở hữu để tiến hành việc Tái Cấu Trúc hay không. Tuy nhiên, xem xét các quy định của Luật Doanh nghiệp về quyền hạn của các thành viên góp vốn và chủ sở hữu, quyền quyết định cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thuộc thẩm quyền của các thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp.

Nội dung quyết định hoặc nghị quyết của chủ sở hữu phải thể hiện chi tiết và đề cập rõ căn cứ pháp lý của việc Tái Cấu Trúc và chấp thuận việc Tái Cấu Trúc và chấm dứt hợp đồng lao động với những NLĐ Dôi Dư. Thêm vào đó, quyết định hoặc nghị quyết này cũng nên đính kèm danh sách những NLĐ trong doanh nghiệp có khả năng bị mất việc do việc tổ chức lại lao động. Vui lòng lưu ý thêm rằng danh sách này cũng phải được đính kèm và chấp thuận trong nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty và Tổng giám đốc của công ty ở các Bước 2 và 3 dưới đây; do đó, doanh nghiệp phải chuẩn bị danh sách này một cách cẩn thận và đầy đủ tất cả NLĐ có thể bị mất việc do việc tổ chức lại lao động để tránh việc bổ sung bất kỳ NLĐ nào vào danh sách.

Bước 2: Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch của công ty (tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức quy định tại Điều Lệ của doanh nghiệp) phải triệu tập cuộc họp (trong trường hợp là Hội đồng thành viên) và ban hành quyết định hoặc nghị quyết về việc Tái Cấu Trúc

Như đã đề cập nêu trên, căn cứ theo chấp thuận của chủ sở hữu về việc Tái Cấu Trúc, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty sẽ tiến hành một cuộc họp (trong trường hợp là Hội đồng thành viên) và thông qua nghị quyết hoặc quyết định chấp thuận việc Tái Cấu Trúc và chỉ định việc tiến hành Tái Cấu Trúc cho Tổng Giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Tài liệu này phải được Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch của doanh nghiệp ký tên và đóng dấu doanh nghiệp.

Tương tự, nghị quyết hoặc quyết định này phải đề cập rõ ràng căn cứ pháp lý của việc Tái Cấu Trúc và đính kèm danh sách những NLĐ có khả năng bị mất việc do việc tổ chức lại lao động. Để thống nhất, danh sách được đính kèm trong nghị quyết hoặc quyết định này phải hoàn toàn giống với danh sách đính kèm chấp thuận của chủ sở hữu tại Bước 1.

Bước 3: Tổng Giám Đốc kiêm người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ban hành quyết định về việc thực hiện việc Tái Cấu Trúc

Theo Luật Doanh nghiệp, Tổng Giám Đốc hoặc Giám Đốc (tùy theo cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều Lệ của doanh nghiệp) có trách nhiệm tổ chức việc thực hiện nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch của doanh nghiệp. Theo đó, căn cứ theo nghị quyết hoặc quyết định được ban hành ở Bước 2, Tổng Giám Đốc được đăng ký trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất của doanh nghiệp sẽ ban hành quyết định về việc thực hiện việc Tái Cấu Trúc.

Vui lòng lưu ý thêm rằng pháp luật lao động hiện hành của Việt Nam không có quy định cụ thể về việc liệu Tổng Giám Đốc của doanh nghiệp có thể ủy quyền cho bất kỳ nhân sự quản lý cấp dưới nào trong doanh nghiệp (ví dụ như Giám đốc Nhân sự) có thể thay mặt Tổng Giám Đốc ký và ban hành quyết định này hay không. Để giảm thiểu những rủi ro pháp lý tiềm ẩn cho doanh nghiệp, chúng tôi khuyến nghị Tổng Giám Đốc của doanh nghiệp nên là người trực tiếp ký và ban hành quyết định về việc Tái Cấu Trúc.

Tương tự, quyết định của Tổng Giám Đốc phải thể hiện rõ căn cứ pháp lý cụ thể của việc Tái Cấu Trúc và đính kèm danh sách những NLĐ của doanh nghiệp có khả năng bị mất việc do việc tổ chức lại lao động. Danh sách này phải hoàn toàn giống như danh sách được đính kèm với nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu và Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch của doanh nghiệp tại các Bước 1 và 2 nêu trên.

