Những lưu ý khi sử dụng hợp đồng mẫu

BÀI VIẾT

Những lưu ý khi sử dụng hợp đồng mẫu

Xây dựng các hợp đồng mẫu để ký kết trong hoạt động kinh doanh không còn là điều xa lạ đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, với một nền kinh tế vẫn đang phát triển với các doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ lệ lớn trong cộng đồng doanh nghiệp, trong đó, doanh nghiệp quy mô nhỏ và siêu nhỏ chiếm tỷ lệ rất lớn, hơn 98% trên tổng số doanh nghiệp nhỏ và vừa, đại đa số các doanh nghiệp không quan tâm nhiều về tính chất pháp lý của các hợp đồng mẫu mà họ đang sử dụng. Hợp đồng đơn giản chỉ là một “mẩu giấy” để hợp thức hóa giao dịch của các bên, để tiện kê khai thuế… Ngược lại, cũng có rất nhiều doanh nghiệp đã xây dựng cho mình một bộ hợp đồng mẫu tại đó ghi nhận các nội dung chính về các dịch vụ hay sản phẩm mà mình cung cấp, thậm chí xây dựng một bộ quy tắc chung cho việc cung cấp sản phẩm/ dịch vụ của mình. Việc sử dụng mẫu hợp đồng đã giúp các doanh nghiệp thích ứng tốt hơn với yêu cầu rút ngắn thời gian chuẩn bị để ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, sử dụng hợp đồng mẫu mà không biết đến các điều kiện gắn liền với nó sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy bất cập cho doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 117 Bộ luật dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:

  • Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;
  • Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;
  • Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội;
  • đáp ứng điều kiện về hình thức nếu luật quy định.

Thông thường, mọi người chỉ chú trọng vào năng lực chủ thể và ý chí tự nguyện của đôi bên khi tham giao giao dịch. Hồn nhiên nghĩ rằng đôi bên cùng đồng ý tham gia hợp đồng, ký tên vào hợp đồng thì mặc nhiên hợp đồng đó sẽ có hiệu lực áp dụng mà quên mất rằng Bộ luật dân sự chỉ là luật chung, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp còn phải kiểm tra thêm quy định tại các bộ luật chuyên ngành. 

Thứ nhất, doanh nghiệp nên xác định hợp đồng mẫu mà mình sử dụng có thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật bảo vệ người tiêu dùng hay không.

Hợp đồng có nhiều dạng, hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác… Trong quan hệ cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người tiêu dùng thì hợp đồng do tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ soạn thảo để giao dịch với người tiêu dùng cũng được xem là hợp đồng theo mẫu (khoản 5 Điều 3 Luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2010). Trong đó, người tiêu dùng là người mua, sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho mục đích tiêu dùng, sinh hoạt của cá nhân, gia đình, tổ chức, và tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ là bất kỳ tổ chức, cá nhân thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi. Lưu ý, các hợp đồng được giao kết nhằm mục đích kinh doanh, sinh lợi của cá nhân, tổ chức không nằm trong nhóm này.

Trong mối quan hệ với bên bán hàng hóa/ cung cấp dịch vụ, người tiêu dùng được xem là bên yếu thế hơn. Do đó, pháp luật bảo vệ người tiêu dùng có rất nhiều quy định bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng mà doanh nghiệp cần lưu ý, cụ thể một số vấn đề như sau:

(i) Những điều khoản của hợp đồng, điều kiện giao dịch chung với người tiêu dùng không có hiệu lực tại Điều 16 Luật Bảo vệ người tiêu dùng, trong đó có một số trường hợp doanh nghiệp hay gặp như sau:

  • Loại trừ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ đối với người tiêu dùng theo quy định của pháp luật;
  • Hạn chế, loại trừ quyền khiếu nại, khởi kiện của người tiêu dùng;
  • Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ đơn phương thay đổi điều kiện của hợp đồng đã thỏa thuận trước với người tiêu dùng hoặc quy tắc, quy định bán hàng, cung ứng dịch vụ áp dụng đối với người tiêu dùng khi mua, sử dụng hàng hóa, dịch vụ không được thể hiện cụ thể trong hợp đồng;
  • Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ đơn phương xác định người tiêu dùng không thực hiện một hoặc một số nghĩa vụ;
  • Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ quy định hoặc thay đổi giá tại thời điểm giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Rất nhiều trường hợp doanh nghiệp vướng phải những quy định cấm nêu trên và đã phải chấp nhận bị hủy hợp đồng, hoàn trả lại các khoản phí đã nhận và bồi thường cho người tiêu dùng khi xảy ra tranh chấp.

(ii) Thứ hai, về thời gian xem xét hợp đồng: Luật bảo vệ người tiêu dùng cũng quy định, khi giao kết hợp đồng theo mẫu, tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải dành thời gian hợp lý để người tiêu dùng nghiên cứu hợp đồng. Tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải lưu giữ hợp đồng theo mẫu đã giao kết cho đến khi hợp đồng hết hiệu lực. (Điều 17 Luật bảo vệ NTD).

(iii) Về vấn đề điều kiện giao dịch chung:  Tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ sử dụng điều kiện giao dịch chung có trách nhiệm thông báo công khai điều kiện giao dịch chung trước khi giao dịch với người tiêu dùng và phải được niêm yết ở nơi thuận lợi tại địa điểm giao dịch để người tiêu dùng có thể nhìn thấy.

Thứ hai, về hình thức hợp đồng.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 177 Bộ Luật dân sự, hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định. Do đó, khi sử dụng hợp đồng, doanh nghiệp cũng cần lưu ý kiểm tra kỹ loại hợp đồng mình đang sử dụng, đối chiếu với các quy định liên quan có phải tuân thủ quy định gì về hình thức không, như phải lập bằng văn bản, phải được công chứng, chứng thực, hoặc mẫu hợp đồng phải được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền…

Không thể phủ nhận lợi ích của việc sử dụng hợp đồng mẫu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng hãy là một thương nhân thông thái và kiểm tra kỹ các vấn đề pháp lý có liên quan đến hợp đồng trước khi đặt bút ký, tránh “tiền mất tật mang”.