Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, con dấu đóng vai trò rất quan trọng. Hiện nay, một số doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, và một số doanh nghiệp đang sử dụng con dấu tự khắc được quản lý bởi cơ quan đăng ký kinh doanh (cụ thể là Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở). Vì vậy, khi mất con dấu, nhiều doanh nghiệp không biết phải thông báo đến cơ quan nào và thủ tục làm con dấu mới như thế nào? Sau đây là những điều doanh nghiệp nên biết khi làm mất con dấu.

Trước ngày 01/07/2015 con dấu của doanh nghiệp thuộc sự quản lý của cơ quan công an cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính theo quy định của Nghị định 58/2001/NĐ-CP Về quản lý và sử dụng con dấu (hiện nay đã hết hiệu lực và được thay thế bằng Nghị định 99/2016/NĐ-CP). Do đó, doanh nghiệp bị mất con dấu sẽ phải đến cơ quan công an để hủy mẫu dấu cũ và đề nghị làm lại con dấu. Trường hợp doanh nghiệp chậm trễ trong việc thông báo việc mất con dấu sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo nghị định 167/2013/NĐ-CP như sau:

“Điều 12. Vi phạm về quản lý và sử dụng con dấu

  1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
  2. a) Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
  3. b) Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

…”

Tuy nhiên kể từ ngày 01/07/2015, Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, con dấu của doanh nghiệp thuộc sự quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Khi xảy ra việc mất con dấu, doanh nghiệp đến cơ quan công an địa phương làm đơn cớ mất, sau đó khắc lại con dấu và thông báo mẫu dấu mới cho Sở Kế hoạch và Đầu tư. Đối với các doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015, đang sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, khi xảy ra trường hợp mất con dấu cũng thực hiện như các doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015 vì thời điểm hiện tại cơ quan công an không còn thẩm quyền quản lý con dấu của doanh nghiệp căn cứ vào Điều 1 và Điều 12 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP Về quản lý và sử dụng con dấu.

Có thể nhận xét rằng thời điểm hiện tại, trường hợp doanh nghiệp bị mất con dấu được giải quyết rất nhanh chóng, vì doanh nghiệp hoàn toàn có thể trong một ngày xin xác nhận mất con dấu tại cơ quan công an đồng thời khắc dấu mới và sau đó nộp thông báo mẫu dấu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Đào Trung Thông

Apolat Legal