Bước 4: Doanh nghiệp lập danh sách những NLĐ sẽ được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng và tiến hành việc đào tạo, nếu có 

Theo quy định của Bộ Luật Lao Động, nếu có bất kì vị trí công việc trống nào trong doanh nghiệp tại thời điểm Tái Cấu Trúc, doanh nghiệp phải đào tạo lại Những NLĐ Dôi Dư để phân công họ vào những vị trí đó.  Thêm vào đó, do Bộ Luật Lao Động không quy định hoặc gián tiếp quy định việc áp dụng nguyên tắc cùng cấp bậc khi đào tạo lại và phân công Những NLĐ Dôi Dư vào những vị trí công việc trống, việc đào tại lại và phân công công việc này nên được hiểu là nếu có bất kỳ một vị trí trống nào trong doanh nghiệp cho bất kì cấp bậc nào (kể cả cấp bậc quản lý), doanh nghiệp phải đào tạo lại tất cả Những NLĐ Dôi Dư cho các vị trí đó.

Danh sách Những NLĐ Dôi Dư được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng theo đây phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và được ban hành cùng với chương trình đào tạo được đề cập dưới đây. Lưu ý thêm, vì danh sách này là một phần không tách rời của phương án sử dụng lao động của doanh nghiệp nên danh sách này cũng phải được tất cả các thành viên của Ban Chấp Hành Công Đoàn Cơ Sở của doanh nghiệp (“Công Đoàn Cơ Sở”) ký.

Hiện nay, pháp luật lao động của Việt Nam vẫn chưa có bất kỳ hướng dẫn nào về các chương trình đào tạo, tiêu chí đánh giá và thời gian đào tạo cho việc đào tạo lại và đánh giá kết quả đào tạo của Những NLĐ Dôi Dư. Tuy nhiên, để tránh những rủi ro pháp lý tiềm ẩn, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên ban hành công khai (các) chương trình đào tạo, tiêu chí đánh giá và thời gian đào tạo (từ 02 – 04 ngày hoặc một khoản thời hạn hợp lý cho các vị trí trống) đến Những NLĐ Dôi Dư và thông báo trước với những NLĐ này để làm cơ sở cho việc xác định những NLĐ đáp ứng được yêu cầu của các vị trí trống. Dựa trên những tiêu chí đào tạo, thời gian đào tạo và kết quả đào tạo và nếu Những NLĐ Dôi Dư không đáp ứng được các điều kiện đặt ra, rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp sẽ được giảm thiểu khi chấm dứt hợp đồng lao động với Những NLĐ Dôi Dư.

Mặt khác, trong trường hợp doanh nghiệp không có bất kỳ vị trí trống hoặc ý định đào tạo lại những người có khả năng trong Những NLĐ Dôi Dư để tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp có thể không bắt buộc phải tổ chức đào tạo. Tuy nhiên, để bảo vệ doanh nghiệp trước bất kỳ khiếu nại nào của Những NLĐ Dôi Dư ở các giai đoạn sau này, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên ngừng việc đăng tuyển hoặc công khai bất kỳ quảng cáo tuyển dụng nào trên các trang thông tin điện tử tuyển dụng và báo giấy (nếu có), và yêu cầu các đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng lao động không liên hệ với các ứng viên với tư cách đại diện cho doanh nghiệp trong một khoản thời gian thích hợp sau khi hoàn tất việc Tái Cấu Trúc. Việc sắp xếp này có thể giúp doanh nghiệp tránh được tình huống Những NLĐ Dôi Dư khiếu nại về việc doanh nghiệp vẫn còn vị trí trống/mới nhưng không đào tạo lại họ.

Bước 5: Doanh nghiệp lập kế hoạch sử dụng lao động với sự tham gia của BCHCĐCS

Theo quy định của Bộ Luật Lao Động, phương án sử dụng lao động phải bao gồm ít nhất các nội dung chính như sau: (i) danh sách và số lượng NLĐ tiếp tục được sử dụng, NLĐ được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng; (ii) danh sách và số lượng NLĐ nghỉ hưu; (iii) danh sách và số lượng NLĐ được chuyển sang làm việc không trọn thời gian và NLĐ phải chấm dứt hợp đồng lao động; và biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án sử dụng lao động.

Căn cứ theo kết quả đánh giá đào tạo và sau khi phân công những NLĐ thích hợp vào (các) vị trí trống (nếu có) ở Bước 4, doanh nghiệp sẽ tổng hợp Những NLĐ Dôi Dư còn lại và lập một danh sách khác và nội dụng của phương án sử dụng lao động. Việc lập và ban hành phương án sử dụng lao động phải có sự tham gia của CĐCS. Tất cả Những NLĐ Dôi Dư trong những danh sách này phải được đề cập trong danh sách những NLĐ có khả năng bị mất việc do việc tổ chức lại lao động như đề cập tại các Bước 1, 2 và 3 trên đây.

Có khả năng là Những NLĐ Dôi Dư có thể nhận biết các danh sách này và sẽ có những hành động chống lại Công Ty tại giai đoạn này. Để giới hạn rủi ro pháp lý và giảm thiểu sự căng thẳng từ NLĐ, doanh nghiệp có thể cân nhắc thực hiện các công việc sau:

  • Tổ chức một buổi đào tạo về các quy định pháp luật lao động cho Những NLĐ Dôi Dư để họ có thể nhận thức được quyền cho thôi việc của doanh nghiệp đối với những NLĐ này và các quyền và lợi ích của họ do việc tổ chức lại lao động;
  • Thuê một bên cung cấp dịch vụ tư vấn nhân sự bên ngoài để hỗ trợ trong việc định hướng nghề nghiệp cho Những NLĐ Dôi Dư;
  • Tổ chức một nhóm nội bộ của doanh nghiệp hoặc thuê một bên cung cấp dịch vụ quản trị khủng hoảng truyền thông bên ngoài để kiểm soát các bình luận, quan điểm, ý kiến trên mạng xã hội và các phương tiện truyền thông đại chúng liên quan đến việc Tái Cấu Trúc của doanh nghiệp; and            –
  • Tiến hành một cuộc họp với Những NLĐ Dôi Dư để công bố chính thức danh sách những NLĐ dôi dư sẽ bị cho thôi việc và trả lời bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến các khoản phúc lợi và hỗ trợ sau khi thực hiện việc Tái Cấu Trúc. Cuộc họp này có thể giúp doanh nghiệp hạn chế những tin đồn tiêu cực và không chính xác trong nội bộ những NLĐ với nhau. Những người tham gia buổi họp nên bao gồm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tất cả các thành viên của BCHCĐCS, luật sư của doanh nghiệp (nếu có) và tất cả Những NLĐ Dôi Dư. Cuộc họp nên được tổ chức vào một ngày làm việc trong tuần và trong giờ làm việc bình thường, và thư mời nên được gửi đến Những NLĐ Dôi Dư trước một khoản thời gian hợp lý.

Bước 6: Doanh nghiệp trao đổi với BCHCĐCS về việc Tái Cấu Trúc trước khi thông báo cho cơ quan quản lý lao động địa phương

Trường hợp vẫn còn hai hoặc nhiều hơn Những NNLĐ Dôi Dư từ chối thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ và doanh nghiệp vẫn tiếp tục thực hiện việc Tái Cấu Trúc, doanh nghiệp phải trao đổi với BCHCĐCS thông qua một cuộc họp giữa các bên về việc Tái Cấu Trúc và chấm dứt HĐLĐ với Những NLĐ Dôi Dư.

Các quy định pháp luật lao động có liên quan của Việt Nam không có quy định về việc liệu bất kỳ hay tất cả các thành viên của BCHCĐCS phải cho ý kiến đồng thuận về việc Tái Cấu Trúc hay không. Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc Tái Cấu Trúc và tác động quan điểm của các cơ quan quản lý lao động địa phương về việc Tái Cấu Trúc, nếu có thể, doanh nghiệp nên có được ý kiến đồng thuận của BCHCĐCS về việc Tái Cấu Trúc.

Bước 7: Doanh nghiệp thông báo đến cơ quan quản lý lao động địa phương về việc Tái Cấu Trúc

Trong trường hợp số lượng Những NLĐ Dôi Dư bị mất việc do tổ chức lại lao động là 02 người trở lên, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản trước 30 ngày về việc Tái Cấu Trúc cho cơ quan quản lý lao động địa phương trước khi ban hành quyết định chấm dứt HĐLĐ với Những NLĐ Dôi Dư.  Theo luật, thông báo này cần phải có các nội dung sau: (i) tên và địa chỉ của doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; (ii) thông tin chi tiết của Những NLĐ Dôi Dư bị cho thôi việc; (iii) lý do của việc Tái Cấu Trúc, ngày chấm dứt HĐLĐ; và (iv) kinh phí dự kiến chi trả trợ cấp mất việc làm.

Lưu ý rằng, pháp luật lao động không có bất kỳ hướng dẫn chi tiết nào về cơ quan quản lý lao động mà người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) phải thông báo trong trường hợp NSDLĐ có văn phòng và nơi làm việc tại nhiều tỉnh thành khác nhau. Theo ý kiến của chúng tôi, để tránh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp, thông báo về việc Tái Cấu Trúc nên được gửi đến các cơ quan quản lý lao động địa phương nơi doanh nghiệp có trụ sở chính và cả nơi Những NLĐ Dôi Dư thực tế làm việc

Doanh nghiệp được phép thực hiện các bước tiếp theo sau 30 ngày tính từ ngày các cơ quan quản lý lao động địa phương nhận được thông báo của doanh nghiệp, với điều kiện các cơ quan này không có bất kỳ phản đối hoặc nghi vấn gì đối với việc Tái Cấu Trúc. Điều đó có nghĩa là một vài cơ quan thẩm quyền có thể có phản hồi tích cực về việc Tái Cấu Trúc của doanh nghiệp trước khi kết thúc thời hạn 30 ngày. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên tuân thủ đúng việc thông báo trước 30 ngày và không nên ban hành bất kỳ quyết định chấm dứt HĐLĐ nào với Những NLĐ Dôi Dư do việc Tái Cấu Trúc cho đến khi kết thúc thời hạn này.

Bước 8: Doanh nghiệp thông báo cho Những NLĐ Dôi Dư về việc Tái Cấu Trúc trước khi chấm dứt HĐLĐ

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thông báo chính thức về việc Tái Cấu Trúc trong cuộc họp với sự tham gia của Những NLĐ Dôi Dư và đồng thời gửi thông báo trước bằng văn bản về việc chấm dứt HĐLĐ cho Những NLĐ Dôi Dư.

Bước 9: Doanh nghiệp ban hành (các) quyết định chấm dứt HĐLĐ với Những NLĐ Dôi Dư

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ ban hành quyết định chấm dứt HĐLĐ với từng NLĐ Dôi Dư.

Xin lưu ý rằng doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm đối với quyết định cho thôi việc Những NLĐ Dôi Dư dù trong trường hợp cơ quan quản lý lao động địa phương không phản đối việc Tái Cấu Trúc tại Bước 7 nêu trên.

Bước 10: Doanh nghiệp hoàn thành việc thanh toán và thực hiện các nghĩa vụ khác với Những NLĐ Dôi Dư

Trong trường hợp chấm dứt HĐLĐ với Những NLĐ Dôi Dư, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thanh toán và các nghĩa vụ khác đối với Những NLĐ Dôi Dư trong vòng 30 ngày kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ bao gồm: (i) tiền lương chưa trả tính đến ngày chấm dứt HĐLĐ; (ii) tổng số tiền tương đương với ngày nghỉ phép hằng năm chưa sử dụng (nếu có); (iii) trợ cấp mất việc làm; và (iv) những khoản phải thanh toán khác (chẳng hạn như tiền thưởng cuối năm).

Trong quá trình thực hiện Tái Cấu Trúc, doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm những vấn đề sau:

  • Doanh nghiệp không nên cho thôi việc đối với (1) NLĐ nữ đang trong thời gian mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi; (2) NLĐ bị ốm đau hoặc bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nhiệp và đang điều trị hoặc điều dưỡng theo quyết định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền, trừ trường hợp quy định tại Điều 38.1(b) của Bộ Luật Lao Động; (3) NLĐ đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và những trường hợp nghỉ khác được doanh nghiệp đồng ý. Thay vào đó, doanh nghiệp nên xem xét để thương lượng và thuyết phục NLĐ thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ; và
  • Để chấm dứt HĐLĐ với bất kỳ NLĐ Dôi Dư nào là thành viên không chuyên trách của BCHCĐCS, doanh nghiệp phải đạt được sự thỏa thuận bằng văn bản với BCHCĐCS về vấn đề này, hoặc thông báo đến cơ quan quản lý lao động địa phương ít nhất 30 ngày trước ngày chấm dứt